Datenschutz und Hosting

Diese Seite beantwortet die Fragen, die uns aus Datenschutzabteilungen und Vergabestellen erreichen, knapp und ohne Marketing.

Wo die Daten liegen

Anwendung, Datenbank, Anmeldung, Dateiablage und der TLS-Zugang laufen in Frankfurt am Main (EU).

Ein Content-Delivery-Netz legt ausschließlich statische Dateien (Bilder, Skripte, Stylesheets) auch außerhalb der EU in einen Zwischenspeicher, damit Seiten weltweit gleich schnell laden. Datenbankanfragen gehen immer physisch nach Frankfurt; Inhalte aus der Datenbank liegen nie in diesem Zwischenspeicher.

E-Mail-Versand läuft über Google Workspace mit der Datenregion Europa. Wichtig, wenn ihr ein eigenes Postfach mit eurem Event verbindet: Dieses bleibt in eurem eigenen Google-Workspace. Ihr bestimmt dessen Datenregion selbst, iveo greift per OAuth darauf zu und verlegt die Daten nicht. Kopien der Benachrichtigungs-Mails, die iveo verschickt, wandern nach 90 Tagen in den Papierkorb und werden 30 Tage später endgültig gelöscht.

Der KI-Assistent verarbeitet in AWS Bedrock in eu-central-1 (Frankfurt) mit Claude als Modell. Übertragen wird ausschließlich der Text, den eine Nutzerin dem Assistenten selbst gibt, nicht euer Datenbestand.

Welche Daten verarbeitet werden

Personenbezogene Daten von Veranstaltenden, Speakern und Gästen (Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, sofern angegeben), Anmeldedaten sowie die Inhalte, die ihr im Produkt anlegt: Programme, Einreichungen, Organisationsprofile. Daten werden je nach Schutzbedarf unterschiedlich behandelt; echte Personendaten kommen weder in Testumgebungen noch in Dokumentation vor. Die E-Mail-Adresse eines Speakers sehen im Event nur Producer und die iveo-Administration, die Telefonnummer zusätzlich die Moderation; alle anderen Rollen sehen bei der E-Mail nur den Vermerk, dass eine hinterlegt ist. Die Einschränkung liegt in der Datenbank, nicht nur in der Oberfläche.

Nutzungsstatistik

Die eingeloggte Anwendung erhebt eine eigene, cookiefreie Nutzungsstatistik (welche Seiten und Funktionen benutzt werden), um das Produkt zu verbessern. Es gibt keine Analyse-Dienste Dritter und keine Cookies dafür. Die Rohdaten werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht, bei Löschung des Kontos sofort.

Die öffentlichen Event-Websites zählen Seitenaufrufe anonym, ohne Cookies und ohne Kennung. Gespeichert werden je Aufruf nur Seite, Zeitpunkt, ob es der Einstieg war, der Name der verweisenden Website, Quelle und Name einer Kampagne aus dem Link, Geräteart, Seitensprache und das Land als Zwei-Buchstaben-Code, den unser Netzrand aus der Verbindung bestimmt. Die IP-Adresse wird nicht gespeichert; ein daraus gebildeter Prüfwert gegen Missbrauch liegt getrennt und höchstens zwei Tage. Einzelne Aufrufe löschen wir nach 90 Tagen, danach bleiben nur Tageszählungen. Die Cookie-Seite jeder Event-Website beschreibt das für Besucher:innen.

Auskunft, Export und Löschung

Betroffenenrechte lassen sich direkt im Produkt ausüben:

• Auskunft und Datenübertragbarkeit: Ein Selbstbedienungs-Export erzeugt eine JSON-Datei mit den eigenen Kontodaten, darunter auch die eigenen Annahmen eines Verhaltenskodex mit Zeitpunkt, Sprache und Version des Texts. Gegenstand des Exports ist immer die angemeldete Sitzung selbst, nie ein Wert, den ein Client mitgeben könnte.
• Löschung: Ein Selbstbedienungs-Weg löscht Konto, zugehörige personenbezogene Daten und die Dateiablage, abgesichert über eine E-Mail-Bestätigung.

Damit kein Event ohne Verantwortliche zurückbleibt, ist die Löschung gesperrt, solange jemand die einzige administrierende Person eines Events ist. Wir übertragen ein Event nie stillschweigend an jemanden, der das nicht zugesagt hat, und löschen keines, an dem andere noch arbeiten, ohne vorher zu fragen.

Anfragen, die der Selbstbedienungsweg nicht bedienen kann (etwa von Personen, die sich nicht mehr anmelden können), bearbeiten wir manuell nach einem festgelegten internen Ablauf.

Barrierefreiheit

WCAG 2.1 AA ist bei uns eine Auslieferungsbedingung, kein Vorsatz: Eine automatische Prüfung läuft bei jeder Änderung mit und schlägt an, sobald ein neuer Verstoß auftaucht. Wir sind dabei bewusst genau: Wir behaupten keine uneingeschränkt zertifizierte WCAG-2.1-AA-Konformität, sondern belegen, was geprüft wird und wie.

Was ihr für eine Prüfung bekommt

Auf Anfrage stellen wir bereit:

• die vollständige Liste unserer Dienstleister mit Zweck, Datenkategorien und Region,
• unseren Auftragsverarbeitungsvertrag für den Einsatz von iveo in eurer Organisation,
• Auskunft zu einzelnen Punkten, die eure Prüfung braucht.

Schreibt uns dazu an hello@my-iveo.de, am besten mit dem Stichwort eurer Ausschreibung oder Prüfung.