Die öffentliche Event-Website

Aus den Daten, die euer Team ohnehin pflegt, entsteht eine öffentliche Event-Website. Ihr pflegt das Programm einmal, die Website zieht nach, sobald ihr sie ziehen lasst.

Beispieldaten aus einem Demo-Event.

Veröffentlichen ist ein bewusster Schritt

Nichts wird von allein öffentlich. Ihr gebt frei, was nach außen soll, und die öffentliche Seite liest ausschließlich diesen freigegebenen Ausschnitt. Ein unfertiger Programmpunkt, eine interne Notiz oder eine noch nicht bestätigte Person sind für Besucherinnen und Besucher schlicht nicht vorhanden: nicht versteckt, sondern gar nicht erst dort.

Freigeben kannst du einzelne Inhalte oder das ganze Event auf einmal. Der Freigabe-Dialog zeigt vorher, was sich seit dem letzten Mal geändert hat. Ist das Event schon veröffentlicht, gibt es zwei Knöpfe: „Inhalte veröffentlichen“ bringt Programm, Speaker, Organisationen und Seiten neu heraus, „Design aktualisieren“ nur Design und Seiten. Was ein Knopf umfasst, zeigt sein Tooltip. „Design aktualisieren“ fragt vorher nach, und Programm, Speaker und Organisationen bleiben dabei unverändert.

Was auf der Seite steht

• Startseite mit eurem Aufmacher.
• Programm in vier Ansichten: Liste, Karten, Kalender und (bei mehrstufigen Veranstaltungen) eine Timeline mit einer Zeile je Bühne.
• Speaker und Organisationen, jeweils mit Detailseiten. Speaker erscheinen nur, wenn sie an mindestens einem veröffentlichten Programmpunkt als bestätigt eingetragen sind. Unter „Partner & Hosts“ stehen neben den Organisationen, die ihr dort pflegt, auch alle, die nur an einem veröffentlichten Speaker oder Programmpunkt hängen, in einer Gruppe „Beteiligt“. Die Suche findet sie, und die Organisations-Chips an Speaker und Programmpunkt führen zur Detailseite der Organisation. Host und Co-Hosts stehen gemeinsam auf der Website, in der Reihenfolge aus den Event-Einstellungen; der Schalter „Co-Hosts auf der Website zeigen“ im Panel der Seite „Partner & Hosts“ nennt bei Bedarf nur den Haupt-Host.
• Über, Suche und eine persönliche Merkliste.
• Kalender-Export, damit Gäste sich Sessions in den eigenen Kalender legen.

Alle Zeiten erscheinen in der Event-Zeitzone, und die Seite benennt sie („Alle Zeiten in Istanbul (GMT+3)“), statt sie die Besucherin raten zu lassen. Läuft das Event gerade, markiert eine Linie den aktuellen Zeitpunkt im Programm.

Gestaltung

Ihr wählt ein Template und bringt euer eigenes Branding mit: Farben, Logo, Aufmacherbild. Für die Startseite gibt es eine frei sortierbare Blockliste: Countdown, Trailer, Zahlen, Themen im Fokus, Speaker im Fokus und mehr. Jeder Block blendet sich selbst aus, solange seine Daten fehlen; ihr müsst also nichts aufräumen, was noch nicht da ist. Hat die Startseite schon eigene Blöcke, fragt iveo vor einem Wechsel des Templates nach: Das Standard-Layout des neuen Templates ersetzt dann alle Blöcke, und das lässt sich nicht rückgängig machen.

Der Editor

Den Editor öffnest du in der Event-Sidebar unter „Website“. Links stehen die Einstellungen, rechts die echte Seite als Vorschau, in zwei Registerkarten:

• Design: Farben, Schrift und Theme. Änderungen daran siehst du sofort in der Vorschau; Hintergrund, Schriftdateien und Logos erscheinen nach dem Speichern. In der Karte „Navigation: Menüpunkte“ schaltest du jeden Eintrag der Navigation einzeln ein oder aus und bringst die Einträge in deine Reihenfolge, per Ziehen oder mit der Tastatur, auf allen Templates und auch im Mobil-Menü. Ob ein Eintrag in der Navigation steht, ist unabhängig davon, ob du die Seite selbst ausblendest. Ersetzen eigene Conference-Links die Navigation, blendet der Schalter „Frühere Ausgaben“ dort trotzdem den Link auf frühere Ausgaben aus. In der Karte „Footer“ gibst du dem Footer eine eigene Fläche: „Keiner“ lässt die Seite dahinter durchscheinen, „Akzent“ nimmt die Akzentfarbe, „Eigene“ eine Farbe deiner Wahl. Die Textfarbe wählt iveo so, dass sie lesbar bleibt. In der Karte „Favicon“ lädst du das kleine Symbol für Browser-Tab, Lesezeichen und Homescreen hoch: PNG oder SVG, quadratisch, mindestens 512 × 512 px, bis 1 MB, mit Vorschau, „Ersetzen“ und „Entfernen“. Ohne Upload zeigt die Website die Initialen des Eventnamens auf der Akzentfarbe. Ein neues Favicon erscheint mit der nächsten Veröffentlichung; Browser behalten ein altes Symbol manchmal noch eine Weile.
• Seiten: Oben wählst du im Umschalter „Seite“ aus, woran du arbeitest: die Startseite, eine System-Seite (Programm, Sprecher:innen, Partner & Hosts, Event, Impressum, Cookies & externe Medien), eine eigene Seite oder eine gefilterte Programm-Seite. Daneben legst du mit „Seite anlegen“ neue Seiten an und pflegst sie unter „Seiten verwalten“. Für eigene Seiten und das Impressum trägst du dort unter „Suchmaschinen & Browser-Tab“ je Sprache einen „SEO-Titel“ und eine „SEO-Beschreibung“ ein; bleibt der Titel leer, gilt der Seitentitel. Im Browser-Tab zeigt jede Seite der Website ihren eigenen Namen vor dem Eventnamen, die Startseite nur den Eventnamen. Darunter stehen die Blöcke der gewählten Seite als Gliederung, auf der Startseite der Hero immer zuerst. Wählst du einen Block, öffnen sich seine Einstellungen in einem Panel darunter. Ist „Zum Bearbeiten klicken“ an, wählst du einen Block auch per Klick in der Vorschau. Nach dem Speichern aktualisiert sich die Vorschau, ohne dass du deine Stelle verlierst. Für die System-Seite „Partner & Hosts“ legst du in der Karte „Seiteninhalt“ den Titel fest, etwa „Partner“, „Veranstalter:innen“ oder unter „Eigener Titel“ einen eigenen je Sprache, und blendest einzelne Gruppen aus, etwa „Sponsoren“ oder „Partner“; eine Gruppe bleibt immer sichtbar. Titel und Gruppen gelten auch für Navigation, Fußzeile und den Organisationen-Block der Startseite, nach dem nächsten Veröffentlichen.

In der Karte „Programm-Anzeige“ legst du je Programm-Ansicht („Liste“, „Karten“, „Kalender“) fest, welche Angaben ein Programmpunkt zeigt: Untertitel, Sprecher:innen, Organisationen, Themen, Typ, Format, Ressort, Bühne und Sprache. Bei den Organisationen wählst du zwischen „Aus“, „Nur Host-Organisationen“ und „Alle Organisationen“. Bei Events mit nur einer Bühne erscheint die Bühne nie. Die Karten zeigen zu jedem Programmpunkt die Zeitspanne von Beginn bis Ende, und die Logos der Host-Organisationen führen zu deren Detailseite.

In den Einstellungen eines Blocks wählst du Anordnungen und Farbtöne über kleine Bildkarten, kurze Optionen über Umschalter; Hintergrund und Abstand stehen jeweils unten unter „Hintergrund & Abstand“. Alle Änderungen werden mit dem nächsten Veröffentlichen sichtbar.

Suche & KI

Die Karte „Suche & KI“ („Für Suchmaschinen und KI-Assistenten optimieren“, standardmäßig an) gibt Suchmaschinen strukturierte Daten zu Event, Programmpunkten und Speakern mit und liefert KI-Assistenten eine Datei „llms.txt“ mit den Eckdaten der Website. Von Personen stehen darin nur Name, Organisation und Link, nie Foto, Biografie oder Social-Links. Ausschalten wirkt nach dem nächsten Veröffentlichen.

Hero-Layouts

Für den Hero der Startseite wählst du eines von vier Layouts: „Klassisch“, „Trailer“, „Countdown“ oder „Kino“. Countdown und Trailer stehen je nach Layout über oder neben dem Titel, jeweils in mehreren Größen. Der Countdown kann ein eigenes Zieldatum, eine eigene Beschriftung und eine kleinste Einheit bekommen, etwa nur Tage und Stunden. Seltene Optionen findest du unter „Anpassen“. Bestehende Websites sehen unverändert aus, bis du ein Layout wählst.

Statt des Eventnamens kann der Hero eine eigene „Überschrift“ tragen, je Sprache. Dazu wählst du die „Größe der Überschrift“, die „Ausrichtung“ („Links“ oder „Zentriert“) und die „Position im Hero“: „Oben“, „Mitte“ oder „Unten“. Mit „Eventnamen unter der Überschrift zeigen“ steht der Name klein darunter. Steht ein Countdown oder Trailer neben der Überschrift, bleibt der Text links. Ohne eigene Überschrift zeigt der Hero den Eventnamen.

Hero-Buttons

Der Hero der Startseite trägt bis zu drei Buttons. Zu jedem legst du Beschriftung, Betonung (Primär oder Sekundär) und Ziel fest: eine System-Seite, eine eigene Seite, ein Abschnitt auf der Startseite, ein externer Link oder die Anmeldung. Lässt du die Beschriftung leer, nimmt iveo den Standardtext des Ziels. Ein Button, dessen Ziel nicht erreichbar ist, erscheint nicht auf der Seite: etwa weil die Zielseite ausgeblendet oder noch ein Entwurf ist oder weil keine Anmeldung eingerichtet ist. Der Editor sagt dir an der Zeile, warum. Den Livestream im Hero schaltest du im selben Block mit „Laufenden Livestream zeigen“ ein.

Block „Features“

Der Block „Features“ zeigt bis zu sechs Karten aus Bild, Überschrift, Text (bis 2.000 Zeichen) und optionalem Link mit eigener Beschriftung. Du gibst ihn auf der Startseite und auf eigenen Seiten hinzu. Das Layout wählst du per Bildkarte: „Bild oben“ (bis zu drei Karten pro Reihe), „Bild daneben“ (bis zu zwei pro Reihe) oder „Breite Zeilen“ (eine breite Karte pro Reihe, das Bild neben dem Text). Beim Bildzuschnitt entscheidest du zwischen „Logo“ (wird ganz gezeigt, nie beschnitten) und „Foto“ (füllt einen 4:3-Rahmen). Die Karten sortierst du per Drag & Drop oder mit der Tastatur.

Block „Link-Liste“

Der Block „Link-Liste“ sammelt Ressourcen und Links an einer Stelle. Er trägt eine optionale Überschrift und bis zu 30 Links, jeder mit Linktext, Adresse und optionaler Kurzbeschreibung, alles je Sprache. Erlaubt sind nur https-Adressen. Ein Link ohne Text oder ohne Adresse erscheint nicht auf der Website, und der Editor sagt dir das am Feld. Auf der Website öffnen sich die Links in einem neuen Tab. Du gibst den Block auf der Startseite und auf eigenen Seiten hinzu.

Block „Frühere Ausgaben“

Der Block „Frühere Ausgaben“ zeigt vergangene Ausgaben deines Events. Unter „Anzahl“ wählst du „Alle“, 3, 4 oder 6, die neuesten zuerst. Unter „Darstellung“ entscheidest du zwischen 2, 3 oder 4 Spalten und „Kompakte Liste“ mit kleinem Logo, Titel und Jahr. Beim „Vorschaubild“ steht „Logo“ für ein Bild, das ganz auf weißer Fläche gezeigt wird, und „Foto“ für eines, das die Kachel randlos füllt.

Impressum

Das Impressum eurer Event-Website pflegt ihr unter „Seiten“ selbst. Unter „Anbieter dieser Event-Website“ füllt ihr mit „Angaben ausfüllen“ die Pflichtangaben aus (Name, Rechtsform, Anschrift, Vertretung, E-Mail, Telefon, Register, Umsatzsteuer-ID, verantwortliche Person) oder fügt mit „Eigener Text“ euren Impressumstext wortgetreu ein. Dazu kommen „Zusätzliche Abschnitte“, ein „Haftungshinweis“ (Standardtext, eigener Text oder ausgeblendet) und eine „Ergänzung zur Datenverarbeitung“, etwa ein Link auf eure eigene Datenschutzerklärung. „Aus anderem Event übernehmen“ kopiert das Impressum eines Events, das ihr bearbeiten dürft. Plattformbetreiber und Datenverarbeitung legt iveo fest; beides steht in jedem Impressum. Fehlen Pflichtangaben, weist der Veröffentlichen-Dialog darauf hin, ohne zu blockieren. Sichtbar wird das Impressum mit der nächsten Veröffentlichung.

Seiten ausblenden

Einzelne Bereiche lassen sich ausblenden. Wer Wochen vor dem fertigen Programm live gehen will, schaltet Programm oder Speaker vorübergehend ab: Sie verschwinden aus Navigation, Fußzeile und Sitemap, und ihre Adressen führen zur Startseite statt auf eine Fehlerseite. Du findest den Schalter im Editor auf der Registerkarte „Seiten“: Wähle im Umschalter die System-Seite, dann steht im Panel daneben „Diese Seite auf der Website anzeigen“. Impressum und Cookies bleiben immer sichtbar, dort gibt es keinen Schalter.

Wer freigibt

Das Gestalten der Website, das Veröffentlichen des gesamten Events und das Verbinden einer eigenen Domain liegen bei der Rolle Producer. Einzelne Inhalte freigeben dürfen auch Editor, und Organiser wie Programm-Organiser für genau ihre Programmpunkte. Die Einzelheiten stehen im Kapitel Rollen und Rechte.

Unter eurer eigenen Adresse

Standardmäßig läuft die Seite unter einer iveo-Adresse. Ihr könnt sie unter eure eigene Domain legen. Dann steht eure Adresse in der Adresszeile, ohne fremdes Branding. Nach dem Veröffentlichen kann es dort bis zu etwa zwei Minuten dauern, bis neue Aufrufe den neuen Stand zeigen. Was eure IT dafür tun muss, steht im Kapitel Eigene Domain verbinden.