Einreichungen und Call for Sessions

Wer ein Programm nicht allein füllt, sammelt Vorschläge ein. In iveo passiert das im selben System, in dem später auch das Programm entsteht. Es gibt keinen Übertrag von einem Formular-Tool in eine Tabelle und von dort in den Zeitplan.

Beispieldaten aus einem Demo-Event. Alle Namen und Titel sind erfunden.

Der Weg einer Einreichung

1. Öffentliches Formular. Wer einreicht, braucht keinen Zugang und kein Konto, ein Link genügt.
2. Bestätigung per E-Mail. Die einreichende Person bestätigt ihre Adresse. Damit ist der Beitrag verbindlich eingegangen.
3. Prüfung im Team. Ihr sichtet, sortiert und bewertet die Eingänge.
4. Annehmen oder absagen. Eine Absage verlangt eine Begründung und geht als Nachricht raus, nicht kommentarlos.
5. Ab ins Programm. Aus der angenommenen Einreichung wird ein Programmpunkt, samt Personen, Organisationen und Themen.

Was du am Formular einstellst

Neben den Standardfeldern kannst du eigene Fragen stellen, genau die, die euer Format braucht. Jeder Schritt des Formulars lässt sich mit einem eigenen Infotext versehen, damit Einreichende verstehen, was ihr erwartet.

Die Einreichungsfrist endet zum Tagesende der Event-Zeitzone, nicht der des Browsers. Das Feld benennt die Zone ausdrücklich, damit niemand rechnen muss.

Einreichende können ihren Beitrag über einen persönlichen Link später noch bearbeiten, solange er in Prüfung ist.

Was Einreichende in diesem Link sehen und ändern dürfen, legst du in den Einreichungs-Einstellungen in der Karte „Felder im Bearbeitungslink“ fest: Jedes Feld steht auf „Bearbeitbar“, „Nur lesen“ oder „Ausgeblendet“, auch eure eigenen Fragen. Ohne Einstellung folgt der Link dem Formular: Was dort an ist, lässt sich bearbeiten, was aus ist, bleibt verborgen. Nicht bearbeitbare Werte bleiben beim Speichern unverändert; im Bearbeiten-Modus zeigt ein Block „Nicht änderbar“ sie zur Kontrolle an. Status, „Bearbeiten“ und „Zurückziehen“ stehen oben im Link.

Unter „Countdowns“ legst du in den Einreichungs-Einstellungen bis zu drei Countdowns je Formular an. Jeder zählt herunter bis zur „Einreichungsfrist“ oder bis zu einem Termin deiner Wahl („Eigenes Datum“), trägt je Sprache eine eigene „Beschriftung“, und du legst die „Kleinste Einheit“ fest, von Tagen bis Sekunden. Unter „Anzeigen auf“ wählst du „Willkommensseite“ (in drei Größen), „Untere Leiste des Formulars“ oder „Bearbeitungslink“; unter „Beginnt“, ob er „Sofort“ oder erst „Nach der Einreichungsfrist“ läuft, und ob er „Immer“ oder nur in den letzten 7, 14 oder 30 Tagen zu sehen ist. Leiste und Bearbeitungslink zeigen jeweils den nächsten laufenden Countdown.

Die Prüfung im Team

Die Übersicht lässt sich selbst zusammenstellen: Du wählst, welche Felder als Spalten erscheinen (inklusive der eigenen Fragen aus eurem Formular), ziehst sie in der Breite, sortierst sie um und speicherst das Ganze als benannte Ansicht. Die Auswahl gilt pro Person und geräteübergreifend; wer nichts ändert, behält die Vorgabe.

Der Filter der Liste zeigt jedes Auswahlfeld eures Formulars als eigenen Block, auch mit der Option „Ohne Angabe“. Innerhalb eines Feldes gilt oder, über mehrere Felder hinweg und.

Statuswechsel, Ressort-Zuordnung und interne Notizen gehen direkt aus der Liste. Über der Liste stehen abschaltbare Kennzahlen: wie sich die Beiträge auf die Ressorts verteilen, wie weit die Entscheidungen sind, und wo es Konflikte bei der Planung gibt. Für alles Weitere gibt es einen CSV-Export. In der Event-Sidebar steht neben „Einreichungen“ die Zahl der Einreichungen, die noch auf eine Entscheidung warten.

Fehlt in Einreichungen noch etwas, wählst du sie in der Liste aus und klickst auf „Um Ergänzung bitten“. Jede ausgewählte Einreichung bekommt eine eigene Mail mit ihrem persönlichen Bearbeitungslink. Vorher zeigt dir eine Vorschau die Mail und welche Einreichungen übersprungen werden: ohne Adresse, mit einer Platzhalter-Adresse aus einem Import oder mit einem Status, der keine Bearbeitung mehr erlaubt. „Testmail an mich“ schickt dir die Mail zur Probe. Wer schon einen Link bekommen hat, wird nur mit „Auch erneut an bereits Angeschriebene senden“ noch einmal angeschrieben; der bisherige Link wird dabei ungültig. Die Spalte „Link gesendet“ zeigt, wann zuletzt ein Link rausging.

Den Text dieser Mail passt ein Producer unter Einstellungen → E-Mails an. In der Karte „Absender und Antworten“ legt er dort auch fest, unter welchem Namen die Einreichungs-Mails ankommen und an welche Adresse Antworten gehen.

Einreichungen, die du nicht mehr in der Liste brauchst, wählst du aus und archivierst sie. Sie verschwinden aus „Alle“ und zählen nirgends mehr mit: nicht in den Kennzahlen, in der Planung oder im Kalender. Im Reiter „Archiv“ findest du sie wieder und holst sie mit „Wiederherstellen“ zurück; der CSV-Export folgt dem gewählten Reiter. Löschen entfernt ausgewählte Einreichungen endgültig. Vorher zeigt ein Dialog, welche gelöscht und welche übersprungen werden. Einreichungen, die schon ins Programm übernommen sind, lassen sich weder archivieren noch löschen. Archivieren, Wiederherstellen und Löschen darf ein Producer.

Zusammengehörige Beiträge

Manchmal reichen zwei Organisationen dieselbe Idee ein. Solche Beiträge lassen sich als Gruppe markieren: Sie bleiben getrennte Einreichungen mit eigenem Titel und eigenem Bearbeitungslink, werden aber gemeinsam behandelt: Ein Zug im Kalender platziert alle Mitglieder auf denselben Slot.

Aus einer Gruppe wird auf Wunsch ein Programmpunkt, über „Als ein Programm anlegen“ auf der Einreichung oder direkt im Seitenpanel des Kalenders. Titel und Beschreibung stellst du dabei zusammen; Personen, Organisationen und Themen aller beteiligten Einreichungen wandern mit. Auch hier kannst du alle Einreichenden der Gruppe gleich ins Team des Programmpunkts einladen.

Die Einreichenden erfahren von der Gruppierung nichts, weder per E-Mail noch über ihren Bearbeitungslink. Das ist Absicht: Eure interne Sortierung geht sie nichts an.

Nach der Annahme

Beim Übernehmen ins Programm kannst du die einreichende Person direkt als Programm-Organiser einladen. Sie landet dann nicht auf einer allgemeinen Anmeldeseite, sondern direkt bei ihrem Programmpunkt und pflegt ihn von da an selbst, ohne Einblick in die Beiträge der anderen.

Die Option ist eingeschaltet vorbelegt, bei importierten Einreichungen ausgeschaltet: Ein Import verschickt nie von sich aus Mails. Wer schon Mitglied des Events ist, kommt auch ohne Haken ins Team des Programmpunkts, ohne Mail. Wie weit die Rechte einer solchen Person reichen, steht im Kapitel Rollen und Rechte.

Übernimmst du mit „Alle übernehmen“ alle Einreichungen mit Kalender-Slot auf einmal, bekommt jede eingeladene Person eine einzige Mail mit all ihren Programmpunkten, jeweils mit Termin in der Zeitzone des Events, Bühne und eigenem Link, statt einer Mail je Programmpunkt. Wer noch kein Konto hat, bekommt dazu die Einladung. Geht dabei etwas schief, steht der Lauf auf der Seite „Aktivität“ als „Sammel-Übernahme“, mit Grund und Anzahl.

Die Personen aus der Einreichung gleicht iveo beim Übernehmen mit deinem Event ab. Steht dieselbe Person dort schon, mit gleicher E-Mail-Adresse oder gleichem Namen, wird sie mit dem Programmpunkt verknüpft statt doppelt angelegt. Leere Felder ergänzt iveo aus der Einreichung, außer der E-Mail-Adresse; überschrieben wird nichts. Zusätze wie ein Amt oder „(tbc)“ landen nicht im Namen, und eine Person mit „(tbc)“ steht im Programmpunkt als „Unbestätigt“. Platzhalter wie „N.N.“ legt iveo immer als eigene Person an. Danach weist „Schon vorhanden?“ auf ähnliche Personen und Organisationen hin, auch aus früheren Ausgaben deiner Serie.