Event-Website erstellen ohne Chaos

📖 Fallbeispiel

Stell dir vor, du planst ein großes Event. Die Inhalte für die Event-Website müssen erstellt werden: Bühnen, Programme, Speaker-Profile, Sponsoren-Logos und vieles mehr. Parallel dazu arbeitest du an der internen Eventplanung und der Koordination mit deinem Technik-Team. Die Informationen, die für die Website benötigt werden, sind dieselben, die auch für die interne Organisation und die technische Umsetzung essenziell sind. Du nutzt ein Website-Baukasten-System wie WordPress, Webflow oder Squarespace, um deine Website zu erstellen.

🙄 Problembeschreibung

Event-Websites mit herkömmlichen Systemen zu erstellen, gleicht oft einem doppelten Aufwand und birgt ein hohes Fehlerrisiko. Du pflegst die Inhalte für deine Website in einem System und parallel dazu in internen Planungstools wie Excel-Listen oder Projektmanagement-Software.
Die größten Fehlerquellen und Risiken:
1. Doppelte Datenpflege: Wenn sich ein Speaker-Name, eine Programmzeit oder ein Titel ändert, musst du diese Änderung in mindestens zwei, oft sogar in mehreren Systemen manuell aktualisieren.
2. Veraltete Informationen: Es ist leicht, den Überblick zu verlieren, welche Version der Daten die aktuellste ist. Dies kann dazu führen, dass auf der Website, im internen Plan oder in den Anweisungen für das Technik-Team widersprüchliche Informationen stehen.
3. Hoher Kommunikationsaufwand: Jede Änderung muss per E-Mail oder Anruf an Teammitglieder, Sponsoren oder Speaker kommuniziert werden, was zu langen, unübersichtlichen E-Mail-Ketten und unnötigem Stress führt.
4. Begrenzte Wiederverwendbarkeit: Die mühsam erstellten Website-Inhalte können nicht einfach für die interne Planung oder für die Regieanweisungen am Eventtag wiederverwendet werden.

⛈️ Auswirkungen

Die Konsequenzen sind gravierend: Ein enormer administrativer Aufwand, der dich von den kreativen Aufgaben abhält. Ein ständiges Gefühl der Unsicherheit, ob die veröffentlichten Informationen wirklich aktuell sind. Dies führt nicht nur zu internen Missverständnissen, sondern kann auch das Vertrauen deiner Speaker und Sponsoren beeinträchtigen und am Eventtag zu peinlichen Fehlern führen. Kurz gesagt: Du verbringst deine Zeit mit lästigem Daten-Management, anstatt dich auf die Qualität deines Events zu konzentrieren.

🧠 Lösung mit der Nutzung von iveo

Hier kommt iveo ins Spiel und macht das Chaos ein für alle Mal vergessen. Mit iveo erstellst du deine Event-Website und managst deine Event-Planung an einem zentralen Ort. Alle Informationen – von Speaker-Profilen über Programmzeiten bis hin zu Sponsoren-Logos – werden nur einmal eingegeben und sind sofort für alle relevanten Bereiche verfügbar.

Unter iveo Event-Website, findest du mehr Informationen.

Und so funktioniert's:

Zentrale Datenbasis

In iveo sind deine Event-Daten wie Speaker-Profile, Programmbeschreibungen, Organisationen und Uhrzeiten zentral gespeichert. Diese Datenbasis nutzt du sowohl für die Veröffentlichung auf deiner Website als auch für deine interne Planung.

Einmalige Eingabe, vielfache Nutzung

Du pflegst die Inhalte einmalig und kannst sie dann mit einem Klick auf deiner Website veröffentlichen. Die gleichen Daten kannst du auch für die Event-Produktion und die Bereitstellung von Informationen für dein Technik-Team nutzen – in Echtzeit.

Automatisches Update

Ändert sich etwas – sei es der Titel eines Vortrags, die Uhrzeit oder ein Speaker-Profilbild –, musst du die Änderung nur an einer Stelle vornehmen. iveo aktualisiert die Daten automatisch überall: auf deiner Website, in deiner Planung und in den Briefings für das Technik-Team. Das spart wertvolle Zeit und eliminiert Fehlerquellen.

Nahtloser Veröffentlichungsprozess

iveo vereinfacht den Veröffentlichungsprozess, da du genau steuern kannst, welche Inhalte wann veröffentlicht werden. Das manuelle Kopieren per iFrame gehört der Vergangenheit an.

Mit iveo gewinnst du nicht nur Zeit und Nerven zurück, sondern sorgst auch für eine transparente, effiziente und zuverlässige Zusammenarbeit mit deinem Team und externen Partnern. Du kannst dich wieder auf das Wesentliche konzentrieren: ein unvergessliches Event zu gestalten.

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