Personen in iveo – Speaker:innen & Mitwirkende verwalten

Im Bereich „Personen" verwaltest du zentral alle Mitwirkenden deines Events – ob Speaker:innen, Moderator:innen, Musiker:innen, Künstler:innen, Teilnehmer:innen oder andere Bühnenakteur:innen. Für jede Person kannst du ein individuelles Profil anlegen oder vorhandene aus vergangenen Events importieren, um Zeit zu sparen. Bearbeite alle relevanten Informationen wie Name, Titel, Bild, Biografie und die zugehörige Organisation. Zusätzlich kannst du definieren, ob die Person online oder vor Ort auftritt – ideal für hybride Eventformate.

Mit der integrierten Suchfunktion findest du auch in großen Teams schnell die gewünschte Person. Alle Mitwirkenden lassen sich außerdem problemlos mit einzelnen Programmpunkten im Planer verknüpfen. So behältst du stets den Überblick darüber, wer wann und wo auftritt.

Besonders hilfreich für große Konferenzen und Festivals: Einmal angelegte Personen können bei zukünftigen Events wiederverwendet werden. Wenn jemand zum zweiten Mal als Speaker:in eingeladen wird, sind Biografie, Bild und Organisation bereits hinterlegt – du übernimmst das Profil mit einem Klick und aktualisierst nur, was sich geändert hat.

Die Personenverwaltung ist auch für Speaker:innen selbst nützlich: Über das Speaker-Profil können sie ihre eigenen Angaben direkt einpflegen und Präsentationen hochladen. Das spart dem Organisationsteam erheblichen Aufwand und stellt sicher, dass alle Informationen korrekt und aktuell sind – direkt aus der Quelle.

Die zentrale Verwaltung sorgt für klare Strukturen, bessere Abstimmung und einen reibungslosen Ablauf – vor, während und nach deinem Event. Alle Daten sind in Echtzeit für das gesamte Team zugänglich – kein E-Mail-Ping-Pong, keine veralteten Listen.

Einen weiteren Vorteil bietet die DSGVO-konforme Datenverwaltung: Alle Personendaten werden sicher in der Plattform gespeichert und sind nur für berechtigte Teammitglieder einsehbar. Speaker:innen können selbst entscheiden, welche Informationen sie in ihrem Profil öffentlich sichtbar machen möchten. Diese Transparenz und Datensouveränität ist besonders für öffentliche Institutionen, NGOs und Bundesbehörden wichtig – und ein wesentlicher Grund, warum Organisationen wie das Auswärtige Amt und die GIZ auf iveo vertrauen.