Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

iventactive apps GmbH
Urbanstraße 116
10967 Berlin
hello@my-iveo.de

Geschäftsführer: Nicolai Alexander Jakobs
Amtsgericht Charlottenburg, HRB 268628 B
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE449843392

2. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich zum Zweck der Bereitstellung, Optimierung und Sicherheit unserer Plattform und Website. Dazu zählen insbesondere:

• Registrierung und Verwaltung von Nutzerkonten
• Planung und Organisation von Veranstaltungen
• Verwaltung von Gästen und Teilnehmer:innen
• Austausch von Dateien (z. B. PDFs, Präsentationen, Videos)
• Kollaboration mit anderen Nutzer:innen
• Support und Kommunikation
• Sicherheit und Missbrauchsprävention

3. Erhobene Daten

a) Bei Registrierung / Nutzung:

• Vorname, Nachname
• E-Mail-Adresse
• Passwort (verschlüsselt)
• Profilbild (optional)
• Rollen/Zugriffsrechte

b) Veranstaltungsbezogene Daten:

• Titel, Ort, Zeit und Beschreibung von Events
• Teilnehmer Daten (z. B. Name, E-Mail, Anmeldestatus)
• Hochgeladene Dateien (z. B. Präsentationen, Videos)
• Kommentare oder Notizen

c) Technische Daten:

• IP-Adresse
• Browsertyp, Betriebssystem
• Nutzungszeiten und -häufigkeit
• Logdaten zur Fehleranalyse

3a. Speaker-Daten

Wenn unsere Kund:innen in iveo Speaker zu ihren Events hinzufügen, verarbeiten wir personenbezogene Daten über diese Speaker: Name, berufliche Position, Organisation, Kurzbiografie, Angaben zu früheren Auftritten. Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von berechtigtem Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Speaker-Informationen sind ausschließlich innerhalb des Workspaces der jeweiligen Kundschaft sichtbar. Speaker haben jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Anonymisierung ihrer Daten.

4. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt auf Basis von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)

5. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck entfällt oder Nutzer:innen ihr Konto löschen. Nach Vertragsende werden Kundendaten innerhalb von 30 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6. Weitergabe an Dritte und Auftragsverarbeiter

Für den Betrieb der iveo-Plattform setzen wir folgende Dienstleister als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ein:

• Supabase, Inc., San Francisco, USA: Datenbank, Authentifizierung, Dateispeicher und Echtzeitverbindungen der iveo-App und der öffentlichen Event-Websites. Verarbeitung ausschließlich in Frankfurt, DE (eu-central-1)
• Amazon Web Services (AWS), Seattle, USA: Hosting und Auslieferung der Anwendungen (Amplify, CloudFront), KI-Inferenz für den iveo-Assistenten (Amazon Bedrock), Betrieb eigener Dienste (PDF-Erzeugung, TLS-Proxy für Kunden-Domains). Verarbeitungsort: Frankfurt, DE (eu-central-1); statische Inhalte werden über CloudFront-Edge-Standorte auch außerhalb der EU zwischengespeichert (EU-SCCs)
• Bubble Group, Inc., New York, USA: technischer Plattformbetrieb der Vorgängerversion (iveo v1). Verarbeitungsort: USA (EU-SCCs)
• Google Ireland Ltd. (Workspace), Dublin: E-Mail-Versand und -Empfang (Datenregion Europa); Anmeldung mit Google-Konto („Sign in with Google“, Übermittlung von Name und Profilbild-URL); auf Wunsch des Veranstalters Anlage von YouTube-Livestreams im Kanal des Veranstalters. Verarbeitungsort: EU / USA (EU-SCCs)
• LinkedIn Ireland Unlimited Company, Dublin: auf Wunsch des Veranstalters Verbindung seiner LinkedIn-Unternehmensseite (Übermittlung von Seitenname, Logo und LinkedIn-Mitglieds-ID der verbindenden Person); Anlage von LinkedIn-Live-Events und Ankündigungs-Posts sowie Veröffentlichung von Beiträgen auf dieser Seite (übermittelt werden Programmtitel, Startzeit, Bühne, Namen der Speaker und Bilder). Verarbeitungsort: EU / USA (EU-SCCs)
• Cloudflare, Inc., San Francisco, USA: Schutz öffentlicher Formulare vor automatisierten Zugriffen (Turnstile; verarbeitet werden technische Anfragedaten wie IP-Adresse und Browser-Merkmale). Verarbeitungsort: global (EU-SCCs)
• HubSpot, Inc., Dublin, Irland: CRM, Support-Chat, Newsletter. Verarbeitungsort: EU
• Google Ireland Ltd. (Analytics), Dublin: Webanalyse (GA4). Verarbeitungsort: EU / USA (EU-SCCs)
• Slack Technologies Ltd., Dublin, Irland: interne Betriebsmeldungen (technische Fehlermeldungen ohne personenbezogene Daten). Verarbeitungsort: EU / USA (EU-SCCs)

Auf öffentlichen Event-Websites können Veranstalter Kartenausschnitte von Google Maps (Google LLC, USA) oder OpenStreetMap (OpenStreetMap Foundation, UK) einbinden. Diese werden erst nach Ihrer Einwilligung geladen; dabei übermittelt Ihr Browser Ihre IP-Adresse an den jeweiligen Anbieter.

7. Datenübermittlung in Drittländer

Übermittlungen in die USA und in andere Drittländer werden durch EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO abgesichert. Die Kerndaten der Plattform (Datenbank, Authentifizierung, Dateispeicher) werden ausschließlich in Frankfurt, DE verarbeitet.

8. Betroffenenrechte

Nutzer:innen haben das Recht auf: Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch (Art. 21), Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.

Kontakt: hello@my-iveo.de

9. Datensicherheit

Wir setzen TLS-Verschlüsselung bei Übertragung, AES-256 bei Speicherung, Zugriffsbeschränkungen, rollenbasierte Berechtigungsverwaltung und regelmäßige Sicherheitsaudits ein.

10. Cookies

Cookies und vergleichbare Technologien, die für den Betrieb der Website nicht unbedingt erforderlich sind, verwenden wir nur, wenn Sie eingewilligt haben (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ihre Auswahl treffen Sie beim ersten Besuch im Cookie-Hinweis. Sie können sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß oder über die Schaltfläche unten ändern oder widerrufen.

• Notwendig: Das Cookie iveo_consent speichert Ihre Auswahl für 12 Monate. Ihre Wahl zwischen hellem und dunklem Modus liegt im lokalen Speicher Ihres Browsers. Beides wird nicht an Dritte übermittelt.
• Statistik (nur mit Einwilligung): Google Analytics 4 und Ahrefs Web Analytics, siehe Abschnitt 11.
• Externe Medien (nur mit Einwilligung oder nach Klick auf ein Video): YouTube-Videos binden wir über youtube-nocookie.com ein (Google Ireland Limited). Erst wenn ein Video lädt, werden Daten wie Ihre IP-Adresse an Google übermittelt. YouTube kann dabei Cookies oder ähnliche Speicher setzen.

11. Webanalyse

Google Analytics 4 (Google Ireland Limited) und Ahrefs Web Analytics (Ahrefs Pte. Ltd.) laden wir nur, wenn Sie der Kategorie „Statistik“ zugestimmt haben. Ohne diese Einwilligung wird keines der beiden Skripte geladen, und es werden keine Daten an diese Anbieter übermittelt. Google Analytics setzt die Cookies _ga und _ga_<ID> (Speicherdauer bis zu 2 Jahre) und nutzt den Google Consent Mode. Widerrufen Sie Ihre Einwilligung, löschen wir diese Cookies und laden die Seite ohne die beiden Dienste neu.

12. Kontaktformular

Daten (Name, E-Mail, Nachricht) werden zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet und nach abschließender Bearbeitung gelöscht.