„Wenn wir 50 Veranstaltungen haben, haben wir 50 Veranstaltungen. Für uns ist natürlich auch jede die wichtigste.” So beschreibt Christoph Borstel seinen Alltag als Regisseur bei der COP. Seit über 30 Jahren arbeitet er in der Branche, seit 20 davon in der Eventproduktion. Ich habe mit ihm gesprochen, weil mich interessiert hat, wie man dieses Pensum bewältigt. Ohne durchzudrehen. Seine Antwort hat mit iveo zu tun.
Das ist die erste Folge unseres Formats Backstage by iveo.
Vom Excel-Marathon zur digitalen Bühne
Christophs Beschreibung der alten Arbeitsweise ist deutlich: „Ich habe es am Anfang versucht, jeden Tag für jede einzelne Veranstaltung niederzuschreiben. Tatsächlich auch noch in Excel-Tabellen. Wer spricht, wer ist zugeschaltet und wer nicht. Es war sehr umfangreich. Es hat viel Zeit in Anspruch genommen. Man hätte heulen können, weil es so viel zu tun ist.”
Wer schon mal eine Großveranstaltung geplant hat, kennt das. Mehrere Räume gleichzeitig. Internationale Speaker:innen. Hybride Zuschaltungen. Und Änderungen, die schneller kommen als man tippen kann. Christoph hat das früher in unzähligen Excel-Listen gepflegt. Lokale Festplatten, unübersichtliche Mail-Verläufe. Das Ergebnis: Versionschaos, Informationsverlust und das ständige Gefühl, dem aktuellen Stand hinterherzulaufen.
Der Moment, in dem es klick gemacht hat
Den Wechsel zu iveo beschreibt Christoph mit einer Analogie, die ich so nicht erwartet hätte: „Als ich mein erstes MacBook hatte, war das so ähnlich vom Gefühl her. Ich hab das Ding aufgemacht und es hat sich selber erklärt. Ich habe mich sofort in das verliebt und so ging es mir tatsächlich mit iveo auch.”
Das ist genau das, woran wir bei iveo arbeiten. Eine Plattform, die nicht ablenkt, sondern führt. Christoph beschreibt das so: „Das ist natürlich großartig, dass ich nicht in 1000 Blättern oder in 1000 Excel-Tabellen rumantieren muss, sondern ein Programm habe, wo ich eine Übersicht habe über alles.”
Und je mehr das Team die Plattform nutzt, desto weniger manuelle Arbeit bleibt: „Je besser gefüttert wird von den Leuten, die verantwortlich sind und auch von mir, umso mehr erübrigt sich, Regiepläne zu schreiben. Im Endeffekt brauche ich keine Regiepläne mehr schreiben.”
Der COP-Alltag mit iveo
Christophs Arbeitsweise bei der COP lässt sich in drei Phasen beschreiben. Sie entsprechen dem, was wir bei iveo Prepare → Plan → Produce nennen.
- Prepare Ablaufstrukturen, Personen-Profile und technische Szenarien werden zentral in iveo angelegt. Kein Silo-Denken. Von Anfang an eine gemeinsame Datenbasis.
- Plan Die detaillierte Ausarbeitung passiert kollaborativ. Änderungen an Bauchbinden oder Zeitplänen synchronisieren sich sofort für alle Abteilungen.
- Produce Während der Live-Phase behalten alle den Echtzeit-Status im Blick. Wer ist auf der Bühne? Wie lange wird noch gesprochen? Fehler durch falsche Medien oder veraltete Informationen fallen weg.
Was das Team dadurch gewinnt:
- Weniger Reibungsverluste. Kein lästiges „Wo ist die Festplatte?”
- Weniger Fehler durch doppelte oder falsch benannte Medien.
- Schnellere Entscheidungen, weil alle auf dem gleichen Stand sind.
Alle Gewerke im gleichen Takt
Der größte Effekt zeigt sich in der Zusammenarbeit. Bildtechnik, Ton, Regieassistenz und Projektmanagement arbeiten synchron.
Christoph sagt: „Was mich natürlich auch fasziniert, ist, dass es ja nicht nur für mich einfacher ist zu arbeiten, sondern tatsächlich für alle. Wir haben nicht mehr das Chaos, dass jemand rumrennt mit einer Festplatte oder irgendwo Daten hochlädt, die dann nicht ordentlich beschriftet sind. Wir kennen das alle, dass Sachen doppelt hochgeladen werden.”
Und weiter: „Jeder, der Zugriff hat für seine bestimmten Bereiche, ist vollumfänglich informiert bei iveo. Das ist der große Vorteil. Jeder, jede Abteilung, Bildtechnik, Ton, Regie, alle.”
Das bedeutet konkret:
- Alle sehen dasselbe. Bzw. das, was die sehen sollen und wollen. Jederzeit.
- Weniger Abstimmungsrunden vor Ort.
- Mehr Sicherheit in der Planung und Durchführung.
Weniger Dokumentation, mehr Produktion
Die COP mit 50 Veranstaltungen hat gezeigt: Gründliche Planung und reibungslose Umsetzung schließen sich nicht aus. Im Gegenteil. Sie gehören zusammen, wenn die Plattform stimmt.
Christoph richtet sich am Ende direkt an die Branche: „Was ich mir wünsche, wäre, dass einfach viele Agenturen, die Veranstaltungsreihen machen oder auch einfach nur einzelne Tage, das nutzen. Weil man ist flexibler, spart Zeit, man wird effektiver. iveo gibt Sicherheit und danach macht das Arbeiten auch wieder Spaß.”
Das ist der Satz, der hängen bleibt. Nicht Effizienz. Nicht Prozessoptimierung. Spaß an der Arbeit, weil man sich auf das konzentrieren kann, was man eigentlich tun will.
Schau dir das vollständige Interview in der ersten Folge von Backstage by iveo an.
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