Gemeinsam stark im Event-Management

📖 Fallbeispiel

Du planst ein Event mit deinem Team als Agentur oder Veranstalter. Die Anfragen von beteiligten Personen und Organisationen die an deiner Veranstaltung teilnehmen möchten wächst täglich. Es ist ein Spagat zwischen Kunden- oder Sponsorenwünschen, der Zeitplanung und der gerechten Verteilung der Inhalte und Themen. Du arbeitest mit Excel oder Google Sheets und organisierst dein Programm über Tabellen und Arbeitsmappen.

🙄 Problembeschreibung

Je größer dein Event ist, desto komplexer kann die Auswahl der richtigen Inhalte, Planung und Organisation deiner Programme ausfallen. Schon ein Dutzend Programme kann dazu führen, dass wichtige Informationen verloren gehen oder wesentliche Informationen aus deiner Email-Kommunikation mit Speaker:innen, Organisationen oder Kund:innen fehlerhaft in deine Excel-Listen oder Ordnerstrukturen kopiert werden.

Jede:r die einmal ein Event geplant hat, weiß welche Probleme dabei auftreten können. Beispiele:

• Du erhältst zu viele Emails mit Programmbewerbungen und musst die Übersicht behalten und eine Auswahl treffen an welchen Tagen, welche Personen geplant werden können.
• Programminhalte werden mehrmals durch die Redner:innen geändert und an dich via Email doppelt und dreifach gesendet.
• Speaker:innen werden ausgetauscht oder Profilbilder für die Website ein zweites Mal aktualisiert.
• Präsentationen oder Filme werden aktualisiert und via wetransfer verschickt. Der Link läuft aber morgen ab.
• Die Programminhalte in deiner Excel-Liste stimmen nicht mit der aktuellen Version in deinem Programm oder auf der Event-Website überein.
• Es fehlen dir noch wichtige Informationen für dein Programm oder Speaker:innen und die Emails kamen irgendwie nie bei dir an.
• Die Uhrzeiten fehlen in deiner Excel-Liste und es ist nicht klar warum und von wem sie geändert wurden.

⛈️ Auswirkungen

Die Konsequenzen sind klar: Missverständnisse im Team, veraltete Informationen, die zu peinlichen Fehlern am Eventtag führen können, und ein enormer Stresspegel für dich und dein Team. Anstatt dich auf das große Ganze zu konzentrieren, verbringst du deine Zeit mit lästiger administrativer Arbeit. Das bremst nicht nur die Produktivität, sondern gefährdet auch den reibungslosen Ablauf deines Events und damit die Zufriedenheit deiner Kund:innen, Teilnehmer:innen auf der Bühne und deinem Publikum.

🧠 Lösung mit der Nutzung iveo

Hier kommt Iveo ins Spiel. Mit iveo gehört dieses Chaos bei der Eventplanung der Vergangenheit an. Stell dir vor, du arbeitest gemeinsam und in Echtzeit an deinem Eventprogramm, deinen Bühnen und den Speaker-Profilen – und das alles an einem zentralen Ort. Änderungen werden sofort sichtbar - für jeden im Team.

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Mit Hilfe von iveo kannst du einzelne Programmpunkte gezielt an Teammitglieder oder externe Organisator:innen delegieren. So überträgst du Verantwortung und sparst wertvolle Zeit. Keine unnötigen Emails oder Anrufe mehr.

Das spart wertvolle Zeit und vermeidet unnötige Email-Schleifen oder ständige Anrufe.

Du findest weitere Informationen zu den iveo Rollen findest du bei den Funktionen

Jeder sieht also nur das, was er sehen muss -und kann direkt daran arbeiten. Keine manuellen Abgleiche, kein Copy-Paste von Excel-Tabellen, keine Unsicherheiten mehr. Änderungen werden sofort sichtbar, das Fehlerpotenzial minimiert sich drastisch. Das entlastet nicht nur dich als Eventmanager:in, sondern sorgt auch für eine transparente, effiziente und zuverlässige Zusammenarbeit mit deinen Kund:innen. Du gewinnst wertvolle Zeit zurück, die du für das Wesentliche nutzen kannst: Ein unvergessliches Event zu gestalten.

Folgende Funktionen und Lösungen kannst du mit iveo delegieren:

• Formular-Abfragen von Programmbewerbungen und potenziellen Teilnehmer:innen
• Programmtitel, Beschreibungstexte, Themen und Programmbilder
• Speaker-Profile mit Namen, Biografien, Profilbild, Funktionen für Bauchbinden, Speaker-Organisation
• Erstellung einer Agenda, Hinweise an die Regie und Datei-Upload für Präsentationen, Filme und Bilder
• Editierung von Organisationen, Organisationstypen, Website und Logo
• Veröffentlichung von Programmen, Speaker:innen, Organisationen direkt auf die Event-Website
• Automatisch generierte Social Media Grafiken für dein Programm
• Mehrsprachige Funktionen

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