De la invitación al escenario
En iveo, los ponentes aportan ellos mismos perfil y presentación: el Programme Organiser los invita en el punto del programa, mantienen foto, biografía y diapositivas en «My appearance» y, una vez confirmados y publicados, aparecen en el sitio web del evento. El día del evento, su presentación ya está en la agenda.
- Programme Organiser
- Speaker
- Producer
- Operator
Quién se encarga y cuándo
Cada fila es un rol y cada columna un paso. Las flechas muestran dónde pasa el trabajo al siguiente rol.
- Invitar
- Programme Organiser, responsable
entrega a Speaker
- Aceptar
- Speaker, responsable
- Perfil
- Speaker, responsable
- Materiales
- Speaker, responsable
entrega a Programme Organiser
- Confirmar
- Programme Organiser, responsable
- Online
- Producer, responsable
- Programme Organiser
- Escenario
- Operator, responsable
- Después
- Speaker, responsable
Paso 1 Invitar
Invitar a un ponente
- Programme Organiser
entrega a Speaker
Como Programme Organiser asignas al punto del programa ponentes que ya están en el evento, o creas otros nuevos; para eso basta una dirección de correo electrónico. «Invite» envía la invitación y da a la persona el rol Speaker en este evento. La invitación también incluye la pregunta sobre el análisis con IA, que la persona responde sin iniciar sesión, salvo que el punto del programa esté configurado para no usar IA.
Paso 2 Aceptar
Aceptar la invitación
- Speaker
El ponente acepta la invitación con el enlace del correo o en la lobby; hasta entonces no ve nada del evento. Después llega directamente a «My appearance», su página de intervención, donde una breve introducción le guía por ella. Puede leer la página completa de su punto del programa, pero no editarla.
Paso 3 Perfil
Mantener el perfil
- Speaker
En «My appearance», el perfil es la primera tarea: el ponente introduce él mismo su foto, una biografía breve, sus idiomas y sus enlaces a redes sociales. También decide si la foto y la biografía breve aparecen en el sitio web del evento. El equipo ve cada cambio al instante, pero el perfil solo sale online cuando se publica.
Paso 4 Materiales
Aportar presentación y respuesta sobre IA
- Speaker
entrega a Programme Organiser
El ponente sube su presentación a «My appearance» con antelación, porque en el evento no se usan memorias USB; después aparece en la agenda con su nombre y la fecha. Si no tiene diapositivas, elige «I have no presentation». La pregunta sobre el análisis con IA la responde con el enlace del correo o, en cuanto está confirmado, en «My appearance».
Paso 5 Confirmar
Confirmar la participación
- Programme Organiser
Cuando el ponente ha dicho que sí, en el punto del programa lo cambias de «Unconfirmed» a «Confirmed», e iveo te ofrece enviarle una invitación de calendario con la hora, el escenario y el lugar del evento. Solo los ponentes confirmados aparecen en el sitio web, y solo a ellos se dirige la solicitud de consentimiento para la IA en «Collect consent».
Paso 6 Online
Publicar el perfil
- Producer
- Programme Organiser
Primero, el Producer publica el evento. Cuando después el Programme Organiser o el Producer publican un punto del programa, sus ponentes confirmados salen online con él. Un ponente solo aparece en el sitio web si está confirmado en al menos un punto del programa publicado, y su foto y su biografía breve solo si las ha autorizado.
Paso 7 Escenario
Intervenir en el escenario
- Operator
Antes del día del evento, Director y Operator encuentran la presentación en la agenda del punto del programa, y el ponente ve en «My appearance» la hora, el escenario, su franja y la persona de contacto in situ. El día del evento, el Operator pone en directo el punto del programa con «Go Live». El orden de intervención muestra a las personas que hablan con foto, rol y tiempo de intervención previsto.
Paso 8 Después
Ver fotos y vídeos
- Speaker
Tras la intervención, el Producer, el Operator o el Director suben fotos y vídeos al punto del programa, y el ponente ve los de sus propios puntos del programa. Puede cambiar en cualquier momento su decisión sobre el análisis con IA en «My profile». Cuando la grabación y la transcripción estén disponibles, el análisis solo nombrará a los ponentes con su consentimiento.
Sin iveo
Los datos de los ponentes llegan por muchas vías: la foto por correo, la biografía de un folleto de programa antiguo, las diapositivas en una memoria USB poco antes de la intervención. Alguien del equipo lo copia todo a mano en el sitio web y en la escaleta de la dirección, reclama uno a uno los datos que faltan y lleva la cuenta de quién ha dicho ya que sí. Cuando un ponente cambia algo, la ronda de actualizaciones empieza de nuevo.
Con iveo
El ponente mantiene él mismo su perfil y su presentación, directamente en el punto del programa al que está invitado. El equipo del programa ve cada cambio al instante, confirma la participación y decide con la publicación cuándo aparece el ponente en el sitio web del evento. El día del evento, la presentación está lista en la agenda, y el ponente ya ha decidido por sí mismo si se le nombra en un futuro análisis con IA.
Preguntas frecuentes
¿Tienes más preguntas? Escríbenos o empieza directamente en iveo.
¿Quién puede invitar a ponentes?
El Producer y, en sus propios puntos del programa, los Organisers y Programme Organisers. Para una persona nueva basta una dirección de correo electrónico; después introduce ella misma sus datos.
¿Por qué falta un ponente en el sitio web del evento?
Normalmente sigue en «Unconfirmed» en el punto del programa, o no hay publicado ningún punto del programa en el que participe. Quien se confirma en un punto del programa ya publicado solo aparece con la siguiente publicación.
¿Tiene que aceptar un ponente el análisis con IA?
No. El consentimiento es voluntario, se aplica por evento a todos sus puntos del programa y se puede cambiar en cualquier momento. La grabación y la transcripción aún están en preparación; cuando haya un análisis con IA, no lo nombrará sin su consentimiento.
¿Estás configurando este recorrido?
En la guía encontrarás cada paso en detalle y cómo configurarlo en iveo.
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