Von der Einladung auf die Bühne
In iveo liefern Speaker Profil und Präsentation selbst: Der Programm-Organiser lädt sie am Programmpunkt ein, sie pflegen Foto, Bio und Folien auf „Mein Auftritt“, und sind sie bestätigt und veröffentlicht, stehen sie auf der Event-Website. Am Showtag liegt ihre Präsentation schon in der Agenda bereit.
Wer wann übernimmt
Jede Zeile steht für eine Rolle, jede Spalte für einen Schritt. Die Pfeile zeigen, wo die Arbeit an die nächste Rolle übergeht.
- Einladen
- Programm-Organiser, zuständig
gibt weiter an Speaker
- Annehmen
- Speaker, zuständig
- Profil
- Speaker, zuständig
- Unterlagen
- Speaker, zuständig
gibt weiter an Programm-Organiser
- Bestätigen
- Programm-Organiser, zuständig
- Online
- Producer, zuständig
- Programm-Organiser
- Bühne
- Operator, zuständig
- Danach
- Speaker, zuständig
Schritt 1 Einladen
Speaker einladen
gibt weiter an Speaker
Als Programm-Organiser ordnest du am Programmpunkt Speaker zu, die schon im Event sind, oder legst neue an; dafür genügt eine E-Mail-Adresse. „Einladen“ schickt die Einladung und gibt der Person in diesem Event die Rolle Speaker. Die Einladung enthält auch die Frage zur KI-Auswertung, die sie ohne Login beantwortet, außer der Programmpunkt ist so eingestellt, dass er keine KI nutzt.
Schritt 2 Annehmen
Einladung annehmen
Der Speaker nimmt die Einladung über den Link in der Mail oder in der Lobby an; vorher sieht er nichts vom Event. Danach landet er direkt auf „Mein Auftritt“, wo ihn ein kurzes Intro durch die Seite führt. Die vollständige Seite seines Programmpunkts kann er lesen, bearbeiten kann er sie nicht.
Schritt 3 Profil
Profil pflegen
Auf „Mein Auftritt“ ist das Profil die erste Aufgabe: Foto, Kurzbio, Sprachen und Social-Media-Links trägt der Speaker selbst ein. Er legt auch fest, ob Foto und Kurzbio auf der Event-Website erscheinen. Das Team sieht jede Änderung sofort, online geht das Profil aber erst, wenn es veröffentlicht wird.
Schritt 4 Unterlagen
Präsentation und KI-Antwort liefern
gibt weiter an Programm-Organiser
Seine Präsentation lädt der Speaker vorab auf „Mein Auftritt“ hoch, denn USB-Sticks gibt es vor Ort nicht; danach steht sie mit Namen und Datum in der Agenda. Ohne Folien wählt er „Ich habe keine Präsentation“. Die Frage zur KI-Auswertung beantwortet er über den Link in der Mail oder, sobald er bestätigt ist, auf „Mein Auftritt“.
Schritt 5 Bestätigen
Teilnahme bestätigen
Hat der Speaker zugesagt, setzt du ihn am Programmpunkt von „Unbestätigt“ auf „Bestätigt“, und iveo bietet an, ihm eine Kalendereinladung mit Zeit, Bühne und Event-Ort zu schicken. Auf der Website erscheinen nur bestätigte Speaker. Auch die Anfrage zur KI-Einwilligung unter „Einwilligung einholen“ richtet sich nur an bestätigte Speaker.
Schritt 6 Online
Profil veröffentlichen
Zuerst veröffentlicht der Producer das Event. Wird danach ein Programmpunkt veröffentlicht, vom Programm-Organiser oder vom Producer, gehen seine bestätigten Speaker mit online. Auf der Website steht ein Speaker nur, wenn er an mindestens einem veröffentlichten Programmpunkt bestätigt ist, und Foto und Kurzbio nur, wenn er sie freigegeben hat.
Schritt 7 Bühne
Auf der Bühne auftreten
Vor dem Showtag finden Director und Operator die Präsentation in der Agenda des Programmpunkts, und der Speaker sieht auf „Mein Auftritt“ Zeit, Bühne, seinen Slot und den Kontakt vor Ort. Am Showtag schaltet der Operator den Programmpunkt mit „Go Live“ live. Die Running-Order zeigt die Sprechenden mit Foto, Rolle und vorgesehener Redezeit.
Schritt 8 Danach
Fotos und Videos ansehen
Nach dem Auftritt laden Producer, Operator oder Director Fotos und Videos am Programmpunkt hoch, und der Speaker sieht die seiner eigenen Programmpunkte. Seine Wahl zur KI-Auswertung ändert er jederzeit unter „Mein Profil“. Sobald Aufnahme und Transkription verfügbar sind, nennt die Auswertung Speaker nur mit ihrer Einwilligung namentlich.
Ohne iveo
Speaker-Daten kommen auf vielen Wegen: das Foto per E-Mail, die Bio aus einem alten Programmheft, die Folien kurz vor dem Auftritt auf einem USB-Stick. Jemand im Team trägt alles von Hand auf die Website und in den Ablauf der Regie, fragt fehlende Angaben einzeln nach und hält fest, wer schon zugesagt hat. Ändert ein Speaker etwas, beginnt das Nachziehen von vorn.
Mit iveo
Der Speaker pflegt Profil und Präsentation selbst, direkt am Programmpunkt, zu dem er eingeladen ist. Das Programm-Team sieht jede Änderung sofort, bestätigt die Teilnahme und entscheidet mit dem Veröffentlichen, wann der Speaker auf der Event-Website steht. Am Showtag liegt die Präsentation in der Agenda bereit, und ob der Speaker in einer späteren KI-Auswertung namentlich vorkommt, hat er vorher selbst entschieden.
Häufige Fragen
Du hast weitere Fragen? Schreib uns oder starte direkt in iveo.
Wer darf Speaker einladen?
Der Producer und, an ihren eigenen Programmpunkten, Organiser und Programm-Organiser. Für eine neue Person genügt eine E-Mail-Adresse, ihre Daten trägt sie danach selbst ein.
Warum fehlt ein Speaker auf der Event-Website?
Meist steht er am Programmpunkt noch auf „Unbestätigt“, oder kein Programmpunkt mit ihm ist veröffentlicht. Wer an einem schon veröffentlichten Programmpunkt bestätigt wird, erscheint erst mit dem nächsten Veröffentlichen.
Du richtest den Ablauf gerade ein?
In der Anleitung findest du die einzelnen Schritte im Detail und wie du sie in iveo einrichtest.
Probier den Ablauf an deinem eigenen Event aus
Leg dein Event an, lade dein Team ein und gib jeder Person die Rolle, die zu ihrer Aufgabe passt.