Personen (Speakers)

Das Personen-Verzeichnis sammelt alle Menschen, die im Programm eines Events auftauchen: Vortragende, Moderator:innen und alle anderen, die im Ablauf eine Rolle haben. In der App heißt der Bereich „Speakers“, weil die meisten Einträge tatsächlich Vortragende sind. Ein Muss ist das aber nicht: Wer hier steht, kann auch moderieren, an einem Panel teilnehmen oder einfach nur mit Foto und Bio auf der Event-Website erscheinen, ohne selbst zu sprechen. Zwei Seiten gehören zusammen: die Personen-Liste und die Detailseite je Person.

Personen-Liste

Die Liste zeigt alle Personen des Events als Liste, Tabelle oder Galerie, durchsuchbar nach Titel, Name, Position, E-Mail oder Sprachen, sortierbar nach Name, Position, E-Mail, Sprachen, Anzahl der Programm-Zuordnungen oder Aktualisierungsdatum. Die E-Mail-Adresse siehst du nur als Producer; entsprechend greifen Suche und Sortierung danach nur dort. Ein Badge zeigt dir je Person, ob das Profil noch Entwurf oder schon veröffentlicht ist. Das Tag „Eingeladen“ markiert Personen, die eine Einladung haben, aber noch nicht registriert sind; „iveo user“ steht bei Personen mit eigenem Konto. Die Liste zeigt zunächst nur aktive Personen. Über das Filter-Symbol grenzt du sie ein oder erweiterst sie, auf „Aktiv“, „Archiviert“ oder „In Programmen“, auch mehreres zugleich; archivierte Personen sind markiert. Die Liste aktualisiert sich automatisch, wenn jemand anderes im Team gerade eine Person anlegt, ändert oder archiviert. Fehlt dir der Button „Person hinzufügen“, liegt das an deiner Rolle, nicht an einem Fehler. Mehr dazu unter Rollen und Rechte.

Gehört dein Event zu einer Serie mit weiteren Ausgaben, steht daneben der Knopf „Aus früherer Ausgabe“. Er sucht in allen Ausgaben der Serie, und jeder Treffer zeigt, aus welcher Ausgabe er stammt. Du übernimmst Personen einzeln oder alle aus einer Ausgabe. Übernehmen heißt kopieren: Die Person kommt mit Stammdaten, Foto und Organisationen in dein Event, ihre Programm-Zuordnungen nicht. Ist sie in deinem Event schon archiviert, bietet der Dialog „Wiederherstellen“ an. Organisationen übernimmst du auf demselben Weg.

Eine Person anlegen oder bearbeiten

Anlegen und Bearbeiten laufen über denselben Dialog: Titel (etwa „Dr.“), Vor- und Nachname, Position, Bio als Rich-Text, Sprache auf der Bühne, Social-Links, E-Mail und Foto. Trägst du eine E-Mail-Adresse ein, kannst du zusätzlich „Speichern & einladen” wählen. Die Person bekommt dann eine Einladung und damit die Event-Rolle Speaker, unabhängig davon, ob sie im Programm tatsächlich als Vortragende:r auftritt oder eine andere Funktion hat. Genau das ist die Stelle, an der der Name des Bereichs am wenigsten zur tatsächlichen Rolle der Person passt. Die E-Mail-Adresse sehen nur Producer. Alle anderen sehen stattdessen „E-Mail eingetragen“ (oder „E-Mail-Adresse bestätigt“, wenn die Person sie über ihr eigenes Konto bestätigt hat) und können eine neue Adresse eintragen, ohne die bisherige zu sehen; Öffnen und Speichern löscht die Adresse nicht. Organiser und Programm-Organiser setzen eine Adresse nur, solange noch keine hinterlegt ist; eine vorhandene ändert nur das Event-Team. Eine Telefonnummer, wie sie Importe füllen, sehen nur Producer und Moderation, etwa als Anruf-Link in der Live-Ansicht. Kommt die Einladung nicht an, siehst du eine Fehlermeldung; die Person selbst ist trotzdem gespeichert, du kannst die Einladung später erneut auslösen.

Wer ein Profil bearbeiten darf

Anlegen, allgemeines Bearbeiten und Archivieren in der Liste hängt an deiner Event-Rolle. Das Bearbeiten eines einzelnen Profils ist zusätzlich enger gefasst: erlaubt ist es der Person selbst, wer den Eintrag angelegt hat, wer die Person eingeladen hat oder, wenn die Person keinen eigenen Account hat, jede Rolle mit dem allgemeinen Bearbeitungsrecht. Fehlt dir dieses Recht, zeigt dir die Detailseite einen Hinweis, dass das Profil gesperrt ist, und du siehst nur noch die Inhalte, keine Bearbeiten-Buttons mehr. Öffnest du eine Person aus einem Programmpunkt, trägt im Dialog jedes Feld, das du nicht ändern darfst, ein Schloss, und ein Hinweis nennt den Grund: „Eigenes iveo-Konto“ oder „Geprüft und geschützt“. Funktion und Status im Programmpunkt bleiben frei; die primäre Organisation solcher Personen ändert nur das Event-Team. Die genaue Rollenübersicht steht unter Rollen und Rechte.

Ist das Profil mit dem eigenen iveo-Konto der Person verknüpft, pflegt sie es unter „Mein Profil“ in der Sidebar selbst: Foto, Name, Position, Bio, Social-Kanäle, Sprachen und Sichtbarkeit, dazu ihre Organisationen. Archivieren und Sperren bleiben beim Team.

Stammdaten sperren

Ein Producer kann die Stammdaten einer Person im Zeilenmenü mit „Stammdaten sperren“ einfrieren. Danach sind „Bearbeiten“ und Archivieren für alle aus, und die Zeile trägt ein Schloss mit dem Hinweis „Von einer Producerin gesperrt: Stammdaten eingefroren“. „Sperre aufheben“ öffnet sie wieder. Die Zuordnung zu Programmpunkten bleibt davon unberührt: Funktion, Teilnahme, Reihenfolge und Entfernen lassen sich weiter ändern. Dasselbe gilt für Organisationen.

Programm-Zuordnungen und Veröffentlichen

Auf der Detailseite einer Person siehst du, welchen Programmpunkten sie zugeordnet ist, mit Datum, Titel, Rolle im Programmpunkt und Teilnahme-Typ. Diese Übersicht ist rein informativ; ändern kannst du eine Zuordnung nur im jeweiligen Programmpunkt selbst, nicht hier. Ob eine Person auf der öffentlichen Event-Website erscheint, entscheidet ihr Veröffentlichungsstatus: Solange ein Event selbst nicht veröffentlicht ist, lässt sich auch keine Person darin veröffentlichen. Ist das Event live, veröffentlichst du eine Person einzeln über den Button auf ihrer Detailseite. Veröffentlichst du einen Programmpunkt, gehen seine bestätigten Personen mit online, wenn sie neu sind oder sich geändert haben. An einem Programmpunkt zeigt die Website sie aber nur, wenn sie dort als „Bestätigt“ eingetragen ist; mehr dazu auf der Seite Programm und Kalender.

Archivieren statt Löschen

Eine Person aus der Liste zu entfernen heißt in iveo: archivieren. Vor dem Archivieren zeigt dir ein Dialog, wie viele Programm-Zuordnungen die Person gerade hat, damit du weißt, was davon betroffen ist. Archivierte Personen lassen sich jederzeit wiederherstellen. Solange sie archiviert sind, erscheinen sie an keinem Programmpunkt: weder in der Personen-Box, der Agenda und der Bühnenreihenfolge noch im Briefing, in den Social-Media-Grafiken, den Bauchbinden oder der Regie-Ansicht. Ihre Zuordnungen bleiben dabei erhalten. Stellst du eine Person wieder her, gelten ihre veröffentlichten Programmpunkte als ausstehend, und mit dem nächsten Veröffentlichen steht sie wieder auf der Website. Gesperrte Personen lassen sich nicht archivieren. Ein endgültiges Löschen gibt es in der Oberfläche aktuell nicht. Für alle praktischen Zwecke ist Archivieren der Weg, eine Person aus dem aktiven Verzeichnis zu nehmen.

Doppelte Personen zusammenführen

Über die Zeit können dieselbe Person mehrfach im Verzeichnis landen, etwa nach einem Datenimport oder wenn dieselbe Person über mehrere Einreichungen eingeladen wurde. Für genau diesen Fall gibt es „Duplikate finden“: Die Seite listet alle Gruppen wahrscheinlicher Duplikate, durchsuchbar nach Name und Organisation und filterbar nach Status („Offen“, „Ignoriert“, „Zusammengelegt“). Verglichen wird auch mit Einträgen aus früheren Ausgaben deiner Serie; die bleiben dabei unverändert. Nicht jede Rolle sieht dieses Werkzeug, und Zusammenlegen selbst ist noch enger gefasst als das reine Ansehen.

Pro Gruppe schlägt iveo einen Steckbrief vor, Feld für Feld aus den Varianten vorgewählt. Jedes Feld kannst du auf eine andere Variante umstellen oder selbst füllen. „Zusammenlegen“ führt zu einer letzten Prüfung, danach speicherst du oder verwirfst. Beim Speichern bleibt ein Eintrag mit diesen Werten bestehen, die Programm-Zuordnungen der übrigen wandern dorthin, und die überzähligen Einträge werden archiviert. Ist eine Gruppe gar keine Dublette, nimmst du sie mit „Ignorieren“ aus der Liste. Im Steckbrief siehst du außerdem, ob die Person eingeladen ist; eine abgelaufene Einladung schickst du mit „Erneut einladen“ neu.

Damit Duplikate gar nicht erst entstehen, prüft iveo nach jedem Anlegen einer Person, ob es sie im Event oder in einer früheren Ausgabe schon gibt, auch bei Tippfehlern. Findet es etwas, meldet sich „Schon vorhanden?“, und „Vergleichen” öffnet die Einträge auf der Duplikate-Seite. Gespeichert ist die neue Person dann schon. Den Hinweis sieht, wer auch die Duplikate-Seite sehen darf.