Posteingang und Rundmails

Rund um ein Event entsteht viel Korrespondenz. Der Posteingang holt sie dorthin, wo das Event liegt: Du liest und beantwortest Mails in iveo, und dein Team sieht, wer sich um welche Konversation kümmert.

Wer den Posteingang nutzt

Den Posteingang nutzen Producer des Events. Für alle anderen Rollen ist er nicht sichtbar. In der Event-Sidebar steht er unter „Posteingang“, ein Badge zählt die offenen Konversationen mit mindestens einer eingegangenen Mail. Wer welche Rolle hat, steht unter Rollen und Rechte.

Postfach verbinden

Unter „Posteingang“ klickst du auf „Gmail verbinden“. Verbinden lässt sich ein Google-Workspace-Postfach, eines pro Event. Ein privates @gmail.com-Konto lässt sich zwar verbinden, kann aber nicht senden. Sub-Events übernehmen das Postfach nicht. Über das Zahnrad pflegst du die Signatur, importierst ältere Mails jahrweise oder trennst das Postfach wieder.

Konversationen im Team abarbeiten

Jede Konversation hat einen Status: „Offen“, „In Bearbeitung“, „Gelöst“ oder „Archiviert“. Mit „Abschließen“ setzt du sie auf erledigt. Den Status spiegelt iveo als Label in das verbundene Gmail-Postfach zurück.

Über „Mir zuweisen“ übernimmst du eine Konversation selbst, über die Mitgliedersuche weist du sie jemand anderem aus dem Event zu. Die Liste zeigt, was dir und was niemandem zugewiesen ist; der Filter „Zuständigkeit“ grenzt auf „Meine“ ein. Interne Notizen und Entwürfe bleiben im Team, Suche und Filter helfen dir bei vielen Konversationen.

Antworten schreibst du direkt in iveo mit „Antworten“ oder „Allen antworten“. Die Mail geht von der Adresse des Events raus.

Rundmails an Gruppen

Unter „Rundmails“ legst du mit „Neue Rundmail“ eine Mail an Gruppen an. Unter „Gruppen wählen“ stehen:

• Event-Team, nach Rolle; „Alle Programm-Organiser:innen“ umfasst auch die Mitglieder der Programm-Teams,
• Speaker,
• Registrierte, nur für Mails rund um das Event selbst, nicht für Werbung,
• Einreichende Personen, wahlweise alle oder nur die mit geplantem Beitrag.

Wiederkehrende Mails sicherst du mit „Als Vorlage sichern“ und holst sie mit „Vorlage laden“ zurück. Eine Vorlage speichert Betreff, Text und die gewählten Gruppen. In der Detailansicht einer Rundmail klappst du mit „Empfänger:innen anzeigen“ die Liste der Empfänger:innen mit Zustellstatus auf: zugestellt, fehlgeschlagen oder ausstehend. Rundmails haben keine Anhänge und keinen Abmeldelink, und Gmail begrenzt den Versand auf etwa 2.000 Empfänger:innen pro Tag.