Kalender als PDF exportieren

Für Abstimmungsrunden, Ausdrucke und Partner, die nicht in iveo arbeiten, brauchst du den Kalender oft als Datei. iveo erstellt daraus ein PDF, das immer den aktuellen Stand zeigt. Den Export starten Producer.

Den Export öffnen

Im Kalender öffnest du das ⋯-Menü der Werkzeugleiste und wählst „PDF exportieren“. Es öffnet sich der Dialog „Kalender als PDF exportieren“.

Was du einstellst

• Enthaltene Einträge: welche Arten von Einträgen im PDF stehen, etwa auch „Einreichungen“.
• Bühne: Ab zwei Bühnen wählst du „Alle Bühnen“ oder eine einzelne. Mit einer einzelnen Bühne fehlen alle Einträge, die keine Bühne haben.
• Einfärben nach: „Typ“, „Ressort“ oder „Abstimmungsstand“. Beim Abstimmungsstand legst du je Einreichung ihren Stand fest; das gilt sofort, auch für den Kalender am Bildschirm.
• Einzelne Einreichungen hervorheben: Hervorgehobene Einreichungen bekommen zusätzlich eine Ecken-Markierung.
• Details: drei Häkchen für die Zusatzzeilen in der Liste: „Speaker“, „Ansprechpartner:innen vor Ort bei VIP-Punkten“ und „Eingereicht von“. Alle drei sind vorgewählt. iveo merkt sich deine Wahl für den nächsten Export.

Mit „Neu erstellen“ baut iveo das PDF. Solange es entsteht, steht dort „Wird erstellt…“. Danach lädst du es mit „Herunterladen” herunter. Über dem Knopf steht, wann das PDF zuletzt erstellt wurde.

Die Vorschau

Ab einer Fensterbreite von etwa 1040 Pixeln zeigt der Dialog rechts eine Vorschau des zuletzt erstellten PDFs. Erstellst du ein neues, erscheint dort „PDF wird erstellt …“, und danach lädt die Vorschau das neue PDF von selbst. Auf schmalen Bildschirmen fehlt die Vorschau; herunterladen kannst du trotzdem.

Was im PDF steht

• Wochenseiten: eine Seite pro Woche mit dem Kalender, Bühnen als Spalten. Die Zeitzone steht auf jeder Seite. VIP-Programmpunkte tragen ein Abzeichen „VIP“.
• VIP-Programmpunkte: eine eigene Seite zwischen Kalender und Liste. Ohne VIP-Programmpunkte entfällt sie.
• Einreichungen und Programm im Überblick: eine Liste im Hochformat. Jeder Programmpunkt steht mit seiner Nummer in Grau in der Titelzeile, der Dauer in Minuten und seiner vollständigen Beschreibung, mit Absätzen und Hervorhebungen. Je nach Details folgen die Speaker, bei VIP-Programmpunkten die Ansprechperson vor Ort mit Name, Funktion und Mobilnummer und bei Einreichungen die einreichende Person mit Name, Organisation und E-Mail.

Das PDF enthält Kontaktdaten. Gib es deshalb nur an Personen weiter, die sie für die Planung brauchen.

Wenn etwas fehlt

Fehlt ein Programmpunkt im PDF, prüfe zuerst, ob er eine Bühne hat und ob der Export auf eine einzelne Bühne eingegrenzt war. Einträge ohne Termin stehen in der Liste unter „ohne Termin“.