Von der Einreichung auf die Website

Worum es geht

Ein Beitrag aus eurem Call for Sessions bleibt in iveo vom öffentlichen Formular bis zur Event-Website in einem System. Unterwegs geht er durch vier Hände: Einreichende, Producer, die Person, die ihn als Programm-Organiser weiterpflegt, und die Speaker, die Profil und Präsentation liefern. Diese Seite zeigt euch, wer in welchem Schritt handelt, und verweist für die Einzelheiten auf die passenden Hilfeseiten. Einen Überblick mit Grafiken findest du auf der Seite Von der Einreichung auf die Website.

Wer beteiligt ist

Rolle	Was sie in diesem Ablauf tut	Mehr dazu
Einreichende	Reichen ihren Beitrag ohne Konto über das öffentliche Formular ein, bestätigen ihre E-Mail-Adresse und ändern ihn über ihren persönlichen Link.	Einreichungen und Call for Sessions
Producer	Richtet das Formular ein, prüft und entscheidet, plant im Kalender ein, übernimmt ins Programm und veröffentlicht Event und Website.	Producer
Programm-Organiser	Meist die einreichende Person nach der Übernahme: pflegt ihren Programmpunkt, holt Speaker dazu und veröffentlicht ihn.	Programm-Organiser
Speaker	Pflegen ihr Profil, laden ihre Präsentation hoch und beantworten die Frage zur KI-Auswertung.	Speaker

Schritt für Schritt

Beitrag einreichen

Wer: Einreichende, ohne iveo-Konto. Das Formular richtet vorher ein Producer ein.

1. Ein Producer legt in den Einreichungs-Einstellungen das Formular an: eigene Fragen, ein Infotext je Schritt und die Einreichungsfrist. Die Frist endet zum Tagesende in der Zeitzone des Events.
2. Ihr teilt den Link zum Formular. Wer einreicht, braucht kein Konto.
3. Die einreichende Person füllt das Formular aus und schickt es mit „Absenden“ ab.
4. Sie bestätigt ihre E-Mail-Adresse über den Link in der Bestätigungsmail. Erst damit ist der Beitrag verbindlich eingegangen.
5. Über ihren persönlichen Bearbeitungslink ändert sie den Beitrag, solange er in Prüfung ist. Was sie dort sehen und ändern darf, legt ihr in den Einreichungs-Einstellungen in der Karte „Felder im Bearbeitungslink“ fest.

Mehr dazu auf der Seite Einreichungen und Call for Sessions.

Prüfen und entscheiden

Wer: Producer.

1. Unter Einreichungen stehen alle Beiträge in einer Prüfliste. Spalten, Filter und gespeicherte Ansichten stellst du dir selbst zusammen. Neben „Einreichungen“ in der Sidebar steht, wie viele Beiträge noch auf eine Entscheidung warten.
2. Status, Ressort und interne Notizen änderst du direkt in der Liste.
3. Fehlt in Beiträgen etwas, wählst du sie aus und klickst auf „Um Ergänzung bitten“. Jede ausgewählte Einreichung bekommt eine eigene Mail mit ihrem Bearbeitungslink.
4. Passende Beiträge nimmst du mit „Annehmen“ an. Sie stehen danach auf „In Prüfung“: angenommen und bereit für einen Platz im Kalender.
5. Eine Absage verlangt eine Begründung, die als Mail an die einreichende Person geht.
6. Gehören Beiträge zusammen, wählst du sie aus und legst sie mit „Zusammenlegen“ zu einer Gruppe zusammen. Die Einreichenden erfahren davon nichts.

Mehr dazu auf der Seite Einreichungen und Call for Sessions.

Im Kalender einplanen

Wer: Producer.

1. Öffne den Kalender. Im Seitenpanel stehen die Einreichungen. Zieh einen Beitrag auf „In Prüfung“ auf Bühne und Zeit; er steht danach auf „Vorgemerkt“.
2. Für viele Beiträge auf einmal berechnet die „Auto-Zuweisung“ Vorschläge aus den Verfügbarkeiten, die Einreichende angegeben haben. „Übernehmen“ setzt sie in den Kalender.
3. Eine Gruppe ist im Kalender ein einziger Eintrag: Ein Zug setzt alle Mitglieder auf denselben Slot.
4. Mit „Sperren“ fixierst du einen Slot, damit er nicht verschoben und von der Auto-Zuweisung nicht neu verteilt wird.

Mehr dazu auf den Seiten Programm und Kalender und Einreichungen und Call for Sessions.

Ins Programm übernehmen

Wer: Producer. Danach geht der Programmpunkt an den Programm-Organiser.

1. Hat ein Beitrag seinen Slot, klickst du auf der Einreichung auf „Ins Programm übernehmen“ oder wandelst ihn direkt im Kalender um. Personen, Organisationen und Themen wandern mit.
2. Lass das Häkchen zum Einladen gesetzt. Die einreichende Person kommt damit als Programm-Organiser ins Team und landet nach dem Annehmen der Einladung direkt auf ihrem Programmpunkt. Wer schon Mitglied des Events ist, kommt ohne Mail ins Team.
3. Eine Gruppe wird mit „Als ein Programm anlegen“ zu einem einzigen Programmpunkt.
4. Alle Einreichungen mit Kalender-Slot übernimmst du auf einmal mit „Alle übernehmen“ im Seitenpanel des Kalenders. Jede eingeladene Person bekommt dann eine einzige Mail mit all ihren Programmpunkten.
5. Steht eine Person aus der Einreichung schon im Event, verknüpft iveo sie mit dem Programmpunkt, statt sie doppelt anzulegen.

Mehr dazu auf der Seite Einreichungen und Call for Sessions.

Programmpunkt pflegen

Wer: Programm-Organiser. Die Speaker kommen in diesem Schritt dazu.

1. Die eingeladene Person nimmt die Einladung an, über den Knopf in der Mail oder in der Lobby. In der Sidebar steht ihr Programmpunkt unter Mein Programm.
2. Verlangt das Event einen Verhaltenskodex, liest sie ihn bis zum Ende und nimmt ihn an.
3. In Programmdetails pflegt sie Titel, Untertitel, Themen, Beschreibung und das Thumbnail, in der Box Formate das Format.
4. In der Agenda legt sie mit „Agendapunkt hinzufügen“ den Ablauf an, mit Dauer und Speakern.
5. Speaker ordnet sie in der Box Personen mit „Speaker hinzufügen“ zu. Gibt es eine Person noch nicht, legt sie sie aus der Suche an: Mit „Daten selbst eintragen lassen“ genügt eine E-Mail-Adresse, und „Einladen“ schickt die Einladung.
6. Termin und Bühne bleiben beim Producer.

Mehr dazu auf den Seiten Programm-Organiser und Programm und Kalender.

Profil und Präsentation liefern

Wer: Speaker. Was sie liefern, landet beim Programm-Organiser.

1. Eingeladene Speaker nehmen die Einladung an und landen auf Mein Auftritt.
2. Unter Mein Profil pflegen sie Foto, Kurzbio, Position, Sprachen, Social-Media-Links und Organisationen. Dort legen sie auch fest, ob Foto und Kurzbio auf der Event-Website stehen.
3. In der Karte ihres Programms laden sie unter „Präsentation (optional)“ ihre Dateien hoch oder wählen „Ich habe keine Präsentation“.
4. Ist die Frage zur KI-Auswertung offen, beantworten sie sie mit „KI bestätigen“ oder „KI ablehnen“.
5. Die Dateien stehen danach in der Agenda des Programmpunkts, mit Namen und Datum des Uploads.

Mehr dazu auf den Seiten Mein Auftritt für Speaker und Präsentationen hochladen. Den ganzen Weg eines Speakers zeigt die Seite Von der Einladung auf die Bühne.

Auf der Website veröffentlichen

Wer: Producer und Programm-Organiser.

1. Der Producer gestaltet unter Website die Event-Website und veröffentlicht das Event. Vorher lässt sich kein Programmpunkt veröffentlichen.
2. Hat der Producer unter Einstellungen → Veröffentlichung einen Termin gesetzt, veröffentlichen bis dahin nur Producer. Ein Banner auf jeder Programmseite zählt herunter.
3. Danach veröffentlicht der Programm-Organiser seinen Programmpunkt selbst. Der Dialog zeigt ihn so, wie er auf der Website stehen wird, und markiert die Änderungen.
4. Setz Speaker auf „Bestätigt“, sobald sie zugesagt haben. Nur bestätigte Speaker gehen mit dem Programmpunkt online.

Mehr dazu auf den Seiten Die öffentliche Event-Website und Programm und Kalender.

Wo es hängen bleibt

• „Annehmen“ geht nicht. Solange die einreichende Person ihre E-Mail-Adresse nicht bestätigt hat, steht an der Einreichung „Wartet auf E-Mail-Bestätigung“. Ist die Mail verloren, schickst du sie mit „Bestätigungsmail erneut senden“ neu. Der alte Link funktioniert danach nicht mehr.
• Die Auto-Zuweisung lässt Beiträge liegen. Sie verplant nur Beiträge auf „In Prüfung“. Was noch auf „Eingereicht“ steht, listet sie unter „Noch nicht angenommen“; nimm diese Beiträge zuerst an.
• „Ins Programm übernehmen“ ist gesperrt. Die Übernahme braucht einen Kalender-Slot, der Knopf sagt dann „Zuerst einen Kalender-Slot zuweisen“. Auch „Alle übernehmen“ nimmt nur Einreichungen mit Slot mit.
• Ein Gruppenmitglied lässt sich nicht einzeln übernehmen. Eine Gruppe wird nur als Ganzes zum Programmpunkt, und erst, wenn alle Mitglieder vorgemerkt auf demselben Slot liegen.
• Einreichende können ihren Beitrag nicht mehr ändern. Ist er im Kalender vorgemerkt, sagt ihr Bearbeitungslink, dass sie ihn während der Planung nicht selbst bearbeiten können. Änderungen laufen dann über euch, und „Um Ergänzung bitten“ überspringt solche Einreichungen.
• Der Programm-Organiser kann nicht veröffentlichen. Dafür gibt es drei Gründe: Das Event ist noch nicht veröffentlicht, der Veröffentlichungs-Termin ist noch nicht erreicht, oder er hat den Verhaltenskodex noch nicht angenommen.
• Ein Speaker fehlt auf der Website. Er steht am Programmpunkt noch auf „Unbestätigt“. Ist der Programmpunkt schon veröffentlicht, erscheint er nach dem Bestätigen erst mit dem nächsten Veröffentlichen.

Häufige Fragen

Wer sieht die Einreichungen? Nur Producer. Organiser und Programm-Organiser sehen weder die Prüfliste noch den Kalender. Nach der Übernahme sieht die einreichende Person nur ihren eigenen Programmpunkt.

Was bedeutet „In Prüfung“? In iveo heißt „In Prüfung“: angenommen und bereit für einen Platz im Kalender. Mit „Annahme zurücknehmen“ setzt du einen Beitrag zurück auf „Eingereicht“, solange er noch keinen Kalender-Platz hat.

Bekommt die einreichende Person eine Absage mitgeteilt? Ja. Eine Absage verlangt eine Begründung und geht als Mail an die einreichende Person. Hat sie ihre Adresse nie bestätigt, geht keine Mail raus; die Begründung ist dann optional und bleibt intern.

Warum bekommt eine importierte Einreichung keine Einladung? Ein Import verschickt nie von sich aus Mails. Beim Übernehmen ist das Häkchen zum Einladen deshalb ausgeschaltet, und „Alle übernehmen“ lädt importierte Einreichungen nie ein.