Producer

Deine Rolle auf einen Blick

Als Producer verantwortest du ein ganzes Event. Du bist die höchste Rolle auf Kundenseite: Du darfst im Event alles bearbeiten und veröffentlichen, die eigene Domain verbinden, doppelte Einträge zusammenführen und Unter-Events anlegen. Du entscheidest, wer im Team mitarbeitet und mit welcher Rolle.

Die Rolle bekommen meist die Eventleitung, die Projektleitung oder die Produktionsleitung. Ein Event kann mehrere Producer haben.

Wie die Rolle in den Ablauf eines Events passt, zeigt die Seite Producer in iveo mit Grafiken.

So startest du

Producer wirst du auf zwei Wegen: Entweder legst du dein Event selbst an, wie auf der Seite Event anlegen beschrieben, oder ein anderer Producer lädt dich mit dieser Rolle ein.

1. Eine Einladung nimmst du in der Lobby an oder über den Link in der Mail. Erst danach siehst du das Event.
2. Hat das Event einen Verhaltenskodex, liest du ihn beim ersten Aufruf bis zum Ende und nimmst ihn an. Das gilt für jede Rolle, auch für Producer.
3. In der Event-Sidebar siehst du alle Bereiche, unter anderem Bühnen, Programm, Kalender, Personen, Organisationen, Einreichungen, Posteingang und Website. Gäste kommt dazu, sobald du die Gästeverwaltung einschaltest. Über Einstellungen erreichst du Team, Verhaltenskodex, Veröffentlichung und die übrigen Event-Einstellungen.

Was du typischerweise tust

Das Event aufsetzen

1. Lege in der Lobby über „Event anlegen“ Name, Zeitzone, Datumsbereich und Tagesfenster fest.
2. Starte im Setup-Wizard mit einem Import deines Ablaufplans, mit Platzhaltern oder leer.
3. Lege unter Bühnen die Orte an, jeweils mit Farbe und bei Bedarf mit Zoom-Raum und den Hinweisen für Dolmetscher:innen und digitale Teilnehmende.
4. Lege Programmpunkte an und ziehe sie im Kalender per Drag & Drop auf Bühne und Zeit.

Mehr dazu auf den Seiten Event anlegen und Programm und Kalender.

Das Team einladen

1. Unter Einstellungen → Team lädst du Personen per E-Mail ein und vergibst dabei ihre Rolle.
2. Externe Partner weist du am Programmpunkt zu, nicht auf der Seite Team: Über „Team verwalten…“ oben auf der Programmseite holst du sie in das Team dieses einen Programmpunkts. Sie werden Programm-Organiser und sehen nur diesen Punkt.
3. Offene Einladungen sendest du auf der Seite Team erneut oder ziehst sie zurück. Wer nicht mehr dabei ist, archivierst du dort mit „Mitglied archivieren“; die Person verliert sofort den Zugriff.
4. Unter Einstellungen → Verhaltenskodex veröffentlichst du bei Bedarf einen Kodex, den jedes Mitglied annimmt, bevor es das Event sieht.

Mehr dazu auf den Seiten Rollen und Rechte und Verhaltenskodex für dein Event.

Einreichungen prüfen und übernehmen

1. Richte für deinen Call for Sessions das Formular mit eigenen Fragen und einer Einreichungsfrist ein.
2. Sichte, sortiere und bewerte die Eingänge in der Liste unter Einreichungen.
3. Nimm Beiträge an oder sage sie mit Begründung ab.
4. Übernimm angenommene Einreichungen ins Programm. Die einreichende Person lädst du dabei gleich als Programm-Organiser ein; die Option ist vorbelegt.

Mehr dazu auf der Seite Einreichungen und Call for Sessions.

Website und Programm veröffentlichen

1. Gestalte unter Website Template, Branding und Startseite.
2. Setze bei Bedarf unter Einstellungen → Veröffentlichung einen Termin, ab dem Programmpunkte veröffentlicht werden können. Bis dahin veröffentlichen nur Producer.
3. Veröffentliche das Event. Erst danach lassen sich einzelne Programmpunkte, Personen und Organisationen freigeben.
4. Verbinde bei Bedarf eine eigene Domain.

Mehr dazu auf den Seiten Die öffentliche Event-Website, Eigene Domain verbinden und Programm und Kalender.

Gäste und Anmeldung einrichten

1. Schalte in den Gäste-Einstellungen die Gästeverwaltung ein. Erst dann erscheint Gäste in der Sidebar.
2. Lege fest, ob und wie sich Besucher:innen selbst anmelden: Modus, Teilnehmerzahl, Anmeldeschluss, Double-Opt-in und Einwilligungstext.
3. Gib die Gästeliste an einen Guest Manager weiter und teile die öffentliche Anmelde-URL.

Mehr dazu auf der Seite Gäste und Registrierung.

Showtag und Nachbereitung

1. Schalte am Showtag in den Produce-Modus. Dort schaltest du Bühnen live und startest den YouTube-Livestream.
2. Lege die Grafiken für Beamer, Foyer und Stream als Vollbild auf die Bildschirme vor Ort.
3. Lade nach dem Programmpunkt Fotos und Videos in der Karte Media Assets hoch.
4. Soll das Event als Serie weitergehen, startest du in den Event-Einstellungen in der Karte „Serie“ mit „Nächste Ausgabe starten“ die nächste Ausgabe.

Mehr dazu auf den Seiten Produzieren am Showtag und Bildschirme am Veranstaltungsort.

Was du nicht siehst, und wen du fragst

Als Producer siehst du alles in deinem Event. Ein paar Dinge liegen trotzdem nicht bei dir:

• Andere Events. Deine Rolle gilt nur in diesem Event. In einem anderen Event kannst du eine ganz andere Rolle haben.
• Profile mit eigenem iveo-Konto. Ein Profil, das mit dem Konto einer Person verknüpft ist, pflegt die Person selbst. Bearbeiten kannst du es nur, wenn du den Eintrag angelegt oder die Person eingeladen hast.
• Die KI-Einwilligung der Speaker. Du fragst sie an. Hat dir jemand per Mail oder im Gespräch zugestimmt, trägst du das im Popup für die Person ein; eine eigene Entscheidung der Person ändert nur sie selbst. Mehr dazu auf der Seite KI & Transkription.
• Direktnachrichten anderer. Eine Direktnachricht sehen nur die beiden Beteiligten.
• Änderungen im Produce-Modus. Am Showtag sind die Inhalte dort schreibgeschützt. Programmänderungen machst du in der Planung.

Fragen zur App beantwortet das iveo-Team: Im Nachrichten-Fenster unten rechts steht ganz oben „iveo Support“. Brauchst du für eine Rolle einen anderen Zuschnitt, als die Voreinstellung vorsieht, sprich uns an. Rechte lassen sich pro Event anpassen.

Zusammenarbeit mit anderen Rollen

• Programm-Organiser: Du weist ihnen Programmpunkte über das Team des Programmpunkts zu, oder sie kommen beim Übernehmen ihrer Einreichung dazu. Sie pflegen ihre Punkte selbst und veröffentlichen sie, sobald das Event online und ein gesetzter Veröffentlichungs-Termin erreicht ist. Event und Website veröffentlichst du.
• Editor: Du legst Bühnen, Zeitplan und Programmpunkte an. Der Editor pflegt danach Texte, Personen und Organisationen und gibt einzelne Inhalte frei.
• Guest Manager: Du schaltest die Gästeverwaltung ein und richtest die Anmeldung ein. Der Guest Manager pflegt die Gästeliste.
• Director und Operator: Sie übernehmen am Showtag Bühnen, Zeitplan und Ablauf, schalten Bühnen live und steuern den Livestream. Mehr dazu auf der Seite Produzieren am Showtag.
• Moderator: Du fragst die Moderation am Programmpunkt an. Sie sagt auf der Seite Anfragen zu und füllt danach das Moderations-Briefing aus.
• Speaker: Du lädst Speaker ein und fragst ihre KI-Einwilligung an. Sie pflegen ihr Profil und laden ihre Präsentationen auf Mein Auftritt hoch.

In diesen Abläufen

Die Ablauf-Seiten folgen einer Einreichung, einem Programmpunkt oder einem Speaker Schritt für Schritt über alle beteiligten Rollen, mit den Stellen, an denen es typischerweise hängen bleibt.

• Von der Einreichung auf die Website: Du richtest das Formular ein, prüfst und entscheidest, planst im Kalender ein, übernimmst ins Programm und veröffentlichst Event und Website.
• Vom Programmpunkt zum Showtag: Du legst Bühnen, Termin und Team fest, schaltest das Moderations-Briefing ein und bietest Erstgespräche an.
• Von der Einladung auf die Bühne: Du veröffentlichst Event und Website. Bei Bedarf lädst du Speaker selbst ein und bestätigst sie.

Häufige Fragen

Kann ein Event mehrere Producer haben? Ja. Du lädst weitere Personen mit der Rolle Producer ein. Dich selbst und den letzten Producer eines Events kannst du nicht archivieren.

Warum sieht eine eingeladene Person das Event noch nicht? Eine Rolle wirkt erst, wenn die Person die Einladung angenommen hat. Bis dahin sieht sie nichts, auch wenn sie schon in der Liste auf der Seite Team steht. Eine offene Einladung sendest du dort erneut.

Warum kann ein Programm-Organiser nicht veröffentlichen? Dafür gibt es drei Gründe: Das Event selbst ist noch nicht veröffentlicht, der Veröffentlichungs-Termin ist noch nicht erreicht, oder die Person hat den Verhaltenskodex noch nicht angenommen.

Wie entferne ich eine Person aus dem Event? Mitglieder des Teams archivierst du auf der Seite Team; „Wiederherstellen“ holt sie zurück. Personen im Verzeichnis archivierst du ebenfalls, ein endgültiges Löschen gibt es dort nicht. Mehr dazu auf der Seite Personen (Speakers).

Kann ich die Rechte einer Rolle ändern? Die Rechte jeder Rolle sind voreingestellt und lassen sich pro Event anpassen. Sprich uns an, wir gehen das gemeinsam durch. Die Übersicht steht auf der Seite Rollen und Rechte.