Gäste und Registrierung

Der Bereich Gäste ist ein optionales Modul: die Teilnehmer:innen-Liste eines Events, plus (wenn du willst) ein öffentliches Anmeldeformular dafür. Drei Stellen gehören zusammen: die Gästeliste selbst, die Gäste-Einstellungen, in denen du das Modul einschaltest und die Anmeldung konfigurierst, und die öffentliche Anmeldeseite, die deine Besucher:innen sehen. Bevor überhaupt etwas davon sichtbar ist, musst du das Modul aktivieren.

Gäste-Management aktivieren

Das Gäste-Modul ist bei neu angelegten Events standardmäßig aus. Solange es aus ist, taucht der Menüpunkt „Gäste“ in der Event-Sidebar gar nicht auf, und ein direkter Aufruf der Seite schickt dich zurück auf die Event-Startseite. Erreichbar bleibt in diesem Zustand nur ein Reiter in den erweiterten Event-Einstellungen: dort schaltest du das Modul über einen Hauptschalter ein. Erst danach erscheint „Gäste“ in der Sidebar, und der Bereich für die öffentliche Anmeldung wird in denselben Einstellungen sichtbar. Schaltest du das Modul wieder aus, während schon Gäste erfasst sind, fragt dich die Oberfläche vorher noch einmal nach. Die Gäste bleiben dabei gespeichert, sind aber unsichtbar, bis du das Modul erneut aktivierst.

Die Gästeliste

Jeder Gast hat einen Namen, optional Kontaktdaten, eine Teilnahmeart (vor Ort, virtuell oder hybrid) und einen RSVP-Status (ausstehend, bestätigt, abgelehnt oder storniert). Zusätzlich siehst du, woher ein Eintrag stammt (manuell angelegt, eingeladen oder selbst über die öffentliche Anmeldung registriert) und kannst einen Gast optional mit einer Person aus dem Personen-Verzeichnis desselben Events verknüpfen, etwa wenn dieselbe Person auch im Programm spricht. KPI-Kacheln oben fassen die Zahlen zusammen: Gesamtzahl, Aufteilung nach Teilnahmeart, RSVP-Stand. Du kannst die Liste durchsuchen, abgesagte Gäste ausblenden und archivierte Gäste bei Bedarf einblenden. Ein Badge markiert Gäste, deren Anmeldung seit über 24 Stunden unbestätigt ist. Wer die Liste überhaupt sieht und wer darin auch anlegen, bearbeiten oder löschen darf, regelt deine Event-Rolle. Details dazu auf der Seite Rollen und Rechte. Die dedizierte Rolle Guest Manager sieht ausschließlich diesen Bereich, keine anderen Programminhalte.

Gäste einladen

Für jeden Gast in der Liste kannst du eine Einladung per Mail auslösen; alternativ erzeugst du einen eigenständigen Einladungslink zum Kopieren und Weitergeben, etwa für eine Person, die noch nicht in der Liste steht. Beide Wege laufen über Tokens, nicht über einen Account: Wer den Link öffnet, muss sich nicht einloggen.

Öffentliche Anmeldung einrichten

In den Gäste-Einstellungen legst du fest, ob und wie sich Besucher:innen selbst anmelden können: der Modus (nur auf Einladung, offen für alle, oder beides zusammen), eine maximale Teilnehmerzahl, ein Anmeldeschluss, ob eine Bestätigungsmail angeklickt werden muss, bevor eine Anmeldung zählt (Double-Opt-in), die Sprache der Versand-Mails und ein frei editierbarer Einwilligungstext. Zusätzlich wählst du, welche Zusatzfelder das Formular abfragt, etwa Ernährungshinweise, ein Anreisezeitfenster, Position und Organisation oder eine Begleitperson. Sobald die Registrierung aktiv ist, zeigen dir die Einstellungen die öffentliche Anmelde-URL, die du extern teilen kannst.

Was Besucher:innen sehen und was nur euer Team sieht

Das ist der Unterschied, der zählt: Die öffentliche Anmeldeseite ist komplett getrennt von eurer internen Gästeliste. Eine Besucherin, die den Link öffnet, sieht nur ein Formular mit den Feldern, die ihr freigegeben habt, plus euren Einwilligungstext, keine Namen anderer Gäste, keinen RSVP-Status von irgendjemand anderem, keine internen Notizen. Nach dem Absenden bekommt sie, je nach Double-Opt-in-Einstellung, entweder direkt eine Bestätigung oder erst eine Mail zum Bestätigen; über einen darin enthaltenen persönlichen Link kann sie später ihre eigene Anmeldung einsehen und stornieren, auch das wieder ohne Login und ohne Einblick in die Liste der anderen. Auf eurer Seite landet jede so eingegangene Anmeldung als ganz normaler Eintrag in der internen Gästeliste, mit den gleichen Feldern wie ein manuell angelegter Gast, nur eben mit der Quelle „selbst angemeldet“. Ist der Modus auf „nur auf Einladung“ gestellt oder das Anmeldefenster vorbei, zeigt die öffentliche Seite statt des Formulars nur einen entsprechenden Hinweis.

Weil hier personenbezogene Daten von Menschen außerhalb eures Teams erfasst werden, lohnt ein Blick auf Datenschutz und Hosting. Dort steht, wo diese Daten liegen und was ihr bei Rückfragen dazu vorlegen könnt.

Gäste entfernen

Einen Gast aus der aktiven Liste zu nehmen heißt normalerweise: archivieren. Das ist reversibel, die Daten bleiben erhalten und der Gast lässt sich jederzeit wiederherstellen. Für eine endgültige, nicht mehr rückgängig zu machende Löschung, etwa auf eine DSGVO-Anfrage hin, gibt es eine eigene, von der Archivierung getrennte Funktion.