KI & Transkription: Einwilligung und Datenschutz

Aus den Redebeiträgen eines Programmpunkts kann iveo mit KI eine Zusammenfassung, ein bereinigtes Transkript und die wichtigsten Zitate erzeugen. Diese Seite erklärt, warum dafür jede:r Speaker zustimmen muss, wie iveo diese Einwilligung einholt und wo die KI eure Daten verarbeitet.

Warum die Einwilligung wichtig ist

Eine KI-Auswertung arbeitet mit dem, was Menschen auf der Bühne sagen. Die Ergebnisse (Zusammenfassung, bereinigtes Transkript, Zitate) lassen sich einzelnen Personen zuordnen und sind damit personenbezogene Daten. Deshalb holt iveo die Zustimmung jeder einzelnen Person ein, bevor ihre Beiträge namentlich in eine KI-Auswertung einfließen. Ohne Zustimmung fließt ein Beitrag nur ohne Namen ein, ebenso Wortmeldungen aus dem Publikum.

Jede Entscheidung wird mit Zeitpunkt und der Version des Einwilligungstexts gespeichert, dem die Person zugestimmt hat. So könnt ihr als Veranstalter:innen jederzeit nachweisen, wer wann wozu Ja oder Nein gesagt hat.

Wo die KI eure Daten verarbeitet

Die KI-Auswertung nutzt das Modell Claude von Anthropic, aufgerufen über Amazon Web Services (AWS Bedrock):

• Rechenzentrum Frankfurt (Ausgangsregion)
• Nur in der EU
• Keine Übermittlung in die USA
• Kein Training mit euren Daten

Anfragen starten im Rechenzentrum Frankfurt und können innerhalb der EU auf andere AWS-Rechenzentren verteilt werden. Das Gebiet der EU verlassen sie dabei nie. Eure Daten werden nicht genutzt, um KI-Modelle zu trainieren. Die Ergebnisse verwendet iveo ausschließlich für das jeweilige Event.

Wie die Einwilligung eingeholt wird

Anfragen: Organisator:innen und Producer holen die Einwilligung am Programmpunkt ein, in der Karte „Media Assets“ im Reiter „Transkription“. Dort steht, wie viele Speaker zugestimmt haben, und „Einwilligung einholen“ öffnet ein Popup mit allen bestätigten Speakern und ihrem Status. Von dort schickt ihr die Anfrage, erinnert einzeln mit „Erinnern“ oder schreibt allen Offenen auf einmal. Eine erneute Anfrage an dieselbe Person ist frühestens nach 24 Stunden möglich.

Zustimmung im Namen einer Person: Hat euch jemand die Zustimmung per Mail oder im Gespräch gegeben, tragt ihr sie im selben Popup für die Person ein und bestätigt das mit einem Häkchen. Die Person bekommt eine kurze Info-Mail mit einem Link, um ihre Entscheidung zu ändern, und sieht unter „Meine Einstellungen › Datenschutz“, wer die Zustimmung wann erteilt hat. Eine so erteilte Zustimmung könnt ihr zurücknehmen; eine eigene Entscheidung der Person ändert nur sie selbst.

Antworten: Speaker bekommen eine Mail von iveo; Antworten auf diese Mail gehen direkt ans Event-Team. Über den Link in der Mail stimmen sie zu oder lehnen ab, ohne Login. Platzhalter-Adressen werden nie angeschrieben.

Weitere Wege: Auch die Einladung zu iveo enthält einen Abschnitt zur KI-Auswertung, und beim ersten Besuch in iveo erscheint ein Pop-up mit derselben Frage.

Status und Änderungen: Den Stand seht ihr im Reiter „Transkription“ des Programmpunkts. Speaker beantworten die Frage dort auch direkt mit Ja oder Nein und können ihre Entscheidung jederzeit unter „Meine Einstellungen › Datenschutz“ ändern.

Die Entscheidung gilt je Event, für alle Programme der Person in diesem Event. Die KI-Auswertung eines Programmpunkts schaltet ihr mit „KI-Nutzung aktivieren“ frei, sobald mindestens eine Person zugestimmt hat; haben alle bestätigten Speaker zugestimmt, passiert das automatisch. Mit „Für dieses Programm keine KI nutzen“ bleibt ein Programmpunkt ganz ohne KI-Auswertung.

Wer was sieht

• Organisator:innen und Producer eines Programms sehen den Einwilligungsstatus der Speaker dieses Programms.
• Director und Moderation sehen den Stand nur lesend.
• Speaker sehen nur ihren eigenen Status.

Ablehnen und Widerruf

Aus dem Original-Transkript entstehen drei KI-Versionen: „Zusammenfassung“, „Bereinigt“ und „Beste Zitate“, jede als KI-Text gekennzeichnet. Wer zugestimmt hat, wird darin namentlich genannt; wer ablehnt oder die Zustimmung später zurückzieht, bleibt ohne Namen enthalten. Nach einem Widerruf erstellt iveo die Version neu. Das Original-Transkript bleibt davon unberührt.

DSGVO: Auskunft und Links in Mails

• Auskunft: Die eigenen Einwilligungen sind Teil des Selbstbedienungs-Exports in iveo, beschrieben auf der Seite Datenschutz und Hosting.
• Links in Mails sind 90 Tage gültig. iveo speichert sie nur verschlüsselt, als Prüfsumme, und löscht sie danach.

Aufnahme & Transkription (kommt bald)

Die Aufnahme und Transkription von Programmpunkten ist in Vorbereitung und noch nicht verfügbar. Geplant ist, dass die Transkription lokal auf dem Regie-Mac mit dem Spracherkennungsmodell Whisper läuft und Transkript und Aufnahmen erst danach zu iveo nach Frankfurt hochgeladen werden. Sobald es so weit ist, ergänzen wir diese Seite.

Fragen zur KI-Auswertung oder zur Einwilligung? Schreibt uns an hello@my-iveo.de.