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Wer wird zum Erstgespräch eingeladen?
Wer die Kalendereinladung zum Erstgespräch mit der Moderation bekommt, wie du weitere Personen dazuholst und was bei Änderungen passiert.
Sobald ein Slot für das Erstgespräch mit der Moderation gebucht ist, verschickt iveo automatisch eine Kalendereinladung. Sie geht an diese Personen:
- Die Person, die den Slot gebucht hat, an die E-Mail-Adresse ihres iveo-Kontos.
- Die Moderation des Programmpunkts, an die Adresse, die beim Speaker hinterlegt ist. Ist dort keine Adresse eingetragen, bekommt die Moderation keine Mail. Der Termin bleibt trotzdem gebucht.
- Alle Briefing-Ansprechpartner:innen des Programmpunkts, sofern eine E-Mail-Adresse eingetragen ist.
Jede Adresse bekommt die Einladung nur einmal, auch wenn eine Person mehrere dieser Rollen hat.
Wer bekommt keine Einladung?
Weitere Mitglieder des Programm-Teams, also auch andere Programm-Organiser, werden nicht automatisch eingeladen. Eingeladen wird nur, wer gebucht hat oder als Briefing-Ansprechpartner:in eingetragen ist.
So holst du weitere Personen dazu: Trag sie im Briefing des Programmpunkts als Briefing-Ansprechpartner:in ein, mit E-Mail-Adresse. Ist der Termin schon gebucht, schicken Producer oder Moderator die Einladungen danach erneut (siehe unten).
Wann kann gebucht werden?
Ein Slot lässt sich erst buchen, wenn ein Producer die Buchung mit „Buchung offen“ freigegeben und die Moderation ihre Anfrage zugesagt hat. Vorher siehst du die Slots nur zur Orientierung. Außerdem braucht der Programmpunkt eine Briefing-Ansprechpartner:in mit E-Mail-Adresse; fehlt sie noch, wählst du sie beim Buchen aus. Gebucht wird ein Erstgespräch pro Programmpunkt. Wie Briefing und Buchung im Einzelnen laufen, steht auf der Seite Programm und Kalender.
Wie sieht die Einladung aus?
- Alle Beteiligten bekommen denselben Kalendertermin, mit Titel, Event und Meeting-Link. Annehmen und Absagen funktioniert wie bei jeder normalen Kalendereinladung.
- Absender ist das E-Mail-Postfach des Events, falls eines verbunden ist, sonst die iveo-Benachrichtigungsadresse.
- Hat das Event-Team am Event-Postfach „Kalender verbinden“ gewählt, legt Google den Termin im Kalender des Postfachs an und lädt die Gäste selbst ein. Dann kommt die Einladung direkt von Google und nicht zusätzlich als Mail von iveo. Mehr dazu auf der Seite Posteingang und Rundmails.
- Auf der Karte „Erstgespräch“ kannst du den Termin außerdem jederzeit über „Zum Kalender hinzufügen“ herunterladen.
Was passiert bei Änderungen?
- Termin freigegeben: Gibt jemand aus dem Team den Termin mit „Termin freigeben“ wieder frei, bekommen alle Eingeladenen eine Absage, und der Termin verschwindet aus ihren Kalendern.
- Moderation sagt ab: Die Buchung wird aufgehoben, alle Eingeladenen bekommen ebenfalls eine Absage.
- Einladungen erneut senden: In den Einstellungen unter Moderations-Briefing schicken Producer und Personen mit der Rolle Moderator unter „Belegung“ mit „Einladungen erneut senden“ allen anstehenden Buchungen die Einladung noch einmal. Der bestehende Kalendertermin wird dabei aktualisiert, nicht verdoppelt. Neu eingetragene Ansprechpartner:innen bekommen den Termin so nachträglich.
Läuft der Termin über Google, sagt Google ihn bei einer Absage auch ab. Den Grund der Absage schickt iveo trotzdem als eigene Mail.
Datenschutz
Die Adressen werden nur für diesen Termin genutzt. Wer keine Adresse hinterlegt hat, wird nicht angeschrieben. Weil alle denselben Termin bekommen, sehen die Eingeladenen die Gästeliste mit den Adressen der anderen; so könnt ihr euch untereinander abstimmen.