Moderator

Deine Rolle auf einen Blick

Als Moderator führst du durch Programmpunkte eines Events. In iveo bereitest du dich darauf vor: Du sagst Moderationsanfragen zu oder ab, füllst für jeden Programmpunkt, den du moderierst, das Moderations-Briefing aus und klärst Rückfragen mit dem Programm-Team direkt am Formular. Am Showtag liest du im Produce-Modus mit.

Programmpunkte, Personen und Agenda liest du, ändern kannst du sie nicht. Die Inhalte pflegt das Programm-Team.

Die Rolle passt zu Moderator:innen, Hosts und Session-Chairs. Einen Überblick mit Grafiken zum Ablauf findest du auf der Seite Moderator in iveo.

So startest du

1. Ein Producer lädt dich mit der Rolle Moderator ein. Nimm die Einladung in der Lobby an oder über den Link in der Mail. Vorher siehst du nichts vom Event.
2. Verlangt das Event einen Verhaltenskodex, liest du ihn bis zum Ende und nimmst ihn an.
3. In der Sidebar findest du Programm, Anfragen und Personen. Programmpunkte und Personen liest du, auf Anfragen antwortest du.
4. Oben in der Sidebar schaltest du zwischen Plan und Produce um. Den Produce-Modus brauchst du am Showtag.

Was du typischerweise tust

Moderationsanfragen beantworten

1. Fragt dich ein Producer oder ein Programm-Organiser für einen Programmpunkt an, bekommst du eine E-Mail (auf Englisch) und in iveo eine Benachrichtigung.
2. Öffne unter Programm die Seite Anfragen. Sie listet offene, zugesagte und abgesagte Anfragen mit Antwortdatum und der Begründung der Anfrage. „Nach Status filtern“ grenzt auf „Offen“, „Zugesagt“ oder „Abgesagt“ ein.
3. Antworte mit „Zusagen“ oder „Absagen“. Zur Absage kannst du eine Notiz schreiben; sie geht als Begründung an das Team.
4. Das Programm-Team bekommt deine Antwort per E-Mail, du stehst in Kopie. Bei einer Zusage stehen darin die freien Termine fürs Erstgespräch, sofern die Buchung offen ist.

In deiner Rolle zeigt die Seite Anfragen alle Moderationsanfragen des Events, nicht nur deine eigenen. Offene Anfragen kannst du dort auch im Namen der angefragten Person zu- oder absagen. Mehr dazu auf der Seite Programm und Kalender.

Das Moderations-Briefing ausfüllen

1. Öffne unter Programm den Programmpunkt, den du moderierst. Ist das Briefing im Event eingeschaltet, führt die Briefing-Karte zum Formular.
2. Über dem Formular stehen „Zu diesem Programmpunkt“ mit Speakern, Organisationen und Zeitzone, „Kontakt zur Moderation“ und die „Briefing-Ansprechpartner:in“.
3. Füll nach deiner Zusage die Abschnitte aus und zieh in der „Reihenfolge auf der Bühne“ die Personen in ihre Sitzordnung, von links nach rechts aus Sicht des Publikums. Hat ein Producer ein Bühnenbild hochgeladen, steht es daneben.
4. Abschicken kannst du das Briefing nicht. „Briefing abschicken“ klicken Producer und die Organiser des Programmpunkts. Jedes Abschicken speichert eine Version (V1, V2, …), und du erfährst es per Glocke und E-Mail.
5. Ein abgeschicktes Briefing öffnest du bei Bedarf mit „Wieder freigeben“; erneutes Abschicken ergibt eine neue Version. Ändert sich das Programm danach, zeigt das Briefing einen Hinweis.

Mehr dazu auf der Seite Programm und Kalender.

Rückfragen per Kommentar klären

1. Rückfragen klärt ihr per Kommentar direkt an der jeweiligen Box statt per E-Mail.
2. Neue Kommentare melden sich bei den Beteiligten per Glocke und E-Mail.
3. Ist eine Rückfrage geklärt, hakst du den Faden mit „Erledigt“ ab. Eine neue Antwort öffnet ihn wieder.
4. Der „Kommentarverlauf“ über dem Briefing listet alle Fäden der Reihe nach, auch die erledigten.

Kommentieren geht auch nach der Frist. Mehr dazu auf der Seite Programm und Kalender.

Frist und Erstgespräch

1. Bis zur Frist zählt oben im Briefing ein Banner herunter. Danach ist das Formular für Organiser schreibgeschützt. Producer und du könnt weiter bearbeiten und ein abgeschicktes Briefing mit „Wieder freigeben“ öffnen.
2. Erstgespräche bietet ein Producer unter Einstellungen → Moderations-Briefing an. Auch du erreichst diese Einstellungen.
3. Organiser buchen auf der Briefing-Seite ihres Programmpunkts einen freien Slot, sobald du zugesagt hast. Je Programmpunkt gibt es ein Gespräch.
4. Jede Buchung geht als Kalendereinladung an dich, die buchende Person und die Briefing-Ansprechpartner:innen. Du nimmst den Termin in deinem Kalender an. Wer gebucht hat, siehst du unter „Belegung“.

Mehr dazu auf der Seite Programm und Kalender.

Am Showtag

1. Schalte oben in der Sidebar auf Produce. In Live siehst du je Bühne, was läuft und was als Nächstes kommt: die Running-Order mit Foto, Rolle und vorgesehener Redezeit, die Agendapunkte und die Notizen für die Regie.
2. Director zeigt den Tag über alle Bühnen.
3. Telefonnummern von Speakern siehst du, sofern hinterlegt, etwa als Anruf-Link in der Ansicht Live.
4. Die YouTube-Steuerung siehst du nur zum Lesen.
5. Den Knopf „Go Live“ siehst du ebenfalls. Meist schaltet die Regie; sprecht vorher ab, wer ihn drückt.

Mehr dazu auf der Seite Produzieren am Showtag.

Was du nicht siehst, und wen du fragst

Du bereitest Moderationen vor und begleitest den Showtag. Was Programm und Planung betrifft, liegt bei anderen:

• Inhalte ändern. Programmpunkte, Personen und Agenda liest du nur. Änderungen macht der Programm-Organiser des Programmpunkts oder ein Producer.
• Bühnen, Einreichungen, Organisationen und die Gästeliste gehören nicht zu deiner Rolle.
• E-Mail-Adressen von Speakern sieht nur der Producer.
• Videos und Livestream pflegt der Producer. Fotos und Videos am Programmpunkt siehst du und lädst sie herunter.
• Die KI-Einwilligung fragen Producer und Organiser an. Du siehst nur den Stand.
• Website, Veröffentlichen, Team, Posteingang und KI-Assistent liegen beim Producer.

Für Fragen zu einem Programmpunkt ist die Briefing-Ansprechpartner:in oder der Programm-Organiser zuständig, für alles andere ein Producer des Events. Fragen zur App beantwortet das iveo-Team über „iveo Support“ im Nachrichten-Fenster. Diese Seite beschreibt die Voreinstellung der Rolle; euer Event kann die Rechte anders zuschneiden lassen. Die Übersicht steht auf der Seite Rollen und Rechte.

Zusammenarbeit mit anderen Rollen

• Producer: Er schaltet das Moderations-Briefing im Event ein, legt die Frist fest und bietet Erstgespräche an. Er fragt dich an oder lädt dich ein. Nach der Frist öffnet ihr beide ein Briefing bei Bedarf wieder.
• Programm-Organiser: Er fragt dich mit Begründung an, wählt die Briefing-Ansprechpartner:in und bucht nach deiner Zusage das Erstgespräch. Das Briefing, das du ausgefüllt hast, schickt er ab; Rückfragen klärt ihr per Kommentar.
• Editor: Er sieht das Briefing, kommentiert und ändert es aber nicht.
• Speaker: Sie stehen im Briefing unter „Zu diesem Programmpunkt“, und in der Reihenfolge auf der Bühne legst du fest, wer wo sitzt. Ihre Telefonnummern siehst du, sofern hinterlegt.
• Director und Operator: Sie fahren am Showtag die Regie. Ihr seht dieselben Ansichten in Live und Director; klärt vorab, wer „Go Live“ drückt.

In diesen Abläufen

Die Ablauf-Seiten folgen einer Einreichung, einem Programmpunkt oder einem Speaker Schritt für Schritt über alle beteiligten Rollen, mit den Stellen, an denen es typischerweise hängen bleibt.

• Vom Programmpunkt zum Showtag: Du sagst die Anfrage zu, füllst das Briefing aus und klärst Rückfragen per Kommentar.

Häufige Fragen

Ich bin im Event als Speaker eingeladen und soll moderieren. Gilt diese Seite für mich? Zum Teil. Du findest Anfragen und Briefing in der Sidebar unter Anfragen und, nach deiner Zusage, unter Meine Briefings. Auf Anfragen siehst du nur deine eigenen Anfragen, und nach der Frist ist das Briefing für dich schreibgeschützt. Den Produce-Modus hat die Rolle Speaker nicht. Mehr dazu auf der Seite Speaker.

Ich sehe an meinem Programmpunkt keine Briefing-Karte. Die Karte erscheint erst, wenn ein Producer das Briefing für das Event eingeschaltet hat und am Programmpunkt eine Person mit Briefing-Pflicht steht. Sprich in dem Fall einen Producer an.

Kann ich das Briefing nach der Frist noch ändern? Ja. Nach der Frist ist das Formular für Organiser schreibgeschützt; Producer und du könnt weiter bearbeiten und ein abgeschicktes Briefing mit „Wieder freigeben“ öffnen. Kommentieren geht für alle Beteiligten weiter.

Wo sehe ich, ob ich schon zugesagt habe? Auf der Seite Anfragen. Mit „Nach Status filtern“ zeigst du nur offene, zugesagte oder abgesagte Anfragen, jeweils mit dem Datum der Antwort.

Was passiert mit dem Erstgespräch, wenn ich einen Programmpunkt absage? Sagst du den Programmpunkt ab, geht an alle, die den Termin bekommen hatten, eine Absage. Dasselbe passiert, wenn jemand den gebuchten Termin wieder freigibt.