Guest Manager

Deine Rolle auf einen Blick

Als Guest Manager kümmerst du dich um die Gäste eines Events: wer kommt, ob vor Ort, virtuell oder hybrid, wer zugesagt und wer abgesagt hat. In iveo arbeitest du dafür ausschließlich im Bereich Gäste. Programm, Personen und Organisationen gehören nicht zu deiner Rolle.

Wichtig vorab: Die Gästeliste gibt es nur, wenn die Gästeverwaltung für euer Event eingeschaltet ist. Das macht ein Producer. Vorher erscheint Gäste gar nicht in der Sidebar.

Die Rolle passt zu allen, die sich um Teilnehmer:innen kümmern, etwa das Gästemanagement, die Teilnehmerbetreuung oder das Team am Empfang. Einen Überblick mit Grafiken zum Ablauf findest du auf der Seite Guest Manager in iveo.

So startest du

1. Ein Producer lädt dich mit der Rolle Guest Manager ein. Nimm die Einladung in der Lobby an oder über den Link in der Mail. Vorher siehst du nichts vom Event.
2. Verlangt das Event einen Verhaltenskodex, liest du ihn bis zum Ende und nimmst ihn an.
3. In der Event-Sidebar öffnest du Gäste. Fehlt der Eintrag, ist die Gästeverwaltung noch ausgeschaltet; ein direkter Aufruf der Seite führt dann zurück auf die Startseite des Events. Sag in dem Fall einem Producer Bescheid.

Was du typischerweise tust

Gäste anlegen und pflegen

1. Lege unter Gäste einen neuen Gast an: Name, bei Bedarf Kontaktdaten, dazu die Teilnahmeart (vor Ort, virtuell oder hybrid).
2. Halte den RSVP-Status aktuell: ausstehend, bestätigt, abgelehnt oder storniert.
3. Behalte die Zahlen in den Kacheln oben im Blick: Gesamtzahl, Aufteilung nach Teilnahmeart und RSVP-Stand.
4. Durchsuche die Liste, blende abgesagte Gäste aus und archivierte bei Bedarf ein.

Mehr dazu auf der Seite Gäste und Registrierung.

Gäste einladen

1. Für einen Gast in der Liste löst du eine Einladung per Mail aus.
2. Für jemanden, der noch nicht in der Liste steht, erzeugst du einen Einladungslink zum Kopieren und Weitergeben.
3. Gäste brauchen dafür kein iveo-Konto. Wer den Link öffnet, muss sich nicht einloggen.

Mehr dazu auf der Seite Gäste und Registrierung.

Anmeldungen im Blick behalten

1. Hat ein Producer die öffentliche Anmeldung eingerichtet, landet jede Anmeldung als normaler Eintrag in deiner Liste, mit der Quelle „selbst angemeldet“.
2. Ein Badge markiert Gäste, deren Anmeldung seit über 24 Stunden unbestätigt ist. Meist wurde die Bestätigungsmail noch nicht angeklickt.
3. Gäste können ihre Anmeldung über ihren persönlichen Link selbst einsehen und stornieren. Den neuen Stand siehst du in der Liste.
4. Am Veranstaltungstag arbeitest du mit derselben Liste weiter, etwa wenn kurzfristig Zu- oder Absagen kommen.

Mehr dazu auf der Seite Gäste und Registrierung.

Gäste archivieren

1. Einen Gast nimmst du aus der aktiven Liste, indem du ihn archivierst. Die Daten bleiben erhalten.
2. Blende archivierte Gäste bei Bedarf ein und stelle einen Gast wieder her.
3. Eine endgültige Löschung, etwa auf eine DSGVO-Anfrage hin, ist eine eigene Funktion. Sie liegt beim Producer.

Mehr dazu auf der Seite Gäste und Registrierung.

Was du nicht siehst, und wen du fragst

Deine Rolle umfasst die Gästeliste und nichts darüber hinaus:

• Programm, Personen, Organisationen und Einreichungen sind für dich nicht freigegeben.
• Die Gäste-Einstellungen öffnet ein Producer. Dort schaltet er die Gästeverwaltung ein und richtet die öffentliche Anmeldung ein: Modus, maximale Teilnehmerzahl, Anmeldeschluss, Double-Opt-in, Sprache der Mails, Einwilligungstext und Zusatzfelder. Dort steht auch die öffentliche Anmelde-URL.
• Endgültiges Löschen eines Gastes übernimmt ein Producer.
• Rundmails an alle Registrierten verschickt ein Producer über den Posteingang des Events.
• Team, Website und Produce-Modus gehören nicht zu deiner Rolle.

Für all das ist ein Producer des Events dein Ansprechpartner. Fragen zur App beantwortet das iveo-Team über „iveo Support“ im Nachrichten-Fenster. Diese Seite beschreibt die Voreinstellung der Rolle; euer Event kann die Rechte anders zuschneiden lassen. Die Übersicht steht auf der Seite Rollen und Rechte.

Zusammenarbeit mit anderen Rollen

• Producer: Er schaltet die Gästeverwaltung ein, richtet die Anmeldung ein und gibt dir die öffentliche Anmelde-URL. Rundmails an Registrierte und endgültige Löschungen laufen über ihn.
• Editor: Er kann die Gästeliste ebenfalls pflegen. Sprecht ab, wer was übernimmt.
• Director und Operator: Sie sehen die Gästeliste, ändern sie aber nicht.

Häufige Fragen

Ich sehe „Gäste“ nicht in der Sidebar. Was jetzt? Die Gästeverwaltung ist für euer Event noch ausgeschaltet. Ein Producer schaltet sie in den Gäste-Einstellungen ein, danach erscheint der Eintrag.

Ein Gast ist aus der Liste verschwunden. Wo ist er? Meist ist er archiviert oder hat abgesagt. Blende archivierte Gäste ein oder zeige abgesagte wieder an.

Eine Anmeldung steht seit Tagen auf ausstehend. Warum? Ist Double-Opt-in eingeschaltet, zählt eine Anmeldung erst, wenn die Person den Link in der Bestätigungsmail angeklickt hat. Nach 24 Stunden markiert ein Badge solche Einträge.

Wo finde ich den Link zur öffentlichen Anmeldung? Die Anmelde-URL steht in den Gäste-Einstellungen, sobald die Registrierung aktiv ist. Die öffnet ein Producer und gibt dir den Link weiter. Ist der Modus auf „nur auf Einladung“ gestellt oder der Anmeldeschluss vorbei, zeigt die Seite statt des Formulars nur einen Hinweis.

Was passiert, wenn die Gästeverwaltung wieder ausgeschaltet wird? Die Gäste bleiben gespeichert, sind aber unsichtbar, bis ein Producer die Gästeverwaltung wieder einschaltet.