Guest Manager
Du kümmerst dich um alle Gäste deines Events, von der Einladung bis zur Zu- oder Absage.
- Gästemanagement
- Teilnehmerbetreuung
- Empfang
Als Guest Manager hast du eine klare Aufgabe: Du weißt, wer kommt, ob vor Ort, virtuell oder hybrid, und wer zu- oder abgesagt hat.
Die Gästeliste gibt es, wenn ein Producer die Gästeverwaltung für das Event eingeschaltet hat. Vorher erscheint sie gar nicht in der Sidebar.
Wofür die Rolle da ist
Verantwortlich für
Die Gästeliste, sobald ein Producer die Gästeverwaltung eingeschaltet hat.
Kann
Gäste anlegen, einladen, Zu- und Absagen pflegen und Einträge archivieren.
Sieht nicht
Programm, Personen, Organisationen und Einreichungen.
Aktiv in den Phasen
- Vorbereiten
- Showtag
Wo die Rolle im Ablauf steht
Von der Planung bis zur Nachbereitung: hervorgehoben sind die Phasen, in denen die Rolle aktiv ist.
- Planen
- Producer
- Vorbereiten
- Producer
- Programm-Organiser
- Editor
- Guest Managerbekommt von Producerbekommt von Editor
- Operator
- Director
- Moderator
- Speaker
- Veröffentlichen
- Producer
- Programm-Organiser
- Editor
- Showtag
- Producer
- Guest Manager
- Operator
- Director
- Moderator
- Speaker
- Nachbereitung
- Producer
- Operator
- Director
Ein typischer Ablauf
- Gast anlegen
Du trägst Name, Kontaktdaten und Teilnahmeart ein.
- Gast einladen
Du löst die Einladung per Mail aus oder kopierst einen Einladungslink. Der Gast braucht kein Konto.
- Zusage festhalten
Du hältst den RSVP-Status aktuell, auch kurzfristig am Veranstaltungstag.
- Anmeldungen prüfen
Ein Badge zeigt dir Anmeldungen, die seit über 24 Stunden unbestätigt sind.
Was die Rolle kann und was nicht
Kann
- Gäste mit Teilnahmeart anlegen: vor Ort, virtuell oder hybrid
- RSVP-Status pflegen: ausstehend, bestätigt, abgelehnt oder storniert
- Gäste per Mail oder Einladungslink einladen, ganz ohne iveo-Konto
- Anmeldungen über die öffentliche Anmeldeseite im Blick behalten
- Gäste archivieren und wiederherstellen
- Am Veranstaltungstag mit derselben Liste weiterarbeiten
Kann nicht
- Die Gästeverwaltung einschalten und die öffentliche Anmeldung einrichten. Das macht ein Producer.
- Gäste endgültig löschen und Rundmails an alle Registrierten verschicken.
- Programm, Personen, Organisationen, Team, Website und Produce-Modus sehen.
Zusammenarbeit mit anderen Rollen
Du hast diese Rolle schon?
In der Anleitung findest du, was die Rolle im Detail darf und wie du mit ihr arbeitest.
Stell dein Team in iveo zusammen
Leg dein Event an, lade dein Team ein und gib jeder Person die Rolle, die zu ihrer Aufgabe passt.