So funktioniert iveo
iveo ist die Plattform, auf der dein Team ein Event plant, produziert und veröffentlicht. Diese Seiten erklären, wie das zusammenhängt, und beantworten die Fragen, die uns am häufigsten erreichen.
Der Weg durch ein Event
- Event anlegen und Team einladen (Erste Schritte). Jede Person bekommt eine Rolle, die bestimmt, was sie sehen und ändern darf, vom vollen Zugriff bis zur Betreuung eines einzelnen Programmpunkts.
- Beiträge einsammeln und Programm bauen(Planen). Über einen Call for Sessions reichen Partner und Externe ihre Vorschläge über ein öffentliches Formular ein, ihr bewertet sie im Team und überführt die angenommenen ins Programm. Bühnen, Zeitplan, Personen und Organisationen liegen dabei an einem Ort, eine gemeinsame Quelle statt Tabellen, die auseinanderlaufen.
- Veröffentlichen. Ein kuratierter Ausschnitt geht auf eure öffentliche Event-Website, wahlweise unter eurer eigenen Domain. Veröffentlicht wird nur, was ihr ausdrücklich freigebt.
- Produzieren. Am Showtag schaltet ihr Bühnen live, die Regie sieht den Ablauf mitlaufen, und Beamer, Foyer und Stream bekommen ihre Grafiken aus denselben Daten, die ihr geplant habt.
Suche
Innerhalb der App springst du mit ⌘K (bzw. Strg+Kunter Windows/Linux) über eine Befehlspalette direkt zu einem Event oder einer Seite. Im Event-Kontext erreichst du damit auch Inhalte wie Programmpunkte, Bühnen, Personen und Organisationen. Eure öffentliche Event-Website hat eine eigene Suche für Besucher:innen, mit der sie Programm, Sprecher:innen und Partner finden, inklusive Filter nach Tag, Format und Thema.
Die Kapitel
Erste Schritte
Event anlegen
Von der Lobby über den Event-Wizard bis zur eigenen Organisation. So legst du dein erstes Event an und richtest bei Bedarf eine Organisation ein.
Verhaltenskodex für dein Event
Einen Verhaltenskodex hinterlegen, den jedes Mitglied annimmt, bevor es das Event sieht, mit Nachweis je Person und Version, Erinnerungen und CSV-Export.
Meine Einstellungen
Profil, Erscheinungsbild, Zeitzone und Sprache, Passwort, Benachrichtigungen und API-Zugang einstellen, dazu dein Konto mit Rollen und Datenschutz.
Rollen
Rollen und Rechte
Wer in einem Event was sehen, bearbeiten und veröffentlichen darf, und wie du externe Partner beteiligst, ohne ihnen alles zu öffnen.
Producer
Was du als Producer in iveo verantwortest, wie du startest, welche Aufgaben typisch sind und wie du mit den anderen Rollen zusammenarbeitest.
Programm-Organiser
Für Organiser und Programm-Organiser, die dieselben Rechte haben: wie du deine Programmpunkte pflegst und veröffentlichst und mit wem du zusammenarbeitest.
Editor
Was du als Editor in iveo pflegst, wie du einzelne Inhalte veröffentlichst und wann du den Producer brauchst.
Guest Manager
Was du als Guest Manager in iveo tust, von der Gästeliste über Einladungen bis zu den Anmeldungen, und was vorher eingeschaltet sein muss.
Operator
Was du als Operator am Showtag tust, vom Live-Schalten der Bühnen über Timing und Livestream bis zu den Bildschirmen, und wen du bei Programmänderungen fragst.
Director
Was du als Director in iveo am Showtag tust, vom Tagesablauf über alle Bühnen bis zu Live-Schaltung und Livestream, und was du lesen, aber nicht ändern kannst.
Moderator
Was du als Moderator in iveo tust, von der Moderationsanfrage über Briefing und Erstgespräch bis zum Showtag, und was du nur lesen kannst.
Speaker
Dein Weg als Speaker in iveo, von der Einladung über Profil, Präsentation und KI-Frage bis zum Auftritt, mit der passenden Hilfeseite für jeden Schritt.
Abläufe
Von der Einreichung auf die Website
Wie ein Beitrag aus eurem Call for Sessions vom Formular über Prüfung und Kalender auf die Event-Website kommt, wer wann handelt und wo es hängen bleibt.
Vom Programmpunkt zum Showtag
Wie ein Programmpunkt in iveo von Bühne und Team über Ablauf und Briefing live geht und nachbereitet wird, wer wann handelt und wo es hängen bleibt.
Von der Einladung auf die Bühne
Wie ein Speaker in iveo von der Einladung über Profil und Präsentation auf Event-Website und Bühne kommt, wer wann handelt und wo es hängen bleibt.
Planen
Programm und Kalender
Bühnen anlegen, Programmpunkte pflegen und im Kalender verplanen, plus die Programmseite mit Countdown, Formaten, Agenda und Materialien.
Wer wird zum Erstgespräch eingeladen?
Wer die Kalendereinladung zum Erstgespräch mit der Moderation bekommt, wie du weitere Personen dazuholst und was bei Änderungen passiert.
Kalender als PDF exportieren
Den Kalender eines Events als druckfertiges PDF erstellen, mit Wochenseiten, VIP-Seite und allen Programmpunkten samt Speakern und Kontakten vor Ort.
Personen (Speakers)
Sprecher:innen, Moderator:innen und alle anderen Personen deines Events anlegen, pflegen und veröffentlichen, plus was mit doppelten Einträgen passiert.
Einreichungen und Call for Sessions
Wie du Beiträge öffentlich einsammelst, im Team bewertest und in Programmpunkte überführst, ohne Formular-Tool, Tabelle und Postfach nebeneinander.
Gäste und Registrierung
Die Gästeliste pflegen, das Modul freischalten und ein öffentliches Anmeldeformular betreiben, plus was Besucher:innen davon sehen und was nur euer Team sieht.
Veröffentlichen
Produzieren
Produzieren am Showtag
Wenn das Event läuft: Bühnen live schalten, die Regie mitlaufen lassen und Grafiken für Beamer, Foyer und Stream bespielen, aus denselben Daten wie die Planung.
Bildschirme am Veranstaltungsort
Fernseher, Beamer und Stelen vor Ort mit iveo bespielen: was die Vollbild-Grafiken zeigen, was ihr dafür braucht und wie ihr sie vor dem Showtag einrichtet.
Zusammenarbeiten
Posteingang und Rundmails
Ein Google-Workspace-Postfach pro Event verbinden, Konversationen im Team abarbeiten und Rundmails an Gruppen verschicken, mit Vorlagen.
Nachrichten und Chat
Personen aus deinen Events direkt anschreiben, Dateien anhängen und das iveo-Team über den Support erreichen, alles im Nachrichten-Fenster unten rechts.
Hinweise und Sammel-Nachrichten
Popups mit Lesebestätigung an die Rollen deines Events schicken, auch mit Bild oder Video, und eine persönliche Chat-Nachricht an viele auf einmal senden.
Mein Auftritt für Speaker
Deine Startseite als Speaker in einem Event, mit allem, was du vor deinem Auftritt erledigen solltest, und allem, was du dafür wissen musst.
Dein Speaker-Profil
Was du als Speaker unter „Mein Profil“ pflegst, was davon auf der Event-Website erscheint und wann.
Präsentationen hochladen
Wie du als Speaker Folien, Videos und andere Dateien hochlädst, welche Dateien erlaubt sind und was du tust, wenn du keine Präsentation hast.
IT & Datenschutz
Datenschutz und Hosting
Wo eure Daten liegen, welche Dienstleister beteiligt sind und was ihr für eine Vergabe oder Prüfung von uns bekommt.
KI & Transkription: Einwilligung und Datenschutz
Warum iveo vor jeder KI-Auswertung die Einwilligung der Speaker einholt, wie das abläuft und wo die KI eure Daten verarbeitet.