Hinweise und Sammel-Nachrichten

Kurz vor dem Event ändert sich der Einlass, oder alle Organiser sollen ein Erklärvideo sehen, bevor sie ihre Programmpunkte füllen. Für solche Fälle hat iveo zwei Wege, viele Personen deines Events auf einmal zu erreichen: Ein Hinweis erscheint als Popup, das jede Person mit „Verstanden“ bestätigt. Eine Sammel-Nachricht landet als persönliche Chat-Nachricht bei jeder Person, und sie kann dir direkt antworten.

Welcher Weg passt?

• Hinweis: für alles, was jede Person sicher zur Kenntnis nehmen soll, etwa eine geänderte Einlasszeit oder eine neue Regel. Ein Hinweis gilt für einen Zeitraum, du siehst, wer ihn bestätigt hat, eine Antwort gibt es nicht.
• Sammel-Nachricht: für eine persönliche Ansprache, auf die Leute antworten sollen, etwa eine Bitte um Rückmeldung. Jede Person bekommt einen eigenen Chat mit dir, auf Wunsch zusätzlich eine E-Mail.

Nicht zu verwechseln mit dem Bühnenhinweis, den die Regie am Showtag an die Moderation schickt (Seite Produzieren am Showtag), und mit den Rundmails aus dem Event-Posteingang (Seite Posteingang und Rundmails).

Wer das darf

Den Tab Einstellungen → Hinweise sehen die Producer des Events. Bei einem Unter-Event dürfen das auch die Producer des Hauptevents. Die Reiter „Nachrichten“ und „Vorlagen“ gibt es nur für Producer. Alle anderen Rollen sehen den Tab nicht, sie bekommen Hinweise und Nachrichten nur. Welche Rolle sonst was darf, steht auf der Seite Rollen und Rechte.

Auch das iveo-Team kann einen Hinweis an dein Event schicken. Er steht dann in deiner Liste mit dem Zeichen „von iveo“: Du siehst, wer ihn gelesen hat, ändern kannst du ihn nicht.

Einen Hinweis anlegen

Unter Einstellungen → Hinweise startest du mit „Neuer Hinweis“. Das Formular hat vier Schritte. Rechts zeigt die „Live-Vorschau“, wie der Hinweis bei deinem Team aussieht, umschaltbar zwischen den Sprachen.

1. Text: „Überschrift“ (bis 80 Zeichen) und „Beschreibung“ (bis 600 Zeichen), je Sprache in den Reitern „Deutsch“ und „Englisch“. Jeder Reiter zeigt, ob die Sprache vollständig ist. Eine Sprache genügt; schreibst du in einer Sprache, dann in beide Felder. Wer iveo auf Deutsch nutzt, sieht die deutsche Fassung, alle anderen die englische. Fehlt eine Fassung, springt die andere ein.
2. Bild oder Video (optional): entweder ein Bild oder ein Video, nicht beides. Was dabei gilt, steht im nächsten Abschnitt.
3. Zeitraum: „Start“ und „Ende“, in deiner eigenen Zeitzone, die unter den Feldern steht. Ab dem Start sehen alle Adressierten den Hinweis.
4. Zielgruppe: „Ganzes Event (inkl. Unter-Events)“ oder einzelne Unter-Events, dazu die „Rollen“. Wählst du keine Rolle, gilt der Hinweis für alle Rollen. Darunter steht, wie viele Personen er gerade erreicht.

Den Text musst du nicht selbst formulieren. Im Feld „Stichpunkte“ notierst du das Wichtigste, und „Ausformulieren (KI)“ macht daraus Überschrift und Beschreibung. „Ins Englische übernehmen“ übersetzt deine Fassung in den anderen Reiter, „Ins Deutsche übernehmen“ geht den umgekehrten Weg. Beides ersetzt den Text im jeweiligen Reiter, und die KI läuft in der EU. Ist sie nicht eingerichtet, sagt dir das Formular das, und du schreibst den Text selbst.

Nach dem Speichern steht der Hinweis in der Liste, mit dem Status „Geplant“, „Aktiv“ oder „Abgelaufen“.

Ein Bild oder ein Video zeigen

Bild: WebP, PNG oder JPEG bis 5 MB. Für jede Sprache mit Text brauchst du einen Alt-Text, der beschreibt, was das Bild zeigt.

Video: Manches erklärt ein kurzes Video besser als drei Absätze. Du ziehst ein Video in MP4, MOV oder WebM bis 10 Minuten in das Feld oder wählst es aus. iveo prüft es, verkleinert es direkt in deinem Browser auf höchstens 720p und lädt es dann hoch. Du siehst dabei, in welchem Schritt es gerade steckt, und kannst mit „Abbrechen“ aufhören. Speichern lässt sich der Hinweis erst, wenn das Video fertig hochgeladen ist.

• Die Ausgangsdatei darf bis 1 GB groß sein. Ist das Video auch verkleinert noch größer als 100 MB, kürze es.
• Zum Verkleinern braucht es einen aktuellen Browser. Klappt es nicht, nimm einen aktuellen Chrome, Edge oder Safari.
• Lässt sich der Ton nicht übernehmen, sagt dir iveo das, und das Video läuft ohne Ton.
• Untertitel sind Pflicht: Du fügst eine Untertiteldatei im Format WebVTT (.vtt, bis 512 KB) hinzu, gern eine je Sprache, oder du bestätigst „Untertitel sind im Video eingebrannt“.
• Für jede Sprache mit Text schreibst du eine Kurzbeschreibung, was das Video zeigt. Sie hilft allen, die das Video nicht sehen können.

Was dein Team sieht

Ab dem Start erscheint der Hinweis bei jeder Person der Zielgruppe als Popup. Liegen mehrere Hinweise an, kommen sie nacheinander. Schließen lässt sich das Popup nur mit „Verstanden“; Esc oder ein Klick daneben reichen nicht. Mit „Verstanden“ ist der Hinweis für diese Person erledigt, und sie steht in der Leseliste als gelesen.

Ein Video startet nicht von selbst. Es läuft mit Ton, Steuerleiste und Untertiteln, sobald jemand auf Abspielen klickt. „Verstanden“ bleibt die ganze Zeit klickbar, bis zum Ende ansehen muss niemand das Video.

Die Zielgruppe rechnet iveo laufend neu: Kommt während des Zeitraums jemand mit einer der gewählten Rollen ins Event, sieht auch diese Person den Hinweis. Nach dem Ende erscheint er niemandem mehr.

Wer gelesen hat

Die Liste zeigt je Hinweis Titel, Zielgruppe, Zeitraum, Status und wie viele der Zielgruppe ihn gelesen haben. Die Zeichen „mit Bild“ und „mit Video“ markieren Hinweise mit Medien. Du filterst nach Status und suchst nach Titel.

Ein Klick öffnet den Hinweis mit den Reitern „Inhalt“ und „Leseliste“. Die Leseliste zeigt jede Person der Zielgruppe mit Name, Rolle, Event, Status und dem Zeitpunkt der Bestätigung. Du filterst nach „Alle“, „Gelesen“ oder „Ungelesen“ und suchst nach Namen. Die Liste aktualisiert sich live, ohne Neuladen. Du siehst darin nur Personen aus deinen eigenen Events und keine E-Mail-Adressen.

Mit „Bearbeiten“ änderst du einen Hinweis. „Löschen“ entfernt ihn samt aller Lesebestätigungen; wer ihn noch nicht gelesen hat, sieht ihn dann nicht mehr.

Eine Sammel-Nachricht schreiben

Über der Liste wechselst du zwischen „Hinweise“, „Nachrichten“ und „Vorlagen“. Unter „Nachrichten“ legt „Neue Nachricht“ sofort einen Entwurf an. Den sehen und bearbeiten alle Producer des Events gemeinsam und live: iveo speichert jedes Feld automatisch und zeigt, wer gerade dabei ist und wer tippt.

Der Entwurf hat drei Karten:

1. Empfänger:innen: „Ganzes Event (inkl. Unter-Events)“ oder einzelne Unter-Events, dazu die Rollen. Keine Auswahl heißt alle Rollen. Darunter steht, wie viele Personen die Nachricht erreicht; jede bekommt sie nur einmal, auch wenn sie in mehreren Events ist. Mehr als 2.000 Personen gehen nicht, grenze dann Events oder Rollen ein.
2. Nachricht: Text bis 2.000 Zeichen. Über „Einfügen:“ setzt du Platzhalter für Vorname, Nachname, Name und Absender ein, die iveo je Person ersetzt. Fehlt ein Vorname, nimmt iveo den vollen Namen. Die passende Anrede kennt iveo nicht, „Hallo“ passt immer. „Ausformulieren“ macht aus Stichpunkten im Textfeld eine freundliche Nachricht; auch diese KI läuft in der EU.
3. Wie Empfänger:innen davon erfahren: Chat ist immer dabei, denn jede Nachricht ist ein eigener 1:1-Chat. Dazu wählst du „Glocke“ (ein Eintrag in der Benachrichtigungs-Glocke), „E-Mail“ (mit der Nachricht und einem Link zu iveo) und „Popup“ (zeigt die Nachricht einmal beim nächsten Öffnen von iveo, mit „Im Chat antworten“ und „Später“). Für die E-Mail legst du die „Sprache der Benachrichtigung“ fest; die Nachricht selbst bleibt, wie du sie geschrieben hast.

Rechts zeigt die „Vorschau“ die Nachricht für eine Beispiel-Person aus deiner Auswahl, so wie sie im Chat-Fenster unten rechts erscheint. Du blätterst durch mehrere Beispiele. „Test an mich“ schickt dir eine Test-E-Mail.

Senden und den Versand verfolgen

Der Knopf zum Senden nennt die Zahl, etwa „12 Nachrichten senden“, und fragt noch einmal nach. Mit „Jetzt senden“ geht die Nachricht raus. Gesendete Nachrichten kannst du nicht mehr ändern oder zurückziehen. Du sendest unter deinem Namen, und Antworten kommen privat in deinem Chat an. Wie du dort weiterschreibst, steht auf der Seite Nachrichten und Chat.

iveo verschickt in Paketen und zeigt den Fortschritt. Der Versand läuft, solange die Seite offen ist. Verlässt du sie, hält er an; im Pop-up der Einstellungen fragt iveo vorher mit „Der Versand läuft noch“ nach. Mit „Nach diesem Paket anhalten“ stoppst du selbst, mit „Versand fortsetzen“ geht es später weiter. Was nicht zugestellt werden konnte, schickst du mit „Fehlgeschlagene erneut senden“ noch einmal. Du selbst und archivierte Konten werden übersprungen. Du sendest immer nur eine Nachricht gleichzeitig, und einen Versand, der drei Tage lang nicht weiterkommt, hält iveo von selbst an.

Die Liste unter „Nachrichten“ filterst du nach „Entwürfe“, „Wird gesendet“ und „Gesendet“. Die Detailseite einer gesendeten Nachricht zeigt die Zahlen „Chat gelesen“, „Popup gesehen“ (nur mit dem Kanal Popup), „Geantwortet“ und „E-Mail zugestellt“ (nur mit dem Kanal E-Mail, samt fehlgeschlagener und abbestellter). Die Empfängerliste darunter zeigt je Person, ob sie den Chat gelesen, das Popup gesehen und geantwortet hat und was mit der E-Mail ist. Du filterst nach „Gelesen“, „Ungelesen“ oder „Geantwortet“ und suchst nach Namen. Zahlen und Liste aktualisieren sich live, neue Einträge leuchten kurz auf. Auch hier siehst du nur Personen aus deinen Events.

Vorlagen

Unter „Vorlagen“ sammelst du Texte, die du öfter brauchst. Eine Vorlage enthält Text und Kanäle, aber keine Empfänger:innen. Alle, die im Event Sammel-Nachrichten senden dürfen, sehen dieselben Vorlagen, und Änderungen erscheinen sofort bei allen. Du legst eine mit „Neue Vorlage“ an oder speicherst einen Entwurf mit „Als Vorlage speichern“; der Name muss eindeutig sein. Mit „Aus Vorlage starten“ beginnst du eine neue Nachricht auf Grundlage einer Vorlage. Löschst du eine Vorlage, bleiben Entwürfe, die daraus entstanden sind, unverändert.

Datenschutz

Lesebestätigungen eines Hinweises löscht iveo 90 Tage nach seinem Ende. Bei Sammel-Nachrichten löscht iveo den Lesestand je Person 90 Tage nach dem Versand, die Zahlen bleiben. Ob jemand eine E-Mail öffnet, misst iveo bewusst nicht, nur die Zustellung. Die eigenen Lesebestätigungen und Nachrichten sind Teil des Selbstbedienungs-Exports, beschrieben auf der Seite Datenschutz und Hosting.