Von der Einladung auf die Bühne

Worum es geht

Dieser Ablauf begleitet eine Person von der Einladung an einen Programmpunkt bis auf die Bühne und darüber hinaus. Das Programm-Team lädt ein und bestätigt, der Speaker liefert Profil und Präsentation selbst, und am Showtag liegt alles schon in iveo bereit. Diese Seite zeigt euch, wer in welchem Schritt handelt, und verweist für die Einzelheiten auf die passenden Hilfeseiten. Einen Überblick mit Grafiken findest du auf der Seite Von der Einladung auf die Bühne.

Wer beteiligt ist

Rolle	Was sie in diesem Ablauf tut	Mehr dazu
Programm-Organiser	Ordnet Speaker dem Programmpunkt zu oder lädt sie ein, setzt sie auf „Bestätigt“, fragt die KI-Einwilligung an und veröffentlicht den Programmpunkt.	Programm-Organiser
Speaker	Nimmt die Einladung an, pflegt das Profil, lädt die Präsentation hoch und beantwortet die Frage zur KI-Auswertung.	Speaker
Producer	Veröffentlicht Event und Website. Lädt Speaker bei Bedarf selbst ein und bestätigt sie.	Producer
Operator	Schaltet den Programmpunkt am Showtag live; die Präsentation liegt dann in der Agenda bereit.	Operator

Schritt für Schritt

Speaker einladen

Wer: Programm-Organiser oder Producer.

1. Öffne den Programmpunkt und klicke in der Box Personen auf „Speaker hinzufügen“. Personen, die es im Event schon gibt, ordnest du direkt zu.
2. Gibt es die Person noch nicht, legst du sie aus der Suche an. Mit „Daten selbst eintragen lassen“ genügt eine E-Mail-Adresse.
3. „Einladen“ legt die Person an und schickt ihr die Einladung. Damit bekommt sie in diesem Event die Rolle Speaker.
4. Die Einladung enthält auch die Frage zur KI-Auswertung, solange der Programmpunkt nicht auf „Für dieses Programm keine KI nutzen“ steht. Die Person antwortet über den Link darin, ohne Login.
5. Ist die Einladung noch offen, erinnerst du im ⋮-Menü der Zeile mit „An die Einladung erinnern“, frühestens alle 24 Stunden.

Mehr dazu auf den Seiten Programm und Kalender und Personen (Speakers).

Einladung annehmen

Wer: Speaker.

1. Die Person nimmt die Einladung über den Link in der Mail an oder in der Lobby mit „Annehmen“. Vorher sieht sie nichts vom Event.
2. Verlangt das Event einen Verhaltenskodex, liest sie ihn bis zum Ende und nimmt ihn an.
3. Öffnet sie das Event, landet sie direkt auf Mein Auftritt. Beim ersten Besuch führt ein kurzes Intro in drei Schritten durch die Seite.
4. In der Sidebar stehen Mein Auftritt und Mein Profil. Die Programmseite liest sie über „Ganzes Programm ansehen“, ohne sie zu bearbeiten.

Mehr dazu auf den Seiten Mein Auftritt für Speaker und Speaker.

Profil pflegen

Wer: Speaker.

1. Auf Mein Auftritt ist das Profil die erste Aufgabe. Fehlt ein Foto oder eine Bio, füllt die Person sie direkt mit „+ Foto“ oder „+ Bio“.
2. Unter Mein Profil pflegt sie Foto, Titel, Name, Position, Kurzbio, Sprachen, Social-Media-Links und ihre Organisationen.
3. Im Abschnitt „Öffentliches Profil“ legt sie fest, ob Foto und Kurzbio auf der Event-Website stehen.
4. Änderungen sieht das Event-Team sofort. Online geht das Profil erst, wenn das Team es veröffentlicht.

Mehr dazu auf der Seite Dein Speaker-Profil.

Präsentation und KI-Antwort liefern

Wer: Speaker. Die Dateien landen beim Programm-Organiser.

1. In der Karte des Programms auf Mein Auftritt steht unter „Präsentation (optional)“ je eigenem Agendapunkt eine Zeile mit „Hochladen“, ohne eigenen Agendapunkt eine Zeile „Für das Programm“.
2. Erlaubt sind PDF, PowerPoint, Word, Excel, Bilder und Videos bis 2 GB je Datei. Vor Ort gibt es keine USB-Sticks, alles muss vorher in iveo liegen.
3. Ohne Folien wählt die Person „Ich habe keine Präsentation“. Das Team sieht dann an ihrem Eintrag „Keine Präsentation“.
4. Die Frage zur KI-Auswertung beantwortet sie über den Link in der Mail oder auf Mein Auftritt mit „KI bestätigen“ oder „KI ablehnen“. Dort steht die Frage, sobald sie bestätigt ist und eines ihrer Programme mit KI ausgewertet werden kann. Die Wahl gilt für alle ihre Programme im Event.
5. Ihre Dateien stehen danach in der Agenda des Programmpunkts, mit Namen und Datum des Uploads.

Mehr dazu auf den Seiten Präsentationen hochladen und KI & Transkription.

Teilnahme bestätigen

Wer: Programm-Organiser oder Producer.

1. Hat die Person zugesagt, setzt du sie in der Box Personen von „Unbestätigt“ auf „Bestätigt“, direkt in der Zeile oder im Bearbeiten-Dialog.
2. iveo fragt „Kalendereinladung senden?“. Mit „Senden“ bekommt die Person eine Einladung zum Programmpunkt mit Zeit, Bühne und Event-Ort.
3. Auf Mein Auftritt trägt ihre Programmkarte danach den Chip „Bestätigt“.
4. Im Reiter „Transkription“ der Karte Media Assets öffnet „Einwilligung einholen“ die Liste der bestätigten Speaker. Von dort schickst du die Anfrage zur KI-Auswertung oder erinnerst einzeln.

Mehr dazu auf den Seiten Programm und Kalender und KI & Transkription.

Profil veröffentlichen

Wer: Producer. Den Programmpunkt veröffentlicht auch der Programm-Organiser.

1. Der Producer veröffentlicht das Event. Vorher lässt sich weder ein Programmpunkt noch eine Person veröffentlichen.
2. Veröffentlicht ihr den Programmpunkt, gehen seine bestätigten Speaker mit online, wenn sie neu sind oder sich geändert haben. Producer und Editor veröffentlichen eine Person auch einzeln über den Button auf ihrer Detailseite.
3. Auf der Website erscheint ein Speaker nur, wenn er an mindestens einem veröffentlichten Programmpunkt als „Bestätigt“ eingetragen ist. Sonst fehlt er in der Speaker-Übersicht und in der Suche.
4. Foto und Kurzbio erscheinen nur, wenn die Person sie freigegeben hat. Ausblenden wirkt sofort, wieder einblenden erst mit der nächsten Veröffentlichung.
5. Ist die Website online, sieht die Person auf Mein Auftritt ihr Profil im Look der Website. Die Markierung „Live“ heißt: Es ist veröffentlicht.

Mehr dazu auf den Seiten Die öffentliche Event-Website und Personen (Speakers).

Auf der Bühne auftreten

Wer: Operator. Die Regie fährt den Programmpunkt.

1. Die Präsentation liegt in der Agenda des Programmpunkts bereit, mit Namen und Datum des Uploads. Director und Operator finden sie dort vor dem Showtag.
2. Auf Mein Auftritt sieht die Person Zeit, Bühne, „Dein Slot“ und den Ablauf mit ihren eigenen Agendapunkten. „Zur Info“ nennt den Kontakt vor Ort.
3. Nimmt sie virtuell teil, kann das Team ihr die Zoom-Einwahl und die Hinweise der Bühne per Mail schicken.
4. Am Showtag schaltet der Operator den Programmpunkt in Live mit „Go Live“ live. Die Running-Order zeigt die Sprechenden mit Foto, Rolle und vorgesehener Redezeit.

Mehr dazu auf den Seiten Produzieren am Showtag und Mein Auftritt für Speaker.

Fotos und Videos ansehen

Wer: Speaker.

1. Nach dem Programmpunkt laden Producer, Operator oder Director Fotos und Videos in der Karte Media Assets hoch. Speaker sehen die ihrer eigenen Programmpunkte.
2. Seine Wahl zur KI-Auswertung ändert er jederzeit unter Mein Profil im Abschnitt „KI-Auswertung“. Sie gilt für alle seine Programme im Event.
3. Aufnahme und Transkription der Programmpunkte sind noch in Vorbereitung. Sobald die KI-Auswertung verfügbar ist, nennt sie Speaker nur mit ihrer Zustimmung namentlich; ohne Zustimmung bleibt ihr Beitrag ohne Namen. Mehr dazu im Abschnitt Aufnahme & Transkription (kommt bald).

Mehr dazu auf den Seiten KI & Transkription und Programm und Kalender.

Wo es hängen bleibt

• Die Person sieht nichts vom Event. Sie hat die Einladung noch nicht angenommen. Hat sie noch kein iveo-Konto, trägt sie in den Personenlisten bis dahin das Tag „Eingeladen“. Erinnere sie mit „An die Einladung erinnern“, frühestens alle 24 Stunden.
• Ein Speaker fehlt auf der Website. Er steht am Programmpunkt noch auf „Unbestätigt“, oder kein Programmpunkt mit ihm ist veröffentlicht. Hast du ihn an einem schon veröffentlichten Programmpunkt bestätigt, erscheint er erst mit dem nächsten Veröffentlichen.
• Ein Speaker fehlt unter „Einwilligung einholen“. Die Liste zeigt nur bestätigte Speaker, und auch die KI-Frage auf Mein Auftritt bekommt eine Person erst, wenn sie bestätigt ist. Steht der Programmpunkt auf „Für dieses Programm keine KI nutzen“, stellt iveo die Frage gar nicht.
• Eine erneute KI-Anfrage geht nicht raus. An dieselbe Person geht eine Anfrage frühestens nach 24 Stunden wieder. Platzhalter-Adressen schreibt iveo nie an.
• Das Profil ist gespeichert, aber nicht online. Speichern veröffentlicht nichts. Das Profil geht online, wenn das Team den Programmpunkt oder das Profil veröffentlicht; ein wieder eingeblendetes Foto erscheint ebenfalls erst dann.
• Eine falsche Datei ist hochgeladen. Speaker können ihre Dateien nicht selbst löschen. Die Person lädt die richtige Fassung hoch und sagt dem Team, welche Datei weg kann; löschen übernimmt das Team.

Häufige Fragen

Wer darf Speaker einladen? Producer und, an ihren eigenen Programmpunkten, Organiser und Programm-Organiser.

Muss ein Speaker der KI-Auswertung zustimmen? Nein. Ohne Zustimmung nennt ihn eine KI-Auswertung nicht namentlich, sobald es sie gibt; Aufnahme und Transkription sind noch in Vorbereitung. Die Wahl gilt je Event für alle seine Programme und lässt sich jederzeit ändern.

Kann das Team die Zustimmung für einen Speaker eintragen? Ja, wenn die Person per Mail oder im Gespräch zugestimmt hat: im Popup unter „Einwilligung einholen“, bestätigt mit einem Häkchen. Die Person bekommt eine kurze Info-Mail und kann ihre Entscheidung ändern. Eine eigene Entscheidung der Person ändert nur sie selbst.

Was sieht ein Speaker in iveo? „Mein Auftritt“ und „Mein Profil“. Die vollständige Programmseite liest er über „Ganzes Programm ansehen“, ohne sie zu bearbeiten. Andere Programmpunkte, Personen oder Organisationen gehören nicht zu seiner Rolle.