Vom Programmpunkt zum Showtag

Worum es geht

Dieser Ablauf folgt einem Programmpunkt von der Planung bis nach dem Showtag. Erst legt das Team Bühne, Termin und Ablauf fest und bereitet mit der Moderation das Briefing vor, dann übernimmt die Regie im Produce-Modus, und zum Schluss landen Fotos und Mitschnitte am Programmpunkt. Diese Seite zeigt euch, wer in welchem Schritt handelt, und verweist für die Einzelheiten auf die passenden Hilfeseiten. Einen Überblick mit Grafiken findest du auf der Seite Vom Programmpunkt zum Showtag.

Wer beteiligt ist

Rolle	Was sie in diesem Ablauf tut	Mehr dazu
Producer	Legt Bühnen, Termin und Team fest, schaltet das Moderations-Briefing ein und bietet Erstgespräche an.	Producer
Programm-Organiser	Plant Format und Agenda, fragt die Moderation an, bucht das Erstgespräch und schickt das Briefing ab.	Programm-Organiser
Moderator	Sagt die Anfrage zu, füllt das Briefing aus und klärt Rückfragen per Kommentar.	Moderator
Director	Verfolgt den Tag über alle Bühnen, schaltet bei Bedarf live und lädt danach Fotos und Videos hoch.	Director
Operator	Schaltet den Programmpunkt live, behält die Restzeit im Blick und lädt danach Fotos und Videos hoch.	Operator

Schritt für Schritt

Bühne, Termin und Team festlegen

Wer: Producer. Danach übernimmt der Programm-Organiser.

1. Unter Bühnen legst du die Orte an, mit Farbe und bei Bedarf mit Zoom-Raum und den Hinweisen für Dolmetscher:innen und digitale Teilnehmende. Die Seite sehen nur Producer.
2. Leg den Programmpunkt an und zieh ihn im Kalender auf Bühne und Zeit. Termin, Bühne, Typ und Ressort legen Producer fest.
3. Unter Einstellungen → Programm-Regeln bekommt jedes Format ein Foto und eine technische Beschreibung.
4. Über „Team verwalten…“ oben auf der Programmseite holst du die Person ins Team, die den Programmpunkt betreut. Sie wird Programm-Organiser und sieht nur diesen Punkt.

Mehr dazu auf den Seiten Producer und Programm und Kalender.

Ablauf planen

Wer: Programm-Organiser.

1. In der Box Formate wählst du das Format. Weicht der Programmpunkt davon ab, trägst du das unter Weitere Anforderungen ein, etwa „nur vier Stühle“. Die Regie sieht das Feld, öffentlich wird es nie.
2. In der Agenda legst du mit „Agendapunkt hinzufügen“ den Ablauf an: Dauer, Speaker und bei Bedarf Slido. Die Leiste oben warnt, wenn die Agenda länger wird als der Programmpunkt.
3. Hinterlege am Agendapunkt private Notizen für die Regie. Sie erscheinen in der Regie-Ansicht und im Moderations-Briefing, nie auf der Website.
4. Ist eine der Boxen Speaker, Organisationen, Agenda oder Dolmetschung fertig geplant, sperrst du sie mit „Fertig“.

Mehr dazu auf der Seite Programm und Kalender.

Moderation anfragen

Wer: Programm-Organiser oder Producer. Die Moderation antwortet.

1. Ordne die Person in der Box Personen mit der Funktion Moderation zu. Verlangt ihr Profil ein Moderations-Briefing, fragt iveo sie an, statt sie direkt einzusetzen.
2. Schreib unter „Warum diese Person?“ eine Begründung und klicke auf „Anfrage senden“.
3. Die Moderation bekommt eine E-Mail und antwortet auf der Seite Anfragen mit „Zusagen“ oder „Absagen“. Bis zur Zusage steht sie am Programmpunkt auf „Unbestätigt“.
4. Hat ein Producer Erstgespräche angeboten, buchst du nach der Zusage auf der Briefing-Seite in der Karte „Erstgespräch“ einen freien Slot. Je Programmpunkt gibt es ein Gespräch.

Mehr dazu auf den Seiten Moderator und Programm und Kalender.

Briefing ausfüllen und abschicken

Wer: Moderation. Abschicken tut das Programm-Team.

1. Ist das Briefing im Event eingeschaltet und steht am Programmpunkt eine Person mit Briefing-Pflicht, erscheint dort eine Briefing-Karte.
2. Als Programm-Organiser wählst du eine Briefing-Ansprechpartner:in aus dem Programm-Team oder legst eine neue Person an.
3. Nach ihrer Zusage füllt die Moderation das Briefing aus und zieht in der „Reihenfolge auf der Bühne“ die Personen in ihre Sitzordnung.
4. Rückfragen klärt ihr per Kommentar direkt an der jeweiligen Box. Neue Kommentare melden sich per Glocke und E-Mail.
5. Hat jede Pflichtfrage eine Antwort, klickst du auf „Briefing abschicken“. Jedes Abschicken speichert eine Version (V1, V2, …), und die Moderation erfährt es per Glocke und E-Mail.

Mehr dazu auf den Seiten Programm und Kalender und Moderator.

Showtag vorbereiten

Wer: Director und Operator.

1. Geht im Plan-Modus unter Programm die Programmpunkte durch: Zeit, Bühne, Personen, Agenda und die weiteren Anforderungen zum Format. Ihr lest sie nur.
2. Prüft, ob die Präsentationen da sind. Speaker laden sie vorab hoch, sie stehen in der Agenda des Programmpunkts. USB-Sticks gibt es vor Ort nicht.
3. Legt Dateien für die Regie, etwa Intros oder Einspieler, auf der Programmseite in der Karte „Produktion (intern)“ ab. Speaker sehen sie nicht.
4. Im Produce-Modus zeigt die Ansicht Live je Bühne in der Vorschau den nächsten Programmpunkt: die Running-Order mit Foto, Rolle und vorgesehener Redezeit, die Agendapunkte und die Notizen für die Regie.

Mehr dazu auf den Seiten Director und Produzieren am Showtag.

Programmpunkt live schalten

Wer: Operator. Der Director verfolgt es in seiner Tagesübersicht.

1. Schalte oben in der Sidebar auf Produce und wähle in Live die Bühne.
2. „Go Live“ schaltet den Programmpunkt aus der Vorschau live, „Stop“ beendet die Schaltung.
3. Die Bildschirme vor Ort und die Event-Website ziehen ohne Neuladen nach.
4. In der Ansicht Director sieht die Regie oben je Bühne, was live geschaltet ist, und darunter den Tag über alle Bühnen.
5. Ist am Programmpunkt ein Livestream eingeschaltet, startet ihr ihn aus der Vorschau über den Chip „YouTube“.

Mehr dazu auf den Seiten Operator und Produzieren am Showtag.

Zeit im Blick behalten

Wer: Operator.

1. Im Kopf der Ansicht Live steht die verbleibende Zeit des laufenden Programmpunkts.
2. Läuft er länger als geplant, steht dort „Überzogen“.
3. Daneben stehen die Uhrzeit des Events und eine zweite Uhr, voreingestellt auf Berlin. Eine andere Stadt gilt nur für dich auf diesem Gerät.
4. Sind an einem Programmpunkt noch Planungs-Boxen offen, nennt die Ansicht sie.

Mehr dazu auf der Seite Produzieren am Showtag.

Medien hochladen und KI-Einwilligung klären

Wer: Operator und Director. Das Programm-Team übernimmt danach.

1. Öffnet den Programmpunkt und in der Karte Media Assets den Reiter „Aufnahmen & Medien“.
2. Ladet Fotos als JPEG oder PNG hoch und tragt Fotograf:in und Nutzungsrechte einmal für alle Fotos ein. Videos ladet ihr als MP4 oder MOV hoch; die Mitschnitte des Livestreams stehen je Sprache daneben.
3. Organiser, Programm-Organiser und Moderation sehen Fotos und Videos und laden sie herunter. Speaker sehen die ihrer eigenen Programmpunkte.
4. Im Reiter „Transkription“ steht, wie viele Speaker der KI-Auswertung zugestimmt haben. Producer oder die Organiser des Programmpunkts holen dort fehlende Einwilligungen ein und können mit „KI-Nutzung aktivieren“ die KI-Nutzung freischalten, sobald mindestens ein Speaker zugestimmt hat. Haben alle bestätigten Speaker zugestimmt, passiert das automatisch.
5. Aufnahme und Transkription der Programmpunkte sind noch in Vorbereitung. Sobald sie verfügbar sind, folgt daraus die KI-Auswertung; bis dahin entsteht weder ein Transkript noch eine KI-Fassung. Mehr dazu im Abschnitt Aufnahme & Transkription (kommt bald).

Mehr dazu auf den Seiten Programm und Kalender und KI & Transkription.

Wo es hängen bleibt

• Am Programmpunkt fehlt die Briefing-Karte. Das Briefing ist je Event aus, bis ein Producer oder eine Person mit der Rolle Moderator es unter Einstellungen → Moderations-Briefing einrichtet: erst „Katalog aus Vorlage anlegen“, dann den Schalter einschalten. Danach erscheint die Karte nur an Programmpunkten, an denen eine Person mit Briefing-Pflicht steht.
• Das Briefing ist ausgefüllt, aber nie abgeschickt. Die Moderation kann nicht abschicken. „Briefing abschicken“ klicken Producer und die Organiser des Programmpunkts, und erst, wenn jede Pflichtfrage eine Antwort hat.
• Das Erstgespräch lässt sich nicht buchen. Gebucht wird erst, wenn ein Producer Erstgespräche anbietet und mit „Buchung offen“ freigibt, und erst nach der Zusage der Moderation. Bis dahin steht an den Slots „Buchbar, sobald die Moderation zugesagt hat.“
• Nach der Frist ist das Briefing gesperrt. Für Organiser ist das Formular dann schreibgeschützt. Producer bearbeiten weiter, ebenso eine Person mit der Rolle Moderator an den Programmpunkten, die sie selbst moderiert; kommentieren geht für alle.
• Im Produce-Modus lässt sich nichts korrigieren. Die Inhalte sind dort schreibgeschützt. Titel, Zeiten oder Personen ändert ein Producer oder der Programm-Organiser im Plan-Modus; die Änderung erscheint sofort in Live und Director.
• Der Bildschirm vor Ort bleibt leer. Prüfe, ob in Live die richtige Bühne gewählt war. Zeigt der Bildschirm eine 404-Seite, ist das Gerät nicht oder mit einem Konto eingeloggt, das nicht Mitglied des Events ist.
• „KI-Nutzung aktivieren“ geht nicht. Das ist erst möglich, wenn mindestens ein Speaker zugestimmt hat. Aktivieren können nur der Producer und die Organiser des Programmpunkts.

Häufige Fragen

Wer hat Zugang zum Produce-Modus? Producer, Director, Operator und Moderator. Organiser und Editor haben dort bewusst keinen Zugang: Sie planen, sie fahren keine Show.

Was unterscheidet Director und Operator? In der Voreinstellung haben beide für den Showtag dieselben Werkzeuge: Live, Director, Screen Graphics, Bauchbinden, „Go Live“, die YouTube-Steuerung und das Hochladen von Fotos und Videos. Wer was übernimmt, legt ihr im Team fest.

Wird jede Moderation angefragt? Nein. Nur Personen, deren Profil ein Moderations-Briefing verlangt, fragt iveo an. Für alle anderen setzt die Funktion Moderation die Rolle direkt.

Sieht die Regie die Notizen aus der Agenda? Ja. Private Notizen am Agendapunkt erscheinen in der Vorschau der Ansicht Live und im Moderations-Briefing, nie auf der Website. Die weiteren Anforderungen zum Format sieht die Regie ebenfalls.