Programm-Organiser

Deine Rolle auf einen Blick

Organiser und Programm-Organiser haben genau dieselben Rechte. Alles auf dieser Seite gilt für beide Rollen.

Du betreust die Programmpunkte, in deren Team du stehst. Dort pflegst du alles selbst: Texte, Speaker, Organisationen, Agenda und Themen, und du veröffentlichst deine Punkte. Die übrigen Programmpunkte des Events siehst du nicht.

Die Rolle ist der typische Fall für externe Partner, die eine eigene Session gestalten, und für Personen, deren Einreichung ins Programm übernommen wurde. Einen Überblick mit Grafiken zum Ablauf findest du auf der Seite Programm-Organiser in iveo.

So startest du

Du bekommst die Rolle über einen Programmpunkt: Ein Producer holt dich in das Team dieses Programmpunkts, oder du wirst beim Übernehmen deiner Einreichung eingeladen. Die Einladung kommt per Mail mit Zugangslink oder steht als offene Einladung in deiner Lobby. Eine Mitgliedschaft ohne Zuweisung zu einem Programmpunkt zeigt dir nichts, das gilt für Organiser genauso.

1. Nimm die Einladung an, über den Link in der Mail oder in der Lobby. Vorher siehst du nichts, auch deinen eigenen Programmpunkt nicht. Kommst du über eine Einreichung, landest du danach direkt bei deinem Programmpunkt.
2. Verlangt das Event einen Verhaltenskodex, liest du ihn bis zum Ende und nimmst ihn an.
3. In der Sidebar stehen deine Programmpunkte unter Mein Programm, jeweils mit den beteiligten Organisationen, der Nummer und dem Termin in der Zeitzone des Events. Ein Klick öffnet die Programmseite.

Die Suche oben im Kopfbereich zeigt dir nur deine eigenen Programmpunkte. Im Nachrichten-Fenster findest du die Teams deiner Programmpunkte.

Was du typischerweise tust

Deinen Programmpunkt pflegen

1. Öffne den Programmpunkt unter Mein Programm.
2. Klicke an einer Box auf „Bearbeiten“ und speichere über die Leiste unten. Was andere am selben Programmpunkt speichern, erscheint sofort in der jeweiligen Box.
3. In Programmdetails pflegst du Titel, Untertitel, Themen und Beschreibung, dazu das Thumbnail.
4. In der Box Formate wählst du das Format. Weicht dein Programmpunkt davon ab, trägst du das unter Weitere Anforderungen ein.
5. Ist eine der Boxen Speaker, Organisationen, Agenda oder Dolmetschung fertig geplant, sperrst du sie mit „Fertig“.

Mehr dazu auf der Seite Programm und Kalender.

Speaker und Moderation dazuholen

1. Über „Speaker hinzufügen“ in der Box Personen ordnest du Personen zu, die es im Event schon gibt.
2. Gibt es die Person noch nicht, legst du sie direkt aus der Suche an. Mit „Daten selbst eintragen lassen“ genügt eine E-Mail-Adresse, und „Einladen“ schickt ihr eine Einladung, damit sie Foto, Bio und den Rest selbst pflegt.
3. Setze Personen auf „Bestätigt“, sobald sie zugesagt haben. Nur bestätigte Personen erscheinen auf der Event-Website. iveo bietet dabei eine Kalendereinladung zum Programmpunkt an.
4. Wählst du für eine Person mit Briefing-Pflicht die Funktion Moderation, fragt iveo sie an. Du schreibst dazu, warum du diese Person möchtest.
5. Im Reiter „Transkription“ der Karte Media Assets holst du die KI-Einwilligung deiner Speaker ein.

Mehr dazu auf den Seiten Programm und Kalender und KI & Transkription.

Agenda und Materialien

1. Lege in der Agenda mit „Agendapunkt hinzufügen“ den Ablauf an, mit Dauer, Speaker und bei Bedarf Slido.
2. Ziehe Materialien in das Ablagefeld des Agendapunkts. Für Externe ohne Konto gibt es Upload-Links.
3. Hinterlege private Notizen für die Regie. Sie erscheinen auch im Moderations-Briefing, nie auf der Website.
4. Speaker laden ihre Präsentationen selbst hoch. Sie stehen danach in deiner Agenda; löschen kann sie nur das Team.

Mehr dazu auf den Seiten Programm und Kalender und Präsentationen hochladen.

Moderations-Briefing und Erstgespräch

1. Ist das Briefing im Event eingeschaltet, erscheint an deinem Programmpunkt eine Briefing-Karte, sobald dort eine Person mit Briefing-Pflicht steht.
2. Wähle als Briefing-Ansprechpartner:in jemanden aus dem Programm-Team oder lege eine neue Person an.
3. Hat ein Producer Erstgespräche angeboten, buchst du in der Karte „Erstgespräch“ einen freien Slot, sobald die Moderation zugesagt hat.
4. Hat die Moderation ihre Antworten eingetragen, schickst du das Briefing mit „Briefing abschicken“ ab; jedes Abschicken speichert eine Version. Nach der Frist ist das Formular für dich schreibgeschützt; kommentieren kannst du weiter.

Mehr dazu auf der Seite Programm und Kalender.

Veröffentlichen

1. Prüfe, ob das Event selbst schon online ist. Vorher lässt sich kein Programmpunkt veröffentlichen.
2. Ist ein Veröffentlichungs-Termin gesetzt, zählt oben auf der Programmseite ein Banner herunter. Bis dahin veröffentlichen nur Producer. Danach aktualisierst und veröffentlichst du deine Programmpunkte selbst, jederzeit.
3. Hast du den Verhaltenskodex des Events noch nicht angenommen, zeigt der Dialog ihn zuerst.
4. Der Dialog zeigt deinen Programmpunkt so, wie er auf der Website stehen wird, und markiert die Änderungen. Neue oder geänderte Speaker und Organisationen gehen mit online, von den Speakern nur bestätigte.
5. Hat ein Producer die Social-Media-Bilder eingeschaltet, lädst du in der Karte Media Assets im Reiter „Grafiken“ fertige Bilder herunter und gibst ihnen mit „Design anpassen“ bei Bedarf eine eigene Gestaltung.

Mehr dazu auf den Seiten Die öffentliche Event-Website und Verhaltenskodex für dein Event.

Was du nicht siehst, und wen du fragst

Deine Rechte enden an deinen Programmpunkten. Das ist Absicht: Eine Partnerorganisation sieht nichts von den Sessions der anderen Partner und nichts vom Personalstand des Veranstalters.

• Andere Programmpunkte, Kalender, Einreichungen, Gästeliste und Mitgliederliste siehst du nicht. Rufst du eine event-weite Seite direkt auf, etwa die Personen-Liste, landest du auf deinem ersten Programmpunkt.
• Neue Programmpunkte anlegen oder löschen kannst du nicht.
• Termin und Bühne, Typ und Ressort legt ein Producer fest. Ein Format, das der Producer für Organiser ausgeblendet hat, setzt ebenfalls nur er.
• E-Mail-Adressen von Speakern sieht nur der Producer. Du trägst eine Adresse nur ein, solange noch keine hinterlegt ist.
• Die gastgebende Organisation des Events siehst du, hängst sie aber nicht an deinen Programmpunkt. Das übernehmen Producer oder Editor.
• Videos und Livestream pflegt der Producer. Fotos und Videos am Programmpunkt siehst du und lädst sie herunter; hochladen tun Producer, Operator und Director.
• Website-Editor, Produce-Modus, Posteingang und KI-Assistent gehören nicht zu deiner Rolle.
• Die Seite „Anfragen“ siehst du nur, wenn du selbst als Moderation angefragt bist, und dann nur deine eigenen Anfragen.

Für alles außerhalb deiner Programmpunkte ist ein Producer des Events zuständig, meist die Person, die dich eingeladen hat. Fragen zur App beantwortet das iveo-Team über „iveo Support“ im Nachrichten-Fenster. Diese Seite beschreibt die Voreinstellung der Rolle; euer Event kann die Rechte anders zuschneiden lassen. Die Übersicht steht auf der Seite Rollen und Rechte.

Zusammenarbeit mit anderen Rollen

• Producer: Er weist dir Programmpunkte zu, legt Termin und Bühne fest, setzt den Veröffentlichungs-Termin und veröffentlicht Event und Website. Du gibst ihm gepflegte Programmpunkte zurück und veröffentlichst sie selbst.
• Speaker: Du lädst sie ein und fragst ihre KI-Einwilligung an. Sie pflegen ihr Profil und laden ihre Präsentationen auf Mein Auftritt hoch; die Dateien stehen danach in deiner Agenda.
• Moderator: Du fragst die Moderation an. Nach der Zusage füllt sie das Briefing aus, und du buchst mit ihr das Erstgespräch.
• Editor: Er pflegt event-weit Personen und Organisationen und trägt bei Bedarf die gastgebende Organisation an deinem Programmpunkt ein. An derselben Box könnt ihr gleichzeitig arbeiten; einen Konflikt entscheidest du direkt am Feld.
• Director und Operator: Sie fahren am Showtag die Regie. Deine privaten Notizen aus der Agenda erscheinen in ihrer Regie-Ansicht, und die weiteren Anforderungen zum Format sehen sie ebenfalls. Mehr dazu auf der Seite Produzieren am Showtag.

In diesen Abläufen

Die Ablauf-Seiten folgen einer Einreichung, einem Programmpunkt oder einem Speaker Schritt für Schritt über alle beteiligten Rollen, mit den Stellen, an denen es typischerweise hängen bleibt.

• Von der Einreichung auf die Website: Nach der Übernahme einer Einreichung pflegst du den Programmpunkt, holst Speaker dazu und veröffentlichst ihn. Oft bist du selbst die Person, die eingereicht hat.
• Vom Programmpunkt zum Showtag: Du planst Format und Agenda, fragst die Moderation an, buchst das Erstgespräch und schickst das Briefing ab.
• Von der Einladung auf die Bühne: Du ordnest Speaker deinem Programmpunkt zu oder lädst sie ein, setzt sie auf „Bestätigt“, fragst ihre KI-Einwilligung an und veröffentlichst den Programmpunkt.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Organiser und Programm-Organiser? Bei den Rechten keiner. Beide arbeiten nur an den Programmpunkten, in deren Team sie stehen. Wer das ganze Event mitplanen soll, braucht eine event-weite Rolle wie Producer oder Editor.

Warum kann ich noch nicht veröffentlichen? Dafür gibt es drei Gründe: Das Event selbst ist noch nicht veröffentlicht, der Veröffentlichungs-Termin ist noch nicht erreicht, oder du hast den Verhaltenskodex noch nicht angenommen.

Ich öffne einen Link auf die Personen-Liste und lande in meinem Programmpunkt. Ist das ein Fehler? Nein. Event-weite Seiten wie Personen, Organisationen, Bühnen oder den Kalender gibt es für deine Rolle nicht. iveo leitet dich deshalb auf deinen ersten Programmpunkt; zu den anderen wechselst du über die Sidebar.

Warum sehe ich beim Hinzufügen einer Person nur wenige Angaben? Die Suche in „Speaker hinzufügen“ findet Personen im ganzen Event, zeigt aber nur Name, Titel, Arbeitgeber und Foto. Gesucht wird nur im Namen. Erst wenn du die Person mit deinem Programmpunkt verknüpfst, siehst du ihre übrigen Daten.

Kann ich eine Kollegin in das Team meines Programmpunkts holen? Ja. Über „Team verwalten…“ oben auf der Programmseite weist du sie per E-Mail-Adresse zu. Eine Mail geht dabei nicht raus: Hat sie schon ein iveo-Konto, findet sie die Einladung in ihrer Lobby. Hat sie keines, wartet die Zuweisung, bis ein Producer sie aufnimmt.