Rollen
Rollen und Rechte
Wer in einem Event was sehen, bearbeiten und veröffentlichen darf, und wie du externe Partner beteiligst, ohne ihnen alles zu öffnen.
Rechte in iveo hängen nicht an der Person, sondern an ihrer Rolle in einem bestimmten Event. Dieselbe Person kann in deinem Pavillon Producer sein und in einem anderen Event nur Zuschauerin. Das ist die Grundlage für alles Weitere.
Beispieldaten aus einem Demo-Event. Alle Namen und Adressen sind erfunden.
Zwei Ebenen
Die Event-Rolle gilt in genau einem Event. Sie wird beim Einladen vergeben und wird erst wirksam, wenn die Person die Einladung angenommen hat. Bis dahin sieht sie nichts, auch wenn sie schon in der Mitgliederliste steht.
Auf der Seite Team sendet ein Producer eine offene Einladung erneut oder zieht sie zurück. Wer nicht mehr dabei ist, archiviert er dort mit „Mitglied archivieren“: Die Person verliert sofort den Zugriff auf das Event, ihre Programm-Zuordnungen und Speaker-Einträge bleiben erhalten, und „Wiederherstellen“ holt sie zurück. Die Liste lässt sich nach Name oder E-Mail durchsuchen, nach Rolle, Status und Programmen filtern, sortieren und mit „Tabelle“ als Tabelle anzeigen; die Trefferzahl zählt nur, was der Filter zeigt.
Den Text der Einladungs-Mails passt ein Producer unter Einstellungen → E-Mails im Abschnitt „Team-Einladungen“ je Sprache an, getrennt für „Einladung, neues Konto“ und „Einladung, bestehendes Konto“. Einladungen auf einen Speaker-Platz im Programm behalten ihren festen Einladungssatz. Einladungen von der Seite Team, auch erneut gesendete, gehen in der Sprache raus, die in den Gäste-Einstellungen für die Versand-Mails gilt.
Unter Einstellungen → Verhaltenskodex veröffentlicht ein Producer einen Verhaltenskodex, den jedes Mitglied liest und annimmt, bevor es das Event sieht; Organiser, Programm-Organiser und Editor veröffentlichen erst nach der Annahme. Die Karte „Verhaltenskodex“ auf der Seite Team zeigt den Stand. Alles dazu steht auf der Seite Verhaltenskodex für dein Event.
Unter Einstellungen → Veröffentlichung kann ein Producer außerdem verlangen, dass nichts ohne seine Freigabe online geht. Organiser, Programm-Organiser und Editor fragen die Veröffentlichung dann an, statt selbst zu veröffentlichen, und ein Producer nimmt die Anfrage an oder lehnt sie ab. Offline nehmen dürfen sie weiter direkt. Wie das abläuft, steht unter Veröffentlichen mit Freigabe.
Die globale Rolle gilt außerhalb eines Events, etwa für die Frage, ob jemand überhaupt ein eigenes Event anlegen darf.
Bei mehrstufigen Veranstaltungen (ein Dach-Event mit untergeordneten Events) wirkt die Rolle im Dach-Event zusätzlich nach unten. Sie fügt Rechte hinzu und nimmt nie welche weg.
Die Rollen
| Rolle | Was sie im Alltag bedeutet |
|---|---|
| Producer | Die höchste Rolle auf Kundenseite. Darf im Event alles bearbeiten und veröffentlichen, die eigene Domain verbinden, Dubletten zusammenführen und Unter-Events anlegen. |
| Organiser | Hat dieselben Rechte wie der Programm-Organiser: arbeitet nur an den Programmpunkten, in deren Team er steht. |
| Programm-Organiser | Betreut einzelne, ihm zugewiesene Programmpunkte, der typische Fall für externe Partner. Mehr dazu unten. |
| Editor | Redaktionelle Pflege von Programmen, Personen und Organisationen. Keine Struktur-Änderungen an Bühnen und Zeitplan. |
| Guest Manager | Ausschließlich die Gästeliste. Kein Zugriff auf Programm, Personen oder Organisationen. |
| Operator | Am Showtag: Bühnenumschaltung und Timing. Liest Programmdetails und Ablauf. |
| Director | Regie und Show-Control. Sieht Inhalte, ändert sie nicht. |
| Moderator | Moderation einer Session. Liest alle Programmpunkte und Personen, sieht die Moderationsanfragen des ganzen Events und beantwortet sie auch im Namen der angefragten Person, pflegt die Einstellungen zum Moderations-Briefing, gibt abgeschickte Briefings wieder frei und sieht Telefonnummern von Speakern. |
| Speaker | Eigenes Profil pflegen und Präsentationen hochladen, beides von der eigenen Startseite Mein Auftritt aus. Liest die Programmpunkte, denen die Person zugeordnet ist, ohne sie zu bearbeiten; als zugesagte Moderation bearbeitet sie dort das Moderations-Briefing. |
„Co-Host“ ist übrigens keine Rolle, sondern eine Angabe am Organisationseintrag eines Events. Sie beschreibt eine Partnerschaft, keinen Zugang.
Was die Rollen dürfen
Die Kurzfassung für die fünf Rollen, die in der Planung vorkommen. Die Showtag-Rollen (Operator, Director, Moderator, Speaker) lesen Inhalte, ändern sie aber nicht. Eine Ausnahme sind Fotos und Videos am Programmpunkt: Die laden auch Operator und Director hoch. Speaker laden außerdem ihre eigenen Präsentationen hoch, löschen können sie sie nicht.
| Producer | Organiser | Programm-Organiser | Editor | Guest Manager | |
|---|---|---|---|---|---|
| Kalender ansehen | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ | ✗ |
| Bühnen und Zeitplan bearbeiten | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ | ✗ |
| Programme bearbeiten | ✓ | nur eigene | nur eigene | ✓ | ✗ |
| Personen und Organisationen pflegen | ✓ | nur eigene | nur eigene | ✓ | ✗ |
| Einreichungen bearbeiten | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ | ✗ |
| Gäste anlegen, einladen und bearbeiten | ✓ | ✗ | ✗ | ✓ | ✓ |
| Gästeverwaltung und Anmeldung einrichten | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ | ✗ |
| Einzelne Inhalte veröffentlichen | ✓ | nur eigene | nur eigene | ✓ | ✗ |
| Website gestalten, Event veröffentlichen, Domain verbinden | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ | ✗ |
| Ressort und Typ eines Programmpunkts ändern | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ | ✗ |
| Format eines Programmpunkts wählen | ✓ | nur eigene | nur eigene | ✓ | ✗ |
| Videos und Livestream am Programmpunkt | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ | ✗ |
| Fotos und Videos am Programmpunkt ansehen | ✓ | nur eigene | nur eigene | ✓ | ✗ |
| Fotos und Videos am Programmpunkt hochladen und verwalten | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ | ✗ |
| KI-Einwilligung der Speaker anfragen | ✓ | nur eigene | nur eigene | ✗ | ✗ |
| E-Mail-Adresse von Speakern sehen | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ | ✗ |
| Stammdaten von Personen und Organisationen sperren | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ | ✗ |
| Personen ins Event einladen | ✓ | nur Speaker, eigene | nur Speaker, eigene | ✗ | ✗ |
| Team verwalten: Einladungen erneut senden, Mitglieder archivieren | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ | ✗ |
| KI-Assistent nutzen | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ | ✗ |
Der Unterschied, auf den es in der Praxis ankommt
Organiser und Programm-Organiser haben dieselben Rechte: Beide arbeiten an einzelnen Zeilen im Event, nämlich an den Programmpunkten, in deren Team sie stehen. Wer das ganze Event mitplanen soll, braucht eine event-weite Rolle wie Producer oder Editor.
Ein Programm-Organiser darf seine zugewiesenen Programmpunkte vollständig pflegen und veröffentlichen, samt Personen, Organisationen, Ablauf und Themen. Er sieht dabei keine anderen Programme, keinen Kalender, keine Einreichungen, keine Gästeliste und keine Mitgliederliste. Er legt auch keine neuen Programmpunkte an und löscht keine. Legt er an seinem Programmpunkt eine neue Person ohne iveo-Konto an, kann er sie als Speaker ins Event einladen. Die gastgebende Organisation des Events darf er an seinen Programmpunkt hängen, aber weder bearbeiten noch veröffentlichen.
Genau das ist der Fall, den große Pavillons brauchen: Eine Partnerorganisation bekommt ihre eigene Session zur Pflege, ohne Einblick in die Sessions der anderen Partner und ohne den Personalstand des Veranstalters zu sehen.
Die Zuweisung entsteht am Programmpunkt selbst, in dessen Team-Bereich, nicht in der Mitgliederliste. Du öffnest ihn oben auf der Programmseite über „Team verwalten…“. Drei Wege führen dahin:
- Aus dem bestehenden Team wählen. Ist die Person noch nicht im Event, entsteht ihre Mitgliedschaft als offene Einladung.
- Per E-Mail einladen. Es geht eine Einladung mit Zugangslink raus; die Zuweisung greift automatisch, sobald die Person beitritt.
- Automatisch beim Übernehmen einer Einreichung. Wer eine Einreichung ins Programm übernimmt, kann die einreichende Person im selben Schritt als Programm-Organiser einladen. Diese Option ist eingeschaltet vorbelegt, bei importierten Einreichungen ausgeschaltet.
Zwei Dinge sind dabei Absicht: Niemand wird ungefragt Mitglied: Bis zur Zusage sieht die eingeladene Person nichts, auch ihr eigenes Programm nicht. Und eine bestehende, höhere Rolle wird nie herabgestuft: Wer schon Producer ist und eine Zuweisung bekommt, bleibt Producer.
Rollen im Detail
Für jede Rolle gibt es eine eigene Seite, geschrieben für die Person, die sie innehat: wie du startest, was du typischerweise tust, was du nicht siehst und mit wem du zusammenarbeitest.
Wie die Rollen über den Ablauf eines Events ineinandergreifen, zeigt die Übersicht Rollen in iveo.
In diesen Abläufen
Die Ablauf-Seiten folgen Schritt für Schritt einer Einreichung, einem Programmpunkt oder einem Speaker und zeigen, wie alle beteiligten Rollen dabei zusammenarbeiten.
- Von der Einreichung auf die Website: Einreichende, Producer, Programm-Organiser und Speaker.
- Vom Programmpunkt zum Showtag: Producer, Programm-Organiser, Moderator, Director und Operator.
- Von der Einladung auf die Bühne: Programm-Organiser, Speaker, Producer und Operator.
Rechte sind anpassbar
Was oben steht, sind die Voreinstellungen. Sie lassen sich pro Event anpassen, wenn eure Organisation den Zuschnitt anders braucht. Sprich uns an, wir gehen das gemeinsam durch.