Von der Einreichung auf die Website
In iveo wird aus einer Einreichung ohne Übertrag ein veröffentlichter Programmpunkt: Einreichende senden ihren Beitrag ohne Konto ab, der Producer prüft, plant und übernimmt ihn, der Programm-Organiser pflegt ihn mit den Speakern weiter und bringt ihn auf die Event-Website.
- Einreichende
- Producer
- Programm-Organiser
- Speaker
Wer wann übernimmt
Jede Zeile steht für eine Rolle, jede Spalte für einen Schritt. Die Pfeile zeigen, wo die Arbeit an die nächste Rolle übergeht.
- Einreichen
- Einreichende, zuständig
gibt weiter an Producer
- Prüfen
- Producer, zuständig
- Einplanen
- Producer, zuständig
- Übernehmen
- Producer, zuständig
gibt weiter an Programm-Organiser
- Pflegen
- Programm-Organiser, zuständig
gibt weiter an Speaker
- Zuliefern
- Speaker, zuständig
gibt weiter an Programm-Organiser
- Veröffentlichen
- Programm-Organiser, zuständig
- Producer
Schritt 1 Einreichen
Beitrag einreichen
- Einreichende
gibt weiter an Producer
Wer einreichen möchte, braucht kein Konto, ein Link zum Formular genügt. Mit der Bestätigung der E-Mail-Adresse ist der Beitrag verbindlich eingegangen. Über einen persönlichen Link lässt er sich danach noch bearbeiten, solange er in Prüfung ist.
Schritt 2 Prüfen
Prüfen und entscheiden
Alle Beiträge landen in einer Prüfliste, die du dir mit eigenen Spalten, Filtern und internen Notizen zusammenstellst. Fehlt etwas, bittest du gesammelt um Ergänzung, und jede ausgewählte Einreichung bekommt ihren Bearbeitungslink per Mail. Passende Beiträge nimmst du an, dann stehen sie auf „In Prüfung“; eine Absage geht mit Begründung als Mail an die einreichende Person.
Schritt 3 Einplanen
Im Kalender einplanen
Beiträge auf „In Prüfung“ ziehst du im Kalender auf Bühne und Zeit, danach stehen sie auf „Vorgemerkt“. Für viele Beiträge auf einmal gibt es die Auto-Zuweisung mit einer Verfügbarkeits-Übersicht. Als Gruppe markierte Beiträge landen mit einem Zug gemeinsam auf demselben Platz.
Schritt 4 Übernehmen
Ins Programm übernehmen
gibt weiter an Programm-Organiser
Hat ein Beitrag seinen Platz, übernimmst du ihn als Programmpunkt, samt Personen, Organisationen und Themen. Wer schon im Event steht, wird verknüpft statt doppelt angelegt. Die einreichende Person kannst du dabei gleich als Programm-Organiser einladen, und sie landet direkt auf ihrem Programmpunkt.
Schritt 5 Pflegen
Programmpunkt pflegen
gibt weiter an Speaker
Als Programm-Organiser pflegst du Titel, Beschreibung, Themen und Format deines Programmpunkts und legst die Agenda mit Dauer und Speakern an. Speaker ordnest du zu oder lädst sie per E-Mail ein, damit sie Foto und Bio selbst eintragen. Termin und Bühne bleiben beim Producer.
Schritt 6 Zuliefern
Profil und Präsentation liefern
gibt weiter an Programm-Organiser
Eingeladene Speaker landen auf „Mein Auftritt“. Dort ergänzen sie Foto und Bio für die Event-Website, laden ihre Präsentation hoch und beantworten, falls gefragt, die Frage zur KI-Auswertung. Ihre Dateien stehen danach mit Namen und Datum in der Agenda.
Schritt 7 Veröffentlichen
Auf der Website veröffentlichen
Event und Website veröffentlicht der Producer. Danach bringt der Programm-Organiser seinen Programmpunkt selbst online, bei einem gesetzten Veröffentlichungs-Termin ab diesem Stichtag. Auf der Website erscheinen nur Speaker, die als bestätigt eingetragen sind.
Ohne iveo
Ein Beitrag wechselt auf dem Weg ins Programm mehrmals das Werkzeug: Er kommt über ein Formular-Tool, wird in einer Tabelle bewertet, von Hand in den Zeitplan übertragen und landet am Ende noch einmal auf der Website. Bio und Folien der Speaker sammelt jemand per E-Mail ein, und jede Änderung muss an mehreren Stellen nachgezogen werden.
Mit iveo
Der Beitrag bleibt vom Formular bis zur Website in einem System, ohne Übertrag von Hand. Mit jedem Schritt geht er an die Rolle, die ihn gerade braucht: Der Producer entscheidet und plant, die einreichende Person pflegt ihren Programmpunkt als Programm-Organiser selbst weiter, und Speaker liefern ihr Profil und ihre Präsentation direkt in iveo. Auf die Website kommt nur, was veröffentlicht ist, mit den Speakern, die als bestätigt eingetragen sind.
Häufige Fragen
Du hast weitere Fragen? Schreib uns oder starte direkt in iveo.
Brauchen Einreichende ein Konto bei iveo?
Nein. Das Formular ist über einen Link erreichbar, ein Konto braucht niemand. Einreichende bestätigen nur ihre E-Mail-Adresse und bearbeiten ihren Beitrag über einen persönlichen Link, solange er in Prüfung ist.
Was sieht die einreichende Person, nachdem ihr Beitrag übernommen wurde?
Lädst du sie beim Übernehmen als Programm-Organiser ein, landet sie direkt auf ihrem Programmpunkt und pflegt ihn selbst. Andere Programmpunkte, den Kalender und die übrigen Einreichungen sieht sie nicht.
Du richtest den Ablauf gerade ein?
In der Anleitung findest du die einzelnen Schritte im Detail und wie du sie in iveo einrichtest.
Probier den Ablauf an deinem eigenen Event aus
Leg dein Event an, lade dein Team ein und gib jeder Person die Rolle, die zu ihrer Aufgabe passt.