De la propuesta al sitio web
En iveo, una propuesta se convierte en un punto del programa publicado sin copiar nada de un sitio a otro: quien la envía no necesita cuenta, el Producer la revisa, la programa y la convierte en punto del programa, y el Programme Organiser lo mantiene con los ponentes y lo lleva al sitio web del evento.
- Proponente
- Producer
- Programme Organiser
- Speaker
Quién se encarga y cuándo
Cada fila es un rol y cada columna un paso. Las flechas muestran dónde pasa el trabajo al siguiente rol.
- Enviar
- Proponente, responsable
entrega a Producer
- Revisar
- Producer, responsable
- Programar
- Producer, responsable
- Convertir
- Producer, responsable
entrega a Programme Organiser
- Mantener
- Programme Organiser, responsable
entrega a Speaker
- Aportar
- Speaker, responsable
entrega a Programme Organiser
- Publicar
- Programme Organiser, responsable
- Producer
Paso 1 Enviar
Enviar una propuesta
- Proponente
entrega a Producer
Quien envía una propuesta no necesita cuenta, solo un enlace al formulario. En cuanto confirma su dirección de correo electrónico, la propuesta queda registrada de forma vinculante. A partir de ahí puede seguir editándola con un enlace personal mientras esté en revisión.
Paso 2 Revisar
Revisar y decidir
- Producer
Todas las propuestas llegan a una lista de revisión que configuras con tus propias columnas, filtros y notas internas. Si falta algo, pides a la vez que se completen varias, y cada propuesta seleccionada recibe por correo su enlace de edición. Las propuestas que encajan las aceptas y pasan a «In review»; un rechazo llega por correo, con su motivo, a la persona que envió la propuesta.
Paso 3 Programar
Programar en el calendario
- Producer
Las propuestas con estado «In review» las arrastras en el calendario a un escenario y una hora, y pasan a «Tentative» (provisional). Para muchas propuestas a la vez tienes la asignación automática con una vista de disponibilidad. Las propuestas marcadas como grupo caen juntas en el mismo hueco con un solo movimiento.
Paso 4 Convertir
Convertir en punto del programa
- Producer
entrega a Programme Organiser
Cuando una propuesta tiene su hueco, la conviertes en punto del programa, con sus personas, organizaciones y temas. Quien ya existe en el evento se vincula en lugar de crearse dos veces. Si en el mismo paso invitas a la persona que la envió como Programme Organiser, llega directamente a su punto del programa.
Paso 5 Mantener
Mantener el punto del programa
- Programme Organiser
entrega a Speaker
Como Programme Organiser mantienes el título, la descripción, los temas y el formato de tu punto del programa y creas la agenda con duraciones y ponentes. Asignas ponentes o los invitas por correo electrónico para que añadan ellos mismos su foto y su biografía. La fecha y el escenario siguen en manos del Producer.
Paso 6 Aportar
Aportar perfil y presentación
- Speaker
entrega a Programme Organiser
Los ponentes invitados llegan a «My appearance», su página de intervención. Allí añaden su foto y su biografía para el sitio web del evento, suben su presentación y, si se les plantea, responden a la pregunta sobre el análisis con IA. Después, sus archivos aparecen en la agenda con su nombre y la fecha.
Paso 7 Publicar
Publicar en el sitio web
- Programme Organiser
- Producer
El Producer publica el evento y el sitio web. Después, el Programme Organiser pone online su punto del programa por su cuenta; si hay una fecha de publicación fijada, solo puede hacerlo a partir de esa fecha. En el sitio web solo aparecen los ponentes registrados como confirmados.
Sin iveo
En su camino hacia el programa, una propuesta cambia varias veces de sistema: llega a través de una herramienta de formularios, se evalúa en una hoja de cálculo, se copia a mano en el horario y al final se introduce otra vez en el sitio web. Alguien recoge por correo las biografías y las diapositivas de los ponentes, y cada cambio hay que trasladarlo a varios sitios.
Con iveo
La propuesta permanece en un mismo sistema desde el formulario hasta el sitio web, y nadie tiene que copiarla a mano. En cada paso llega al rol que la necesita en ese momento: el Producer decide y programa, la persona que la envió mantiene su punto del programa como Programme Organiser, y los ponentes aportan su perfil y su presentación directamente en iveo. Al sitio web solo llega lo que está publicado, y allí solo aparecen los ponentes registrados como confirmados.
Preguntas frecuentes
¿Tienes más preguntas? Escríbenos o empieza directamente en iveo.
¿Necesitan una cuenta en iveo quienes envían propuestas?
No. Al formulario se accede con un enlace. Quienes envían propuestas solo confirman su dirección de correo electrónico y editan su propuesta con un enlace personal mientras esté en revisión.
¿Qué ve quien envió la propuesta después de que se convierta en punto del programa?
Si al convertirla la invitas como Programme Organiser, llega directamente a su punto del programa y lo mantiene ella misma. No ve otros puntos del programa, el calendario ni el resto de propuestas.
¿Cuándo aparece un punto del programa en el sitio web del evento?
En cuanto se publica. Para ello, el evento tiene que estar publicado; si hay una fecha de publicación fijada, hasta entonces solo publica el Producer. Los ponentes solo aparecen si están registrados como confirmados en el punto del programa.
¿Estás configurando este recorrido?
En la guía encontrarás cada paso en detalle y cómo configurarlo en iveo.
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