Für Programmverantwortliche
Einreichungen und Call for Sessions
Wie du Beiträge öffentlich einsammelst, im Team bewertest und in Programmpunkte überführst — ohne Formular-Tool, Tabelle und Postfach nebeneinander.
Wer ein Programm nicht allein füllt, sammelt Vorschläge ein. In iveo passiert das im selben System, in dem später auch das Programm entsteht — es gibt keinen Übertrag von einem Formular-Tool in eine Tabelle und von dort in den Zeitplan.
Beispieldaten aus einem Demo-Event — alle Namen und Titel sind erfunden.
Der Weg einer Einreichung
- Öffentliches Formular. Wer einreicht, braucht keinen Zugang und kein Konto — ein Link genügt.
- Bestätigung per E-Mail. Die einreichende Person bestätigt ihre Adresse. Damit ist der Beitrag verbindlich eingegangen.
- Prüfung im Team. Ihr sichtet, sortiert und bewertet die Eingänge.
- Annehmen oder absagen. Eine Absage verlangt eine Begründung und geht als Nachricht raus — nicht kommentarlos.
- Ab ins Programm. Aus der angenommenen Einreichung wird ein Programmpunkt, samt Personen, Organisationen und Themen.
Was du am Formular einstellst
Neben den Standardfeldern kannst du eigene Fragen stellen — genau die, die euer Format braucht. Jeder Schritt des Formulars lässt sich mit einem eigenen Infotext versehen, damit Einreichende verstehen, was ihr erwartet.
Die Einreichungsfrist endet zum Tagesende der Event-Zeitzone, nicht der des Browsers. Das Feld benennt die Zone ausdrücklich, damit niemand rechnen muss.
Einreichende können ihren Beitrag über einen persönlichen Link später noch bearbeiten, solange er in Prüfung ist.
Die Prüfung im Team
Die Übersicht lässt sich selbst zusammenstellen: Du wählst, welche Felder als Spalten erscheinen — inklusive der eigenen Fragen aus eurem Formular —, ziehst sie in der Breite, sortierst sie um und speicherst das Ganze als benannte Ansicht. Die Auswahl gilt pro Person und geräteübergreifend; wer nichts ändert, behält die Vorgabe.
Statuswechsel, Ressort-Zuordnung und interne Notizen gehen direkt aus der Liste. Über der Liste stehen abschaltbare Kennzahlen: wie sich die Beiträge auf die Ressorts verteilen, wie weit die Entscheidungen sind, und wo es Konflikte bei der Planung gibt. Für alles Weitere gibt es einen CSV-Export.
Zusammengehörige Beiträge
Manchmal reichen zwei Organisationen dieselbe Idee ein. Solche Beiträge lassen sich als Gruppe markieren: Sie bleiben getrennte Einreichungen mit eigenem Titel und eigenem Bearbeitungslink, werden aber gemeinsam behandelt — ein Zug im Kalender platziert alle Mitglieder auf denselben Slot.
Aus einer Gruppe wird auf Wunsch ein Programmpunkt. Titel und Beschreibung stellst du dabei zusammen; Personen, Organisationen und Themen aller beteiligten Einreichungen wandern mit.
Die Einreichenden erfahren von der Gruppierung nichts — weder per E-Mail noch über ihren Bearbeitungslink. Das ist Absicht: Eure interne Sortierung geht sie nichts an.
Nach der Annahme
Beim Übernehmen ins Programm kannst du die einreichende Person direkt als Programm-Organiser einladen. Sie landet dann nicht auf einer allgemeinen Anmeldeseite, sondern direkt bei ihrem Programmpunkt — und pflegt ihn von da an selbst, ohne Einblick in die Beiträge der anderen.
Die Option ist überall ausgeschaltet vorbelegt; du entscheidest bewusst, wen du hereinholst. Wie weit die Rechte einer solchen Person reichen, steht im Kapitel Rollen und Rechte.
Stand: 9. September 2026