Del punto del programa al día del evento
En iveo, un punto del programa sigue en un solo sistema desde la planificación hasta después del día del evento: el Producer fija escenario, hora y equipo, el Programme Organiser planifica la escaleta y la moderación, la persona moderadora rellena su briefing, y ese día el Operator y el Director lo ponen en directo.
- Producer
- Programme Organiser
- Moderator
- Director
- Operator
Quién se encarga y cuándo
Cada fila es un rol y cada columna un paso. Las flechas muestran dónde pasa el trabajo al siguiente rol.
- Estructura
- Producer, responsable
entrega a Programme Organiser
- Escaleta
- Programme Organiser, responsable
- Moderación
- Programme Organiser, responsable
entrega a Moderator
- Briefing
- Moderator, responsable
entrega a Programme Organiser
- Preparar
- Director, responsable
- Operator
- En directo
- Operator, responsable
entrega a Director
- Tiempo
- Operator, responsable
- Cierre
- Operator, responsable
- Director
entrega a Programme Organiser
Paso 1 Estructura
Fijar escenario, hora y equipo
- Producer
entrega a Programme Organiser
Como Producer creas los escenarios y arrastras el punto del programa en el calendario a un escenario y una hora. En las reglas del programa, cada formato recibe una foto y una descripción técnica. Con «Manage team…» incorporas al equipo a la persona que se ocupa del punto del programa: pasa a ser Programme Organiser y solo ve ese punto.
Paso 2 Escaleta
Planificar la escaleta
- Programme Organiser
Como Programme Organiser eliges el formato; lo que se aparte de él, por ejemplo «solo cuatro sillas», lo anotas en «Additional requirements». En la agenda creas la escaleta con duraciones y ponentes y dejas notas privadas para la dirección, que nunca aparecen en el sitio web. Si la agenda dura más que el punto del programa, iveo te avisa.
Paso 3 Moderación
Solicitar la moderación
- Programme Organiser
entrega a Moderator
Si el perfil de una persona requiere un briefing de moderación, le envías una solicitud en lugar de asignarla directamente y explicas brevemente el motivo en «Why this person?». Recibe un correo y responde en la página «Moderation requests» con «Accept» o «Decline». Si el Producer ha ofrecido llamadas iniciales, reservas un hueco libre para la llamada en cuanto acepta.
Paso 4 Briefing
Rellenar y enviar el briefing
- Moderator
entrega a Programme Organiser
Tras aceptar, la persona moderadora rellena el briefing y fija el orden en el escenario; el equipo aclara las dudas con comentarios en la caja correspondiente. No puede enviarlo ella misma: cuando todas las preguntas obligatorias tienen respuesta, el Producer o los Organisers del punto del programa envían el briefing. Cada envío guarda su propia versión.
Paso 5 Preparar
Preparar el día del evento
- Director
- Operator
Director y Operator revisan de antemano la hora, el escenario, las personas, la agenda y los requisitos adicionales de cada punto del programa y comprueban que las presentaciones estén en la agenda. Sus propios archivos, como las intros, van en la tarjeta «Production (internal)». En el modo Produce, la vista previa muestra por escenario el siguiente punto del programa, con el orden de intervención, los puntos de la agenda y las notas para la dirección.
Paso 6 En directo
Poner en directo el punto del programa
- Operator
entrega a Director
En el modo Produce, el Operator elige el escenario y pone en directo el punto del programa desde la vista previa con «Go Live». Las pantallas del recinto y el sitio web del evento se actualizan sin recargar. En su vista, el Director ve qué está en directo en cada escenario en este momento y, debajo, el día completo de todos los escenarios.
Paso 7 Tiempo
Controlar el tiempo
- Operator
La cabecera de la vista en directo muestra el tiempo restante del punto del programa en curso; si dura más de lo previsto, indica «Overrun» (tiempo excedido). Al lado están la hora del evento y un segundo reloj, configurado por defecto en Berlín; otra ciudad solo se aplica en tu propio dispositivo. Si un punto del programa aún tiene cajas de planificación abiertas, la vista las indica.
Paso 8 Cierre
Subir archivos multimedia y resolver el consentimiento para IA
- Operator
- Director
entrega a Programme Organiser
Tras la intervención, el Operator o el Director sube fotos y vídeos al punto del programa, junto a las grabaciones del streaming por idioma. En la pestaña «Transcript», el equipo del programa recoge el consentimiento de los ponentes para la IA y habilita el uso de la IA en cuanto al menos un ponente ha dado su consentimiento. El análisis en sí llegará cuando la grabación y la transcripción estén disponibles.
Sin iveo
Hasta que un punto del programa llega al escenario, el trabajo se reparte entre muchos sitios: el horario está en una hoja de cálculo, la agenda en un documento, el briefing de moderación vuelve como formulario por correo, y la dirección acaba con una escaleta impresa. Si poco antes cambia una hora o una persona, la dirección suele ser la última en enterarse. Después, las fotos y las grabaciones acaban en una carpeta que alguien tiene que volver a buscar.
Con iveo
El punto del programa permanece en un mismo sistema desde la planificación hasta después del día del evento. El Programme Organiser planifica la escaleta y la moderación allí donde el Producer fijó escenario y hora, la persona moderadora rellena su briefing en el mismo punto del programa, y la dirección ve exactamente ese estado en el modo Produce. Los cambios hechos en el modo Plan aparecen al instante en la vista en directo. Después del día del evento, las fotos, los vídeos y las grabaciones del streaming están en el punto del programa, junto con el estado del consentimiento de los ponentes para la IA.
Preguntas frecuentes
¿Tienes más preguntas? Escríbenos o empieza directamente en iveo.
¿Quién trabaja en el modo Produce el día del evento?
Producer, Director, Operator y Moderator. Organisers y Editors se ocupan de la planificación y, a propósito, no tienen acceso al modo Produce.
¿Qué diferencia hay entre Director y Operator?
Por defecto, los dos tienen las mismas herramientas el día del evento, desde «Go Live» y el control de YouTube hasta la subida de fotos y vídeos. Quién se encarga de qué lo decide el equipo.
¿Puede la persona moderadora enviar su briefing ella misma?
No. La persona moderadora rellena el briefing; el Producer y los Organisers del punto del programa pueden enviarlo cuando todas las preguntas obligatorias tienen respuesta. Cada envío guarda su propia versión, y la persona moderadora recibe el aviso con la campana y por correo.
¿Estás configurando este recorrido?
En la guía encontrarás cada paso en detalle y cómo configurarlo en iveo.
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