Moderation anfragen und briefen, direkt am Programmpunkt

Mit iveo fragst du die Moderation je Programmpunkt mit Begründung an, sie sagt im Event zu oder ab und füllt danach ihr Moderations-Briefing selbst aus. Rückfragen klärst du per Kommentar an der Box, und das Erstgespräch buchen Organiser über freigegebene Slots.

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Die Abstimmung mit der Moderation lief bisher oft über lange E-Mail-Ketten: wer moderiert, was sie wissen muss, wann das Erstgespräch stattfindet. In iveo hängt all das am Programmpunkt. Du fragst die Moderation mit Begründung an, sie sagt im Event zu oder ab, und erst danach bearbeitet sie ihr Briefing.

Ein Formular für Team und Moderation

Das Moderations-Briefing ist ein Formular je Programmpunkt, das die Moderation direkt in iveo ausfüllt. Sie findet es in der Sidebar unter „Meine Briefings“. Was sie zur Vorbereitung braucht, steht schon darüber: Speaker und Organisationen, die Zeitzone, die Reihenfolge auf der Bühne (dieselbe Liste wie im Reiter „Bühne“ der Programmdetails) und die privaten Notizen und Materialien der Agenda. Fragen klärst du per Kommentar an der jeweiligen Box statt per Mail.

Für das Kennenlernen vor dem Event bietest du ein Erstgespräch an. Du legst Zeitfenster an, Organiser buchen einen freien Slot je Programmpunkt, und jede Buchung landet als Kalendereintrag bei allen Beteiligten. Belegte Slots bleiben sichtbar, aber ohne Namen, und die Belegung aktualisiert sich live.

So funktioniert es

So nutzt du Moderations-Briefing

Briefing für das Event einrichten
Unter „Einstellungen → Moderations-Briefing“ legst du mit „Katalog aus Vorlage anlegen“ die Fragen an und schaltest „Moderations-Briefings für dieses Event“ ein. Danach trägt jeder Programmpunkt mit einer briefing-pflichtigen Person eine Briefing-Karte.
Moderation anfragen
Wählst du für eine Person die Funktion Moderation, heißt der Knopf „Anfragen“. Du begründest unter „Warum diese Person?“ und klickst „Anfrage senden“. Die Person bekommt eine E-Mail und, mit iveo-Konto, eine Benachrichtigung.
Zusage abwarten
Die Moderation antwortet auf der Seite „Anfragen“ mit „Zusagen“ oder „Absagen“. Das Programm-Team bekommt darüber eine E-Mail, bei einer Zusage samt freien Terminen fürs Erstgespräch.
Erstgespräch anbieten
Unter „Erstgespräche“ wählst du Slotlänge und Meeting-Link und legst Zeitfenster mit eigener Zeitzone an. Mit „Buchung offen“ buchen Organiser in der Karte „Erstgespräch“ einen Slot, die Buchung kommt als Kalendereintrag per E-Mail.
Briefing gemeinsam ausfüllen
Die Moderation findet ihre Briefings unter „Meine Briefings“ und bearbeitet sie selbst. Rückfragen klärst du per Kommentar direkt an der Box, neue Kommentare melden sich per Glocke und E-Mail.
Frist setzen und abschicken
Unter „Einreichungsfrist“ wählst du „Keine Frist“, „X Tage vor Programmbeginn“ oder einen festen Termin. Jedes Abschicken speichert eine Version, und Moderation und Organiser erfahren davon per Glocke und E-Mail.

Passende Workflows

Regieplan erstellen und die Show live steuernMit iveo entsteht der Regieplan direkt aus dem Programm: Am Showtag schaltest du in den Produce-Modus, setzt Bühnen live und steuerst Regie-Ansicht, Bauchbinden und Grafiken für Beamer, Foyer und Stream aus denselben Daten wie die Planung.

FAQ

Häufige Fragen zu Moderations-Briefing

Du hast weitere Fragen? Schreib uns oder starte direkt in iveo.

Erfährt die Moderation, dass sie eingeplant ist?

Ja. Verlangt eine Person ein Moderations-Briefing, setzt iveo sie nicht still ein, sondern fragt sie an. Sie bekommt eine E-Mail und, sobald sie ein iveo-Konto hat, eine Benachrichtigung. Bis zur Zusage steht sie am Programmpunkt als „Unbestätigt“.

Was sieht die Moderation im Briefing?

Über dem Formular stehen Speaker, Organisationen und Zeitzone des Programmpunkts, die Kontaktdaten und die Briefing-Ansprechpartner:in. Dazu kommen die Reihenfolge auf der Bühne, auf Wunsch ein Bühnenbild mit nummerierten Plätzen sowie die privaten Notizen und Materialien aus der Agenda.

Erscheint das Briefing auf der Event-Website?

Nein. Das Moderations-Briefing gehört zu den Inhalten, die nie veröffentlicht werden, genau wie Ansprechpartner mit Handynummern und die Agenda-Planung samt privater Hinweise.

Was passiert nach Ablauf der Frist?

Für Organiser ist das Formular dann schreibgeschützt. Producer und Moderation können weiter bearbeiten und es mit „Wieder freigeben“ öffnen. Kommentieren geht auch nach der Frist.

Wie sehe ich, was sich geändert hat?

Jedes Abschicken speichert eine Version (V1, V2 und so weiter), die du später wieder aufrufst. Geänderte Boxen sind darin markiert, und ändert sich das Programm nach dem Abschicken, zeigt das Briefing einen Hinweis.

Was passiert mit dem Erstgespräch, wenn jemand absagt?

Gibt jemand den Termin frei oder sagt die Moderation den Programmpunkt ab, geht eine Absage mit stornierendem Kalendereintrag an alle, die den Termin bekommen hatten. So bleibt kein veralteter Termin im Kalender stehen.

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